Alcance / Limitaciones:
El artículo aborda el proceso de gestión de vacaciones en Buk, desglosando dos enfoques distintos: El individual, donde se maneja la información de un colaborador en particular, y el masivo, que se orienta hacia la manipulación de datos de múltiples colaboradores simultáneamente. Es importante subrayar que el Importador masivo se utiliza exclusivamente para asignar políticas de vacaciones a un colaborador y que no está diseñado para modificar políticas preexistentes. Por otro lado, el Modificador sólo tiene la capacidad de alterar las políticas existentes de los colaboradores. Además, cabe mencionar que Buk realiza cálculos automáticos basándose en las fechas y datos introducidos, facilitando así la labor administrativa.
Sustento Legal y Aplicaciones:
Este artículo se enfoca en cómo utilizar Buk para gestionar las políticas de vacaciones. Es esencial recordar que, si bien las herramientas facilitan la administración de las vacaciones, la responsabilidad legal recae sobre la empresa y sus gestores. Es recomendable que las empresas consulten regularmente las actualizaciones legales y verifiquen que sus políticas internas estén en conformidad.
Proceso en Plataforma Individual:
En la pestaña Ficha del Trabajador >> Vacaciones >> Vacaciones >> Ver Políticas podrás ver los tipos de vacaciones, junto con el detalle de la configuración de la política asignada, que se encuentran vigentes (activas) a la fecha para el colaborador. Esta vista es especialmente útil para entender cómo se están acumulando los días de vacaciones actualmente, según el tipo y la política vigente para el colaborador.
Para asignar una nueva política de vacaciones debes dirigirte a Ficha del Trabajador >> Vacaciones >> Vacaciones >> Asignación.
En caso de no presentar ninguna política de vacación asignada verás el siguiente mensaje:
En caso contrario, si el colaborador ya cuenta con políticas de vacaciones asignadas, se desplegará una lista con las asignaciones vigentes según la fecha seleccionada en el selector de fecha, que por defecto muestra la fecha actual.
El selector de fecha permite visualizar asignaciones de políticas en cualquier momento, tanto pasado como futuro, y se encuentra restringido por la fecha de ingreso a la compañía o por reconocimiento de antigüedad.
Ahora, para asignar una nueva política de vacación al colaborador se debe hacer clic en el ícono “+” rellenando los siguientes campos y guardando los cambios:
- Tipo de Vacaciones: Selecciona el tipo de vacación que deseas asignar.
- Política de Vacaciones: Elige la política correspondiente al tipo de vacación seleccionado.
- Fecha Inicio Vigencia: Esta es la fecha desde la cual el colaborador comenzará a acumular sus días de vacaciones. Puedes establecer una fecha desde su ingreso en adelante, pero nunca una fecha anterior a su ingreso a la empresa. Si no seleccionas una fecha, se usará automáticamente su fecha de ingreso.
- Fecha de Desasignación: Representa el día en el que el colaborador deja de acumular días de vacaciones. No necesitas llenar este campo a menos que desees que el colaborador deje de acumular días en una fecha específica. Si decides quitar una política, marca una fecha de desasignación para que el sistema calcule cuántos días de vacaciones le corresponden hasta ese momento.
Es posible asignar y desasignar varias políticas de vacaciones del mismo tipo de vacación, siempre y cuando no se superpongan en el tiempo. Es decir, no se permite tener dos políticas vigentes del mismo tipo de vacación en un mismo período.
De esta forma, puedes planificar asignaciones anuales sin restricciones, con la única regla de que no pueden existir traslapes entre asignaciones del mismo tipo de vacación. Por ejemplo, si quieres asignar una política tipo "Legales corridas" con fecha 01-12-2011 al 31-03-2025, la siguiente asignación de "Legales corridas" debe comenzar desde la fecha de desasignación anterior en adelante, es decir, desde el 31-03-2025 (inclusive) en adelante.
Siempre es posible actualizar registros existentes como crear nuevos. Sin embargo, si necesitas desasignar una política de vacaciones, es importante considerar algunas reglas:
- Solo se puede realizar una desasignación en una fecha pasada que sea, como máximo, un período atrás respecto al período mínimo abierto en la plataforma.
- En caso de que la desasignación sea retroactiva, es decir, sea “hacia atrás”, Buk calculará de inmediato el saldo proporcional entre la fecha de inicio de la política y el día anterior a la fecha ingresada para la desasignación, y ese será el saldo devengado por la política.
- Por otro lado, si la desasignación es futura, el sistema generará una futuretask, la cual se encargará de ejecutar el devengo y la eliminación de la asignación en la fecha correspondiente.
Con este flujo, podrás gestionar las políticas de vacaciones de tus colaboradores de manera eficiente y sin conflictos de periodos, asegurando una correcta planificación y administración dentro de la plataforma.
Proceso en Plataforma Masivo:
Hay dos herramientas clave para homologar el flujo individual: El Importador y el Modificador de "Asignación Políticas de Vacaciones". Que servirán para cargar políticas a colaboradores y para editar políticas a quienes ya tienen asignadas, respectivamente.
Es importante considerar que no se pueden asignar políticas iniciales desde el Modificador si el colaborador no tiene ninguna, siempre primero debe usarse el Importador.
1. Importador Masivo
Para acceder a esta herramienta, dirígete a Información >> Importadores >> Importadores >> Administrativo >> Asistencia >> Asignación Políticas de Vacaciones (Importador). Desde aquí, podrás importar un archivo con las asignaciones de diferentes tipos de vacaciones para múltiples colaboradores en un solo proceso.
Al hacer clic en el importador, se abrirá un cuadro con las instrucciones para la carga.
Verás un recuadro de Fecha, donde podrás seleccionar la fecha en que se extraerán las asignaciones de políticas vigentes:
Con este importador puedes asignar políticas de vacaciones a tus colaboradores, pero no editar las ya existentes.
Al descargar el plantilla debes completar:
- Número de Documento: Ingresa el RUT o DNI del empleado (por ejemplo, 12.345.678-9).
- Código de Ficha: Ingresa el código de ficha del colaborador, por ejemplo "F1".
- Código de política: Debe coincidir con una opción en la pestaña "Listas" ubicada en el template.
- Fecha Inicio Vigencia: Fecha desde la que el colaborador acumula días de vacaciones. Si dejas el campo vacío, se usará la fecha de ingreso del colaborador.
- Fecha de Desasignación: Indica cuando el empleado deja de acumular días. Si decides quitar una política, marca esta fecha.
Al momento de cargar el archivo, es importante considerar que se aplican las mismas reglas del flujo individual. Es posible incluir varias filas con asignaciones del mismo tipo de vacación para un colaborador, siempre que sus rangos de vigencia no se superpongan.
Antes de procesar la importación, el sistema ejecutará validaciones automáticas para evitar conflictos en las fechas. Si el archivo contiene asignaciones que traslapan con registros preexistentes del colaborador, el sistema generará un error, ya que no es posible modificar asignaciones existentes a través del importador.
2. Modificador masivo
Si en lugar de asignar políticas, necesitas modificar las ya existentes, puedes utilizar el modificador masivo. Para ello, dirígete a Información >> Importadores >> Importadores >> Administrativo >> Asistencia >> Asignación Políticas de Vacaciones (Modificador). Esta herramienta permite realizar cambios en las políticas de vacaciones vigentes, dada una fecha, de los colaboradores en una sola acción.
Al acceder, deberás descargar la plantilla, la cual contiene todas las asignaciones de políticas de vacaciones vigentes a la fecha seleccionada. Una vez descargada, podrás modificar los datos según sea necesario, asegurándote siempre de que las modificaciones no generen traslapes entre políticas del mismo tipo para un mismo colaborador.
Es importante tener en cuenta que este importador no permite agregar nuevos registros de políticas de vacaciones. La plataforma solo reconoce y procesa las filas correspondientes a los registros preexistentes incluidos en la plantilla descargada, por lo que si se agregan nuevas filas al archivo, estas serán ignoradas automáticamente. Por ello, este flujo debe utilizarse únicamente para modificar políticas ya existentes, siguiendo las mismas reglas que aplican en la edición individual.
Gracias a estas herramientas, puedes gestionar las políticas de vacaciones de forma ágil y segura, optimizando el tiempo y minimizando errores en la asignación y modificación de políticas dentro de Buk.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas esencial.
Palabras Claves:
Vacaciones, políticas de vacaciones, devengar, asignar, desasignar, cálculo, legales, progresivos, administrativos, descanso reparatorio, modificar, editar, desasignación.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
¡Felices te ayudamos!
