En Buk puedes compartir un proceso de encuesta de clima con otros usuarios de la plataforma para que consulten la participación, revisen los resultados o colaboren en la administración de la encuesta, según los permisos que les otorgues.
Puedes compartir el proceso con usuarios de forma individual o mediante una carga masiva utilizando una plantilla de Excel.
Compartir una encuesta
Dirígete al panel lateral izquierdo y selecciona Desarrollo organizacional > Encuestas > Clima. Ingresa a la encuesta que deseas compartir y dirígete a la pestaña "Administradores".
Haz clic en "Acciones" y luego selecciona "Agregar usuarios".
Agregar usuarios individualmente
Selecciona la opción de agregar usuarios y elige desde el listado los colaboradores con quienes deseas compartir la encuesta.
Durante la asignación podrás definir:
- El tipo de permiso.
- Si el usuario podrá visualizar toda la información o solo determinadas áreas.
Agregar usuarios de forma masiva
Si necesitas compartir la encuesta con varios usuarios, selecciona "Agregar usuarios masivamente".
Descarga la plantilla de Excel y completa la hoja "Compartir" con la siguiente información:
- Número de documento del colaborador.
- Tipo de permiso.
- Si tendrá restricción de visualización por áreas.
Si seleccionas "Sí" en la columna "Mostrar solo algunas áreas", deberás indicar el ID del área que podrá visualizar el usuario. Puedes consultar esta información en la hoja "ID áreas o grupos" incluida en la plantilla.
La hoja "Tipos de permisos" también sirve como referencia para completar correctamente el nombre del permiso.
Una vez completada la información, guarda el archivo y vuelve a la plataforma para cargarlo mediante la opción "Seleccionar archivo".
⚠️ Importante: Puedes editar en cualquier momento el tipo de permiso (Lectura o Modificación) y las áreas que puede visualizar un usuario. Solo debes ingresar a la encuesta de clima, ir a la pestaña "Administradores" y seleccionar "Editar" en la columna "Acciones".
Tipos de permisos
Al compartir una encuesta puedes asignar uno de los siguientes permisos:
Permiso de lectura: Permite consultar la información de la encuesta sin realizar modificaciones.
Dependiendo de la etapa del proceso, el usuario podrá:
- Revisar los participantes.
- Visualizar el formulario.
- Descargar información de participación.
- Consultar los resultados de la encuesta según las áreas compartidas.
Permiso de modificación: Permite administrar la encuesta según la etapa en que se encuentre el proceso.
Con este permiso el usuario podrá, entre otras acciones:
- Editar la configuración de la encuesta mientras se encuentre en configuración.
- Iniciar la encuesta.
- Agregar participantes.
- Enviar recordatorios.
- Eliminar respuestas y reenviar formularios.
- Personalizar la escala del Heatmap cuando la encuesta haya finalizado.
Compartir información por áreas
Puedes restringir la información que visualizará cada usuario compartiendo únicamente determinadas áreas de la organización.
Si compartes una división, el usuario tendrá acceso a toda la estructura dependiente de ella (departamentos y áreas hijas).
Esta restricción aplica tanto a la información de participación como a los resultados de la encuesta y a las exportaciones de datos.
Consideraciones
📌 Los permisos se asignan sobre un proceso de encuesta específico. Compartir una encuesta no otorgará acceso automático a otros procesos.
📌 Los usuarios con permiso de modificación no pueden compartir nuevamente la encuesta con otros usuarios.
📌 Los usuarios a quienes se comparte una encuesta no pueden utilizar la funcionalidad de comparar encuestas.