Carga Individual y Masiva de Objetivos – Chile

Objetivo:

En este artículo encontrarás el detalle de cómo asignar objetivos a los colaboradores, ya sea de manera individual desde la ficha de cada persona o mediante una carga masiva utilizando plantillas Excel. Se explican los pasos para cada opción, los campos necesarios y cómo corregir errores en caso de que ocurran durante el proceso. Además, se aborda el uso del modificador masivo para actualizar objetivos ya creados.

Alcance y Limitaciones:

La capacidad de carga de objetivos estará disponible para usuarios con roles administrativos, supervisores directos y colaboradores, según las configuraciones previamente seleccionadas. Sin embargo, es importante señalar que este artículo se centra exclusivamente en la carga de objetivos dirigida a los administradores del módulo.

Para poder cargar objetivos a los colaboradores de forma masiva e individual es necesario contar con un perfil administrador o un perfil personalizado con permisos en empleados, objetivos e importadores.

Consideraciones sobre el artículo

En este artículo nos referimos a los “Objetivos” como las metas que los colaboradores deben alcanzar. Sabemos que en otras plataformas es común utilizar términos como “Metas”, y que en nuestra plataforma el nombre puede variar según la configuración de cada organización. Sin embargo, para efectos de este artículo, utilizaremos el término “Objetivos” de forma consistente para referirnos a este concepto.

Carga Individual de Objetivos desde la Ficha del Colaborador

Para asignar un objetivo individualmente, primero accede a la ficha del colaborador utilizando el buscador. Una vez dentro, dirígete a la sección "Talento" y selecciona la pestaña "Objetivos". Luego, elige el período correspondiente desde el selector de periodos. Podrás revisar los objetivos asignados en periodos anteriores y gestionar los del periodo actual (siempre que esté abierto).

Para crear un nuevo objetivo, haz clic en el botón "Crear". Se abrirá una ventana donde deberás completar los siguientes campos:

Nombre del objetivo: Es obligatorio
Periodo: Seleccionar el periodo de objetivo
Meta: Define la meta que se desea alcanzar.
Indicador: Especifica los indicadores que se utilizarán para medir el progreso del objetivo.
Categoría: Ingresa la clasificación del objetivo (obligatorio).
Fecha de término: Establece una fecha de finalización del objetivo como referencia.
Peso: Indica la importancia relativa del objetivo dentro de la categoría seleccionada; recuerda que la suma de los pesos en una categoría debe ser 100%.
Escala de Avance: Para determinar la metodología de cálculo de la escala.
Avance de cumplimiento: Desde este campo, puedes registrar el progreso realizado hacia el logro del objetivo; puedes dejarlo en blanco al crearlo y actualizarlo durante el período según sea necesario.

Además, podrás configurar las siguientes opciones:

Notificar objetivo al colaborador: Se enviará automáticamente un correo electrónico al colaborador al crear el objetivo para informarle sobre su asignación.
Permitir al empleado editar su avance: Los colaboradores tendrán la capacidad de modificar y actualizar su progreso hacia el logro del objetivo directamente desde su ficha.
Activar el objetivo: Es importante activar los objetivos para que puedan ser incluidos y medidos en una evaluación de desempeño

Asignación de Pesos de Categorías

Una vez creados los objetivos dentro de las distintas categorías, puedes asignar pesos a cada una para calcular el gráfico de progreso acumulado. Para esto, dirígete a la sección "Objetivos" dentro de la ficha del colaborador y haz clic en "Peso de categorías".

Se abrirá una ventana donde podrás modificar los pesos asignados a las distintas categorías de objetivos, recordando que el total debe sumar 100%.

Carga Masiva de Objetivos:

En el módulo de Gestión de Desempeño, puedes importar objetivos de forma masiva utilizando plantillas Excel. Para acceder a esta opción, dirígete al módulo "Información", selecciona la sección "Importadores" y luego nuevamente en "Importadores". Dentro de las categorías disponibles, elige "Talento" y luego "Objetivos (Importador)".

Al ingresar al importador, verás una tabla con el historial de cargas realizadas, donde cada fila representa una carga distinta. Para comenzar una nueva carga, haz clic en "Iniciar Proceso". Esto abrirá una ventana donde podrás descargar la plantilla de Excel.

Este botón abrirá una ventana donde están las instrucciones a seguir para la carga de objetivos. Podrás descargar la plantilla con instrucciones desde el botón "Descargar plantilla" ó hacer la carga de objetivos mediante el botón "Subir plantilla"

La plantilla Excel descargada contiene tres hojas. Los campos con asterisco * son obligatorios.

Instrucciones (Hoja 1)

Incluye explicaciones detalladas sobre cómo completar cada hoja. Está organizada por color:

Celeste para la hoja “Cargar Objetivos”.
Gris para la hoja “Configurar Peso Categorías”.

Cargar Metas (Hoja 2)

En esta hoja se ingresan los objetivos. Los campos a completar son:

Número de Documento*: Ingresa el Número de Documento del Empleado respetando el formato correcto y sin espacios antes ni después.
Código de Ficha*: Código de ficha del Empleado.
Categoría*: Escribe el nombre de la Categoría de Objetivo de Objetivo exactamente como está escrito en los ejemplos
Descripción*: Escribe el nombre de Objetivo
Observaciones: Define el indicador de Objetivo (Ej: Tasa de Cierres por PM mayor a 40 anual Sobresaliente: >40
Meta: Define la Meta a lograr (Ej: 40)
Avance: Rango entre 0 y 100
Escala: Escribe el nombre de la Escala de avance. Si no tienes escalas definidas, se utilizará la escala simple.
Fecha de término: El formato de la fecha es DD-MM-AAAA Ej: 30-01-2025
Peso*: Rango entre 0 y 100
Aprobado: Escribe Si o No
Activo: Escribe Si o No
Permitir al Empleado editar su avance: Escribe Si o No

Después de esta última columna, pueden aparecer atributos personalizados si la empresa los ha configurado. Estos campos adicionales dependerán de cada configuración específica.

Configurar Peso Categorías (Hoja 3)

Acá se asignan los pesos a las categorías. Esta contiene los siguientes campos a completar:

Número de Documento*: Ingresa el Número de Documento del Empleado respetando el formato correcto y sin espacios antes ni después.
Código de Ficha*: Código de ficha del Empleado.
Categoría: Escribe el nombre de la Categoría de Objetivo.
Peso de categoría: Rango entre 0 y 100

Ten en cuenta que algunos campos tienen opciones predeterminadas según la configuración de tu plataforma. Por ejemplo, en nuestro caso, el campo "Categoría" muestra opciones como Tecnología, Producto, Ownership, Equipo, Liderazgo o Proceso. Sin embargo, estas son solo ejemplos y pueden variar según la configuración de cada cliente. Para más detalles, consulta la hoja de instrucciones. A continuación se muestra una imagen de ejemplo:

Una vez completadas ambas hojas con la información de los objetivos, vuelve a la plataforma. En la ventana del importador, selecciona el período en el que deseas ingresar los objetivos. Si necesitas reemplazar los objetivos ya existentes para ese periodo por los nuevos objetivos cargados, marca la opción "Sobrescribir objetivos". Luego, haz clic en "Subir Plantilla" para cargar el archivo Excel y completar el proceso de importación.

Revisión de la carga masiva de objetivos:

Después de subir el archivo, volverás al historial de cargas, donde podrás verificar el estado de cada carga, ya sea exitosa o con errores. Es importante tener en cuenta que un estado "error" no necesariamente significa que todo el documento esté incorrecto; puede deberse a una o más filas con problemas específicos.

Para revisar los errores, simplemente haz clic en el botón de descarga correspondiente a la carga que deseas examinar. Esto descargará una nueva versión del archivo, en la que las filas con errores estarán marcadas en rojo. En cada una de estas filas, la última columna indicará el motivo del error, aunque solo se mostrará el primer error detectado por fila.

Puedes corregir los errores directamente en esa plantilla o en la original, asegurándote de eliminarlos antes de volver a subirla. Es posible subir el mismo archivo nuevamente después de realizar las correcciones necesarias.

Una vez que la carga haya sido exitosa, podrás visualizar los objetivos desde la ficha del colaborador o desde el módulo de Objetivos.

Modificador masivo de objetivos

El modificador masivo permite actualizar la información de objetivos ya cargados. Al hacer clic en esta opción, se abrirá un modal que contiene instrucciones detalladas sobre el proceso. Primero, se debe seleccionar el período de los objetivos que deseas modificar. A continuación, puedes elegir los campos específicos que quieres actualizar y, una vez definidos, podrás descargar la plantilla correspondiente haciendo clic en "Descargar template".

El archivo Excel descargado incluirá los campos seleccionados como columnas, junto con la información actual de los objetivos correspondientes. Realiza las modificaciones necesarias y vuelve a subir el archivo para aplicar los cambios.