Plantillas en procesos de Onboarding

Objetivo: 
El objetivo del artículo es guiar a los usuarios administradores del  módulo de Onboarding a través del proceso de configuración y uso de plantillas de onboarding en Buk. Proporciona pasos claros y prácticos para crear plantillas de procesos, pre-ingreso, Tareas y correos electrónicos, así como para asociarlas adecuadamente. La información presentada tiene como finalidad optimizar el proceso de Onboarding, facilitando su integración a la organización.

Alcance / Limitaciones: 
El artículo está dirigido específicamente a los administradores y usuarios con perfiles personalizados que tienen permisos en el módulo "Onboarding" de la plataforma. Estos usuarios son responsables de configurar y administrar el proceso de Onboarding en la organización. El artículo proporcionará información detallada y orientación paso a paso para ayudar a estos usuarios a utilizar eficazmente las herramientas y funcionalidades disponibles en la plataforma para optimizar el proceso de onboarding.

Definiciones:  

• Onboarding: Proceso por el cual, una persona ajena a la empresa pasa a ser parte de ella, conociendo la organización, su cultura, objetivos del cargo y más, entendiendo cuál es el rol dentro de la empresa y como puede agregar valor a ella.
• Correos: Configura plantillas de correos asociadas a los procesos de onboarding para que se envíen correos automáticos a la persona correspondiente, de acuerdo con la programación configurada
• Tareas: Crea plantillas de tareas, para que luego puedas integrarlas en cualquier plantilla o proceso específico.
• Pre Ingreso: Las plantillas de preingreso son herramientas que te permiten solicitar información a través de un formulario al nuevo colaborador para agregarla a su ficha de manera eficiente. Una vez que el colaborador completa el formulario, el administrador de solicitudes o la persona designada validará la información. Luego, se iniciará automáticamente un flujo de alta para crear la ficha del colaborador.
• Plantillas de Procesos: Plantillas que puedes utilizar al ingresar un nuevo colaborador, las cuales tienen asociadas las tareas que se deben realizar durante el proceso, incluyendo la plantilla de ingreso y correos automáticos.
  
  

Proceso en Plataforma Individual: 

Para crear plantillas de Onboarding, primero dirigirte al módulo Onboarding ubicado en el menú lateral y luego selecciona "Administración". Aquí encontrarás pestañas específicas para crear plantillas de procesos, de pre-ingreso y de correos electrónicos.

• Plantillas de Correos:
  Podrás crear plantillas de correos que podrás asociar con los procesos de onboarding y programar su envío para que lleguen al nuevo colaborador en el momento adecuado. Para comenzar, dirígete primero a la pestaña "Plantillas de Correos" y haz clic en "Crear Plantilla"
  
  

• Nombre: Debes asignar un nombre a la plantilla para su identificación. Este campo es obligatorio
• Asunto: Campo obligatorio
• CC: Puedes ingresar direcciones de correo electrónico para enviar copias de este correo a otros destinatarios.
  
  
• Destinatario: Selecciona a quién está dirigido el correo. Puedes elegir entre las siguientes opciones:
  - Nuevo empleado: El correo será enviado al correo electrónico corporativo del nuevo colaborador.
  - Encargado del proceso: El correo será enviado al correo electrónico del colaborador que hayas designado como encargado del proceso al configurar la plantilla de procesos.
  - Dirección de email: Si eliges esta opción, deberás ingresar el correo electrónico o correos electrónicos a los que deseas que se envíe el correo. Para agregar más de un correo, sepáralos con punto y coma (;).
  
  
• Programar envío de correo: Elige bajo que condiciones se enviara el correo, puedes elegir entre:
  - Al momento de iniciar el proceso: El correo será enviado cuando inicies el proceso de Onboarding.
  - En base a la fecha de ingreso: Al seleccionar esta opción, puedes elegir cuántos días o semanas antes o después de la fecha de ingreso del nuevo colaborador se enviará el correo.
  
• Documentos Adjuntos: Tienes la opción de agregar documentos e imágenes adjuntas al correo. Recuerda que el tamaño máximo permitido para las imágenes es de 5MB, mientras que para los documentos en formatos PDF, DOC, PPT y XLSX, y el tamaño máximo es de 20MB.
  
  
• Cuerpo del correo : Escribe el cuerpo del correo electrónico, utilizando las herramientas de texto disponibles para adaptar el mensaje según sea necesario.
  
  
• Variables: Puedes añadir variables al cuerpo del correo para personalizar y dirigir el mensaje. Para hacerlo, haz clic en "Variables" donde encontrarás el listado de variables disponibles. Para utilizarlas, simplemente copia la variable del listado y pégala en el cuerpo del correo.
  
  Las variables disponibles son:
  - Nombre del nuevo empleado: {{proceso.nombre_nuevo_empleado}}
  - Área: {{proceso.area}}
  - Cargo:{ {proceso.cargo}}
  - Encargado del proceso: {{proceso.encargado}}
  - Fecha de ingreso: {{proceso.fecha_de_ingreso}}

Para finalizar, haz clic en "Guardar". Luego, podrás asociar estas plantillas de correos en plantillas de procesos.

Plantillas de Preingreso:

Estas plantillas permiten solicitar información al nuevo Empleado para agregarla a su ficha. En la etapa "Envío formulario" podrás agregar campos que ya estén creados en atributos personalizados. Luego de que el Empleado complete el formulario, el administrador de solicitudes o quien se haya definido en la segunda etapa validará la información y se iniciará un flujo de alta para crear la ficha. Este flujo se activará automáticamente al iniciar un proceso de onboarding con la plantilla elegida.

Tienes la flexibilidad de crear tus propias plantillas de preingreso con los flujos específicos que necesites, o simplemente utilizar la plantilla predeterminada que proporcionamos para simplificar el proceso.

Para crear tus propias plantillas debes hacer clic en "Crear plantilla de proceso", luego asignarle un nombre a la plantilla y seleccionar el tipo "Pre-ingreso".

La plantilla consta de 3 etapas:

1. Envío formulario:
En la primera etapa del flujo, se enviará el formulario que el nuevo colaborador deberá completar. Para configurar los campos que el colaborador debe completar en esta etapa, primero debes dirigirte a la pestaña "Formulario". Al hacer clic en "Campos", verás el listado de campos disponibles. 

En el campo "Tipo de documento", tendrán la opción de seleccionar el tipo de documento correspondiente al país o elegir la opción "Otro", la cual permite crear colaboradores con números de documentos de cualquier país. Los colaboradores con tipo de documento "Otro" no estarán sujetos a pagos

Después de seleccionar los campos necesarios, debes elegir si serán "Lectura", lo que significa que podrán ver el campo pero no editarlo, "Editable opcional", lo que indica que podrán editarlo pero no es obligatorio llenarlo, o "Editable obligatorio", lo que implica que es obligatorio completar el campo para poder enviar el formulario.


En la pestaña "Permisos" configura quién tendrá permiso para iniciar la solicitud. Puede ser el Nuevo Empleado o el Encargado de onboarding.


En la pestaña "Notificaciones", configura correos electrónicos que se enviarán según el estado de la solicitud. Puedes seleccionar al nuevo colaborador, una dirección de correo electrónico, el encargado de la etapa o el solicitante del proceso como destinatario. Si lo prefieres, puedes agregar más de una notificación.

2. Asignar plantilla Alta:
La segunda etapa del flujo implica asignar una plantilla de Alta para que el proceso se genere automáticamente. Una vez que el nuevo colaborador haya completado el formulario, se notificará a la persona designada en esta etapa para que revise la información y elija una plantilla de Alta.

En esta fase, debes configurar los campos que el responsable de esta etapa debe revisar o completar, quién tiene autorización para aprobar esta etapa, la dependencia de la etapa y las notificaciones correspondientes.

3. Creación de flujo de alta:
Al aprobar la segunda etapa, se iniciará el flujo de alta que tiene como objetivo la creación automática de la ficha del nuevo empleado.

• Tareas:
  

  En la pestaña "Tareas", puedes crear y gestionar tareas para integrarlas en cualquier plantilla o proceso específico. Al crear una nueva tarea, esta será, por defecto, "Privada". En la columna "Acciones", puedes configurar si las tareas serán "Públicas", visibles para todos los responsables de la plantilla, o "Privadas", visibles solo para el creador de la tarea.

  
  
  Para crear tareas deberás completar la siguiente información:
  • Nombre: Es el título de la tarea, este campo es obligatorio
    
  • Descripción: Proporciona una descripción detallada para que el responsable de la tarea pueda desarrollarla adecuadamente
  • Plazo: Puedes establecer el plazo en el que el responsable de la tarea deberá completarla, permitiéndote elegir si el plazo será en días o semanas antes o después de la fecha de ingreso.
  • Prioridad: Define la importancia de la tarea, que puede ser baja, media o alta.
  • Visible para el Nuevo Empleado: Si el nuevo empleado no es el responsable de la tarea, puedes elegir esta opción para que vea esta tarea de manera informativa, aunque no podrá completarla.
  • Responsables: Selecciona al o los responsables de la tarea, pudiendo ser el nuevo empleado, su supervisor u otro empleado. Puedes elegir a más de una persona. Solo los responsables podrán ver y marcar la tarea como terminada.
  • URLs Vídeos Youtube: Puedes agregar hasta 3 links de Youtube
  • Subir archivos: Adjunta archivos e imágenes para agregar contenido a la tarea. El tamaño máximo de las imágenes es de 5 MB y los documentos permitidos son PDF, Doc, Ppt, Xlsx, con un tamaño máximo de 20 MB.

• Plantillas de Procesos:
  Una vez que hayas configurado las plantillas de correos y de pre ingreso, podrás proceder a configurar la plantilla de procesos. Esta estará vinculada a las distintas tareas del proceso, cada una con sus respectivos encargados asignados. Además, asegúrate de asociar las plantillas de procesos con las plantillas de correos y pre ingreso correspondientes para garantizar una ejecución fluida y coordinada del flujo de trabajo.
  Para crear una nueva plantilla de proceso haz clic en "Crear plantilla"

Para crear la plantilla debes completar la siguiente información:

• Nombre de Plantilla: Para comenzar debes asignarle un nombre a la plantilla, este campo es obligatorio
• Responsable de Plantilla: Al colaborador seleccionado, se le habilitará en el menú de Onboarding el botón "Plantillas", donde exclusivamente verá las plantillas en las que está designado como encargado. Desde allí, tendrá la capacidad de crear, editar y borrar tareas y correos dentro de la plantilla asignada.
• Subáreas: Define para que subáreas será recomendada la plantilla. Si seleccionar subáreas y no cargos, la plantilla será recomendada para todos los nuevos colaboradores de esa subárea
• Cargos: Selecciona los cargos a los que deseas asociar esta plantilla. Si no seleccionas cargos, la plantilla estará disponible para todos los procesos de onboarding
• Plantilla de Pre Ingreso: Selecciona la plantilla de preingreso que has creado anteriormente. En caso de que necesites cambiar la plantilla en el momento de iniciar el proceso, tendrás la opción de hacerlo.

• Tareas:  
  

  Configura las tareas que estarán asociadas a la plantilla. Puedes utilizar tareas existentes como plantillas seleccionándolas en "Seleccionar Tareas" o crear nuevas tareas haciendo clic en "Nueva Tarea".

• Correos:
  Finalmente, podrás asociar las plantillas de correos creadas anteriormente o crear el correo directamente dentro de la plantilla. Recuerda que los correos se enviarán según la programación que hayas configurado.
  
  
  
  

¡Y listo! Siguiendo estos pasos habrás configurado tus plantillas de onboarding, las cuales podrás utilizar cada vez que ingrese un nuevo colaborador a la organización. Esto te permitirá optimizar y agilizar el proceso de incorporación, asegurando una experiencia fluida y eficiente para todos los nuevos miembros del equipo.

Módulos Requeridos:

• Base: Gestión de personas
• Módulos: Onboarding

Palabras Claves: Onboarding, plantillas, preingreso, nuevo colaborador, correos, procesos

También te puede interesar:

Cómo iniciar el proceso de Onboarding desde Selección? 

Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

Chat | Teléfono | Correo.

¡Felices te ayudamos!