Objetivo:
El presente artículo tiene como objetivo mostrar el proceso para obtener, sincronizar y tramitar licencias desde Imed o Medipass con la ficha del trabajador.
Alcance / Limitaciones:
Este proceso requiere que el usuario tenga un perfil que permita modificar información de asistencia de la ficha.
Esta integración no actualiza el estado de las licencias médicas en el portal LM Empleador. La gestión realizada en Buk sólo se refleja en LM Empleador al abrir el archivo pdf de la licencia médica, y las licencias pasarán al estado Tramitada sólo cuando cuenten con un pronunciamiento y sean liquidadas por la entidad pagadora.
¿Qué implica esto?
El estado de las licencias médicas en LM Empleador no se actualizará automáticamente desde Buk, ya que Buk obtiene y envía información a Imed y Medipass, no hay integración con LM Empleador.
Para verificar el estado de la licencia médica, debes abrir el archivo pdf. Allí se encuentra el estado actualizado.
Proceso en Plataforma:
Una vez configurada la Integración de licencias médicas electrónicas, podrás acceder al menú de "Asistencia" y presionar "Licencias Médicas Electrónicas":
Desde aquí, podrás sincronizar las licencias médicas electrónicas con las licencias internas de Buk. Para realizar este proceso debes seguir estos pasos:
1. Consultar las licencias desde el botón de "Consultar Licencias".
2. Se abrirá un modal desde el que podrás seleccionar el rango de fechas para consultar. Haz clic en Consultar para obtener las licencias creadas y actualizadas durante el periodo escogido.
Importante: el rango de fechas no puede superar los 10 días corridos.- Crear licencias en Buk (sincronizar con Buk).
- Rechazar múltiple.
- Si dentro del lote existe una licencia cuyas fechas se traslapan con otra licencia ya aprobada del mismo trabajador, la sincronización no se detiene: esa licencia se crea igualmente, pero queda en estado “Solicitado” para que puedas revisarla, mientras el resto del lote se sincroniza con normalidad.
Nota: Las licencias de pre y post natal no permiten ser creadas de forma masiva. En caso de que necesites crear una licencia de este tipo, debes hacerlo directamente desde el ícono del lápiz.
Nota: Las licencias por Ley Sanna no se tramitan desde la plataforma, se debe de hacer directamente desde IMED o MEDIPASS.
¿Qué pasa si hay licencias con traslape de fechas?
Cuando la sincronización masiva detecta que una licencia se traslapa en fechas con otra ya aprobada del mismo trabajador, la crea en estado “Solicitado” en lugar de bloquear el proceso completo. Esto te permite:
- Ver un aviso en el detalle de la licencia, indicando que existe traslape con otra licencia del mismo trabajador.
⚠️ Importante: Una licencia en estado “Solicitado” no podrá aprobarse en los siguientes casos:
-
Si existe traslape de fechas con otra licencia ya aprobada del mismo trabajador. En este caso, deberás resolver el conflicto realizando alguna de estas acciones sobre la licencia previa:
- Rechazarla.
- Editar sus fechas, para que dejen de coincidir.
- Eliminarla.
- Si la ficha del trabajador está inactiva. En este caso deberás activar la ficha antes de poder aprobar la licencia; si además existía traslape, primero deberás resolverlo con alguna de las acciones anteriores.
Una vez resueltas ambas condiciones, podrás aprobar la licencia que quedó en estado “Solicitado”.
Para resolver el conflicto, deberás revisar ambas licencias y decidir cuál corresponde mantener aprobada, rechazando la que corresponda, editando sus fechas o eliminándola. La alerta del listado desaparece automáticamente en cuanto se resuelve el conflicto; no requiere ninguna acción adicional de tu parte.
En caso de crear las licencias de forma individual (desde el ícono del lápiz), deberás indicar la fecha de aplicación, es decir, la fecha en la cual se descontarán los días de licencia en la liquidación. Recuerda que solo es posible modificar la fecha de aplicación, no de inicio y término de la licencia.
Puedes revisar el registro de las licencias desde la ficha del trabajador, pestaña "Asistencia", en el cuadro "Días":
Una vez sincronizada la licencia, puedes tramitarla desde el ícono documento, lo que te permitirá seleccionar los documentos que se adjuntarán, adicional a las 3 últimas liquidaciones de sueldo (las cuales se adjuntan de forma automática), así como indicar la entidad pagadora y las fechas respectivas.
Es importante considerar que esta documentación debe estar cargada en la pestaña Documentos de la ficha del colaborador, en caso contrario no estará disponible para adjuntarse, la carga debe de realizarse manualmente como pdf.
Nota: Para las licencias de pre y post natal se adjuntan de forma automáticas las 6 liquidaciones requeridas para su tramitación, las cuales deben estar previamente cargada en la carpeta liquidaciones en Documentos.
Una vez finalizado este proceso, has tramitado correctamente la licencia, esto quiere decir que ya has enviado toda la información necesaria a Imed o Medipass para que continúe el flujo con las entidades respectivas.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas esencial.
- Addons: Integración Licencias Médicas Electrónicas
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Integrar Licencias Médicas Electrónicas.
Palabras Claves:
Licencias Médicas Electrónicas, imed, Medipass
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