Como administrador de la plataforma, comprender cómo se estructuran y dónde se visualizan los periodos de vacaciones te permitirá llevar un control exacto de los derechos de tus colaboradores. En Buk, un periodo de vacaciones se compone técnicamente de dos años (por ejemplo, el periodo 2024-2025), lo cual tiene como objetivo brindar información clara con respecto al año en que se proporcionaron y posteriormente se devengaron esos días de descanso.
A través de este procedimiento guiado, aprenderás a auditar los saldos individuales desde la ficha del trabajador, generar informes personalizados desde el módulo de reportería, configurar variables automatizadas en tus plantillas de documentos y establecer alertas preventivas para evitar la acumulación excesiva de periodos pendientes.
Paso a paso
Paso 1: Revisión de saldos generales en la Ficha del Colaborador
Para comenzar a revisar a qué período corresponden los saldos y registros de vacaciones que tienen tus colaboradores, primero debes ingresar al perfil específico del trabajador que deseas auditar. Una vez allí, dirígete a la parte superior de su ficha y selecciona la pestaña llamada Vacaciones. Al cargar esta sección, sitúate en el primer apartado denominado también Vacaciones; verás que el sistema te mostrará de forma inmediata un desglose detallado con los saldos totales de todas las políticas que el empleado tiene asignadas actualmente, junto con el historial de los registros realizados.
Paso 2: Visualización de periodos en la Tabla de Vacaciones Tomadas
A continuación, desplázate un poco más abajo dentro de la misma pantalla hasta localizar la sección de la Tabla de Vacaciones Tomadas. Si necesitas verificar el o los periodos específicos que comprende un descanso que el trabajador ya utilizó, simplemente debes posicionar el puntero de tu mouse sobre el ícono de la lupa rotulado como Detalle. Al realizar esta acción, verás que la plataforma desplegará de forma emergente la información exacta de los años asociados a esa solicitud.
Paso 3: Análisis de periodos en la Tabla de Vacaciones Acumuladas
Después de eso, sitúa tu atención en la Tabla de Vacaciones Acumuladas. En este espacio podrás visualizar el periodo correspondiente a todas las vacaciones que se han ido juntando, mostrando de forma ordenada un periodo por cada registro. Es importante destacar que esta tabla funciona con exactitud tanto para los devengos que el sistema calcula automáticamente como para los saldos que decidas cargar de manera manual.
Ten en cuenta lo siguiente: En caso de que el registro consultado corresponda a una vacación proporcional (es decir, que aún se está acumulando), el sistema solo reflejará visualmente el año en curso. Una vez que este derecho se devengue por completo, verás cómo la interfaz actualiza su formato al estándar de dos años (como por ejemplo, 2023-2024).
Paso 4: Identificación del periodo informativo al solicitar nuevas vacaciones
Ahora bien, cuando te encuentres realizando la acción operativa de Solicitar o Agregar una Vacación dentro de la plataforma, pon especial atención a los formularios flotantes. Al momento de abrirse los modales respectivos para ingresar la solicitud, el sistema mostrará de manera automática un campo netamente informativo que te indicará cuál fue el periodo que comprendió la última vacación tomada por el colaborador, sirviendo como una excelente guía de referencia antes de guardar el nuevo movimiento.
Paso 5: Generación y personalización de exportadores avanzados
Si necesitas extraer la información de los periodos de forma masiva para realizar auditorías externas, dirígete al menú de herramientas en el panel lateral de tu pantalla.
Ruta: Información > Reportería > Exportadores > Crear Reporte
Al ingresar a esta sección de la plataforma, tendrás a tu disposición tres reportes específicos que podrás personalizar y revisar según tus necesidades de gestión:
Registro de Vacaciones: Este informe detalla el resumen pormenorizado de las vacaciones que han sido gozadas por el personal dentro del periodo que decidas seleccionar.
Saldos de Vacaciones: Te presenta una vista completamente actualizada de los saldos de vacaciones acumulados y todas sus variables internas, considerando como base la fecha exacta que indiques al sistema.
Asignaciones de Vacaciones: Despliega toda la información correspondiente a la última asignación de políticas de descanso realizada durante el periodo seleccionado.
Paso 6: Incorporación de variables de periodos en plantillas de documentos
Para automatizar la redacción de contratos, certificados o cartas reflejando los saldos de los trabajadores, debes gestionar las plantillas predefinidas. Dirígete al panel lateral e ingresa a la siguiente ubicación:
Ruta: Documentos y firma > Plantillas
Una vez allí, puedes optar por crear una estructura nueva o bien seleccionar para editar una plantilla que ya tengas guardada en tu biblioteca. Después de eso, pincha directamente en la sección de Variables para inspeccionar la lista completa de códigos disponibles (recuerda que también puedes usar el asistente de Buk AI para buscarlas rápidamente). A continuación, te presentamos las variables exactas que puedes copiar y pegar en tus textos según la información que desees mostrar:
{{empleado.saldo_vacaciones_legales}}: Esta variable te servirá para mostrar el saldo de vacaciones acumuladas de tipo legal del colaborador.{{empleado.saldo_vacaciones_progresivas}}: Esta variable te servirá para mostrar el saldo de vacaciones progresivas acumuladas.{{empleado.vacaciones_legales_pendientes}}: Esta variable te servirá para mostrar los días de vacaciones legales que no fueron utilizados durante el período trabajado.{{empleado.vacaciones_legales_proporcionales}}: Esta variable te servirá para mostrar los días de vacaciones legales proporcionales acumulados en el mes.{{empleado.vacaciones_progresivas_pendientes}}: Esta variable te servirá para mostrar los días de vacaciones progresivas que no fueron utilizados.{{empleado.vacaciones_progresivas_proporcionales}}: Esta variable te servirá para mostrar los días de vacaciones progresivas proporcionales acumulados.
{{vacaciones.fecha_inicio}}: Esta variable te servirá para mostrar la fecha de inicio del período de vacaciones que se está solicitando.{{vacaciones.fecha_fin}}: Esta variable te servirá para mostrar la fecha en que finaliza el período de vacaciones solicitado.{{vacaciones.saldo_dias_habiles}}: Esta variable te servirá para mostrar el saldo total de días hábiles de vacaciones disponibles al momento de emitir el comprobante.{{vacaciones.dias_progresivos_disponibles}}: Esta variable te servirá para mostrar la cantidad de días de vacaciones progresivas que el colaborador tiene disponibles (Aplica para la normativa de Chile).{{dias_corridos}}: Esta variable te servirá para mostrar el número total de días corridos que contempla la solicitud de descanso actual.{{dias_habiles}}: Esta variable te servirá para mostrar el número total de días hábiles que contempla la solicitud de descanso actual.
{{finiquito.feriado}}: Esta variable te servirá para mostrar el monto a indemnizar por concepto de Vacaciones Pendientes dentro del cálculo del finiquito.
Paso 7: Configuración de alertas automáticas por acumulación de periodos
Finalmente, para mantener un control estricto y evitar que tus trabajadores acumulen periodos en exceso, la plataforma te permite automatizar avisos preventivos. Para configurar la cantidad de periodos límite permitidos antes de disparar una alerta, dirígete al menú de configuraciones principales.
Ruta: Administración > Tipos de Vacaciones
Cuando cargue el listado en pantalla, busca la política que deseas modificar, haz clic en el botón Editar y despliega el apartado de Opciones Avanzadas. En este punto, ubica la configuración denominada Alertar al Acumular Períodos e ingresa el número de periodos deseado. Al finalizar, haz clic en guardar para que el sistema empiece a aplicar la regla de forma automática.
Resultado esperado
Si realizaste el procedimiento de manera correcta, habrás logrado centralizar y automatizar el control de los periodos de descanso de tu organización. Los administradores podrán verificar visualmente en las fichas el origen exacto de cada saldo, los reportes y plantillas documentales extraerán la información de forma autónoma sin errores de digitación, y el sistema vigilará los plazos de acumulación por ti, asegurando un proceso transparente y eficiente.
Consideraciones adicionales
Comportamiento del sistema de notificaciones:
Es de suma importancia que conozcas cómo opera la alerta configurada en el Paso 7 para evitar confusiones en tu equipo:
La plataforma notificará de forma automática al colaborador exactamente 30 días antes de que se devenguen sus vacaciones (y por consecuencia, antes de que acumule un nuevo periodo en su registro laboral).
Esta alerta llegará exclusivamente mediante el módulo de Tareas Pendientes, posicionándose dentro de la sección específica de Recordatorios.
El aviso se envía de forma directa e interna al perfil del colaborador en cuestión; de esta manera, la persona queda perfectamente notificada y se evita generar una saturación de correos electrónicos o "spam" innecesario hacia la bandeja de entrada del área de Recursos Humanos.