Tareas Pendientes - Manual

Las Tareas Pendientes permiten centralizar todos los accionables generados dentro de la plataforma, incluidas las tareas personales que crea cada usuario. Dentro de la plataforma, podrás verlo como el ícono ubicado en la barra superior como una campana. Además, desde este mismo espacio es posible gestionar directamente cada tarea, lo que facilita y agiliza su administración.
A continuación, te explicamos cómo activar y configurar las Tareas Pendientes.

¿Qué aprenderás a hacer?

• Activar o desactivar la sección de campana "Tareas Pendientes"

• Activar los accesos directos

• Ver y gestionar tus tareas pendientes

• Configurar qué tareas quieres recibir

¿Cómo activo tareas pendientes?

1. Accede a Administración >> Parámetros Generales

Para activar las Tareas Pendientes, dirígete al menú principal y selecciona Administración (⚙️) en la esquina superior derecha.
Dentro del menú de Administración, haz clic en Parámetros Generales.
Si no ves la opción Administración (⚙️), contáctate con el administrador de tu plataforma para que pueda ayudarte con los permisos adecuados.

2. Busca la sección de tareas pendientes

Ubica la opción Habilitar tareas pendientes y activa o desactiva el botón de alternancia según corresponda. Esto hará que el ícono de la campanita aparezca o no en la barra superior. Una vez habilitado, podrás revisar el listado de tus tareas pendientes en este ícono.

4. Guarda los cambios:
Haz clic en el botón Guardar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

Esto activará/desactivará la sección a todos los colaboradores de tu plataforma.
 

Estados del parámetro general "Tareas Pendientes":

✅ Activado: Los usuarios podrán visualizar y gestionar tareas pendientes dentro de la plataforma:

❌ Desactivado: Las tareas pendientes y su sección no serán visibles.

📌 Importante: Desactivar el parámetro general no elimina las tareas ya creadas, solo las oculta hasta que se vuelva a activar.

Activar los accesos directos (¿Por qué no veo el ícono de la campana?)

Si tienes el parámetro general de Tareas Pendientes activo y no ves el acceso a tus tareas (ícono campanita), sigue estos pasos:

1. Ve a Desarrollo Organizacional >> Comunicaciones >> Configuraciones.

2. En la sección de Tareas Pendientes, activa la opción “Mostrar en el portal”.

3. Haz clic en Guardar.

Ver y gestionar tareas pendientes

Podrás acceder a tus tareas pendientes desde el acceso directo en la página principal o desde el ícono de campana ubicado en la parte superior:

Aquí verás listadas todas tus solicitudes pendientes de aprobación y las tareas personales que hayas configurado.

Al hacer clic en una tarea, podrás ver más detalles y realizar distintas acciones, como:

• Solicitudes: Ir · Archivar

• Tareas Personales: Marcar como Listo · Eliminar · Archivar

• Al hacer clic en Ir, se te redirigirá a la sección correspondiente donde puedes gestionar la tarea.

• Al hacer clic en Archivar, la tarea se moverá a tu lista de tareas archivadas. Puedes verlas cambiando la vista de Mostrar pendientes a Mostrar realizadas y archivadas.

• Si es que ya completaste una tarea y te sigue apareciendo en la sección de tareas pendientes (campanita) y las notificaciones también, te recomendamos hacer click en la opción Archivar de esta manera, evitas generar confusión y dificultad en la gestión de tareas, ya que puede que en algunos casos no desaparezcan automáticamente las tareas pendientes o tengan un desfase de no más de una hora. 
  Nota: Al archivar una tarea pendiente, solo se archivará para tu usuario. Es decir, si otros usuarios tienen la misma tarea y la archivas, ellos la seguirán viendo desde sus tareas pendientes. 

También puedes desarchivar tareas si lo necesitas.

Por último, haciendo clic en los tres puntos de la esquina superior derecha podrás descargar un reporte con todas tus tareas pendientes o archivadas.

Verificar (si la campana no aparece)

Si después de los pasos anteriores un usuario sigue sin ver la campana o la ve vacía, revisa su perfil de permisos: cada categoría de tarea (vacaciones, permisos, firmas, etc.) solo es visible para perfiles con acceso a ese módulo.

¿La configuración del engranaje (⚙️) es individual o para toda la empresa?

Es individual. Lo que definas en el engranaje de la campana (qué tipos de solicitudes y avisos quieres ver como tarea pendiente) aplica solo a tu usuario. No modifica lo que ven ni lo que reciben los demás administradores o jefaturas.

Para que no queden dudas, este es el alcance de cada configuración relacionada:

💡 El administrador no puede configurar las preferencias del engranaje de otro usuario: cada uno las gestiona desde su propia campana.

¿Qué pasa si quito o desactivo una configuración de Tareas Pendientes?

• Si desactivas categorías desde tu engranaje (⚙️): dejarás de ver esas tareas en tu campana. Los demás usuarios no se ven afectados: ellos siguen viendo y recibiendo sus tareas normalmente.
• Si desactivas el parámetro general "Habilitar tareas pendientes": la campana y sus tareas se ocultan para toda la empresa. Las tareas no se eliminan; al reactivar el parámetro vuelven a aparecer.
• Si desactivas el correo de recordatorio periódico: esa configuración es única para la empresa, por lo que todos dejan de recibir ese correo, no solo tú. Revisa el artículo ¿Cómo puedo configurar el correo semanal de recordatorio de tareas pendientes?

¿Quiénes reciben tareas pendientes y sobre qué colaboradores?

Las tareas pendientes se generan automáticamente cada día para los usuarios que son administradores (tienen un perfil de permisos) o jefaturas/supervisores con personas a cargo. Cada usuario recibe únicamente tareas sobre los colaboradores que su perfil le permite ver:

• Una jefatura recibe avisos de su equipo (por ejemplo, vencimiento de contrato de un subordinado).
• Un administrador recibe avisos de todos los colaboradores visibles según su perfil.

¿Los avisos de vencimiento de atributos personalizados llegan a la jefatura o al supervisor?

Sí, siempre que la jefatura o el supervisor tenga visibilidad sobre el colaborador y tenga activa la categoría Atributos Personalizados en su engranaje. El aviso aparece como tarea pendiente en su campana. Para configurar estas alertas, revisa ¿Cómo configurar alertas de vencimiento para fechas en la ficha del colaborador?

¿Dónde veo el detalle de un aviso que llegó a mi campana (ej. días progresivos)?

Haz clic en la tarea y luego en Ir: la plataforma te llevará a la sección correspondiente (por ejemplo, la ficha del colaborador que cumplió el requisito). También puedes descargar un reporte de todas tus tareas desde los tres puntos (⋮) en la esquina superior de la campana.

Un usuario no tiene la opción de archivar tareas

Verifica que esté ingresando con su propio usuario y que la tarea le pertenezca: cada usuario solo puede gestionar (archivar, marcar como lista) las tareas de su propia campana. Si el problema persiste, contáctanos por los canales de atención.

Me llegó un correo de una tarea pero no la encuentro en la plataforma

Revisa el filtro de la campana: cambia la vista de Mostrar pendientes a Mostrar realizadas y archivadas, ya que la tarea pudo haberse archivado o completado. Considera también que puede existir un desfase de hasta una hora entre la acción y su actualización en la campana.

 

Consideraciones Importantes

• Campana invisible: Si tras habilitar el módulo la campanita no aparece, verificar que el perfil del colaborador tenga los permisosde "Ver mis tareas" activos. En caso de que la campanita sigue sin aparecer, verifica que tu administrador activó esta en Desarrollo Organizacional >> Comunicaciones >> Configuraciones. "Tareas pendientes“ > Mostrar en el portal y que también activó "Habilitar tareas pendientes" en Parámetros Generales.
• Ambientes de Prueba: Las notificaciones de tareas pueden estar desactivadas por defecto en ambientes de prueba para evitar envíos masivos accidentales. Contactar a soporte si se requiere intervención o probar el flujo completo.
• Cambios de Correo: Si se cambia el correo de un colaborador, las tareas pendientes previas seguirán vinculadas, pero las nuevas notificaciones llegarán exclusivamente a la nueva dirección (no es retroactivo para correos ya enviados).
  ¿Puede el administrador configurar las notificaciones de tareas pendientes para otro usuario?
• La configuración de tareas pendientes (activar/desactivar tipos de notificaciones) solo puede realizarla cada usuario desde su propio perfil. El administrador puede habilitar el módulo globalmente desde Parámetros Generales, pero no puede configurar las preferencias individuales de otro usuario.

Crear tareas personales

Además de las solicitudes generadas automáticamente por la plataforma, también puedes crear tus propias tareas personales para organizar mejor tu trabajo.

Para hacerlo, simplemente haz clic en el ícono “+” que aparece en la vista de tareas o en el panel lateral.

Luego, completa los siguientes campos:

• Título: describe brevemente la tarea.

• Descripción: agrega más detalles sobre lo que necesitas hacer.

• Fecha de expiración: define un plazo para realizar la tarea.
  
  

Una vez creada, la verás listada junto al resto de tus tareas pendientes y podrás gestionarla como cualquier otra: marcarla como lista, archivarla o eliminarla.

⚙️ Configurar qué tareas recibir

Si tienes los permisos correspondientes, desde el ícono de configuración (⚙️), disponible tanto en el menú de tareas pendientes como en el acceso directo, podrás definir qué tipos de solicitudes o avisos deseas que tu empresa reciba como tarea pendiente. Esto te permite personalizar la experiencia según lo que les resulte más útil.

Configuración de notificaciones por correo electrónico

Nota: Las notificaciones que recibes en Buk a través de canales Email y App Móvil dependen exclusivamente de cómo los configure tu administrador en la Central de Notificaciones. Las notificaciones que generan correos electrónicos (email) por ejemplo se mencionan en este artículo. Tareas pendientes tiene una configuración completamente aparte dentro del ícono de la campana arriba a la derecha. Las notificaciones que generan tareas pendientes son las siguientes:

Puedes recibir notificaciones de tareas pendientes para los siguientes eventos:

Solicitudes y Tareas Pendientes:

• Permisos

• Vacaciones

• Beneficios

• Capacitaciones

• Ítems

• Firma de Documentos

• Tareas de Onboarding

• Actualización de datos

• Curso requerido

• Desempeño

• Solicitudes

• Tareas de solicitudes

Avisos de Vencimiento:

• AFC Reducido

• Contratos

• Atributos Personalizados

• Cumplimiento Días Progresivos

• Vacaciones Por Vencer
  
  Estos podrás encontrarlos dentro del bóton de campana (tareas pendientes o mis pendientes) -> botón de engranaje.

Preguntas frecuentes
 

📩 Configuración de recordatorio (notificación)

Si quieres que toda la empresa reciba un correo periódico con sus tareas pendientes, también puedes configurarlo.

Te invitamos a revisar nuestro artículo llamado ¿Cómo puedo configurar el correo semanal de recordatorio de tareas?, donde te explicamos paso a paso cómo activar este correo y definir qué tipo de tareas quieres incluir en ese recordatorio.

Es una forma práctica de no olvidar nada importante y mantener al equipo al día con sus pendientes.