¿Cómo configurar Portal de comunicaciones?

Objetivo: 

El objetivo del módulo de "Comunicaciones" es facilitar el acceso y la gestión de información relevante para los colaboradores, promoviendo la comunicación interna efectiva y proporcionando un canal centralizado para la distribución de noticias, eventos y recursos dentro de la organización.

Alcance / Limitaciones: 

El módulo de "Comunicaciones" permite a los usuarios acceder a un portal diseñado para proporcionar información de manera ágil y sencilla. Ofrece características como la administración de Acciones Rápidas, Publicaciones, Portadas y Banners, así como la visualización de fechas de Cumpleaños. Los usuarios pueden crear, editar y gestionar estos elementos para mejorar la difusión de información y mantener a los colaboradores informados y comprometidos. Por otra parte, considera que, las opciones de personalización para las Acciones Rápidas y sus visualizaciones actuales no son configurables en la actualidad así como tambien que los archivos multimedia (imágenes y videos) tienen restricciones de tamaño máximo para mantener la eficiencia de la plataforma.

Sustento Legal y Aplicaciones: 

El módulo de "Comunicaciones" opera dentro del marco de las políticas y regulaciones internas de la organización donde el compartimiento de la información depende netamente de la empresa. Buk brinda la plataforma para que los colaboradores se sientan parte de una organización mediante un portal que se organiza por secciones para volverlo dinámico y ordenado.

Este portal puede configurarse de tal modo que el administrador pueda limitar o mostrar que elementos desea compartir con sus colaboradores, estos ajustes los realiza desde "Cultura" en la sección de "Comunicación" dando click en "Administración". En la pestaña "Configuraciones", podrá seleccionar un filtro predeterminado para visualizar las opciones de "Todos", "Publicaciones", "Reconocimientos" o "Cumpleaños" en el portal de comunicaciones. Esto significa que, al ingresar los colaboradores, verán automáticamente el filtro seleccionado. No obstante, siempre podrán modificarlo y elegir la sección que necesiten.

Además puede seleccionar las visualizaciones de cada elemento, como cumpleaños, publicaciones y tareas pendientes, eligiendo si mostrarlo o no. 

Proceso:  

Para acceder al módulo de "Comunicaciones" deberás acceder desde el módulo de "Cultura" en la sección de "Comunicación". 

Este portal está diseñado para que puedas dar a tus colaboradores acceso a la información de forma rápida y simple. Este portal está compuesto principalmente por 5 elementos: 

• Acciones Rápidas
• Publicaciones
• Portadas y Banners
• Cumpleaños

A continuación describiremos cada una de los componentes del módulo de comunicación:

• Accesos directos:
  Los colaboradores podrán encontrar en el portal de comunicaciones accesos directos de las principales funcionalidades.
  
  

• Acciones Rápidas:

Para crear acciones rápidas, dirígete a la pestaña "Cultura", elige "Comunicación" y haz clic en "Administración". En la sección de "Acciones rápidas", encontrarás el botón "Nueva acción rápida".

Debes ingresar un título y también puedes añadir una descripción. Asimismo, puedes enlazarlo con un link para que, al hacer clic en la acción rápida, los colaboradores sean redirigidos a la página que determines.

Para comunicar a los colaboradores sobre esta nueva acción rápida, puedes activar la opción "Enviar notificaciones". Al guardar, se enviará automáticamente un correo a los colaboradores que puedan ver esta acción.

Si deseas hacer pública la Acción rápida, selecciona "Mostrar en el portal"; de lo contrario, puedes guardarla como borrador y publicarla en el momento que lo necesites. Para restringir la visualización de las acciones rápidas, puedes utilizar los filtros avanzados.

Por último, no olvides cargar una imagen representativa para complementar la presentación de la acción rápida.

• Publicaciones
  Las publicaciones se componen de un título, cuerpo y pueden contener imágenes o videos.

Para crear una nueva publicación debes acceder a "Cultura" en módulo de "Comunicación" en la pestaña de "Publicaciones", donde verás una tabla con todas las publicaciones creadas hasta el momento, allí podrás editar o borrar una publicación existente desde el lápiz o papelera respectivamente. 

En esta visual podrás ver el estado de las publicaciones que pueden dividirse 4 estados: 

1. Publicada: La publicación puede ser vista por los colaboradores.
2. Borrador: La publicación solo puede ser vista por los administradores del módulo.
3. Programada: Cuando una publicación está para programada para futuro.
4. Expirada: Cuando una publicación pasa la fecha de expiración y deja de ser visible por el colaborador.

Ahora, para crear una nueva publicación selecciona la opción "Crear Publicación", la cual te permitirá generar un nuevo contenido en el portal. En esta interfaz, deberás ingresar el título de la publicación y personalizar su contenido a través de una variedad de herramientas disponibles. Estas herramientas te permitirán ajustar las fuentes de texto, alinear la información y definir el tamaño, entre otras opciones. 

En el siguiente paso, podrás agregar imágenes (con un tamaño máximo de 5 MB) o videos (con un tamaño máximo de 20 MB) para enriquecer tu publicación. Una vez hayas completado esta etapa, podrás ajustar las configuraciones de la publicación en la sección de "Ajustes". Aquí tendrás la opción de realizar varias acciones, como enviar una notificación a los usuarios al momento de publicar, permitir comentarios, programar la publicación para su lanzamiento en un momento específico, fijar la publicación en la parte superior del portal para una mayor visibilidad, y publicar como empresa, lo cual permite generar publicaciones corporativas. El nombre y el logo que se mostrarán serán los configurados en los parámetros generales (nombre de la compañía y logo en el menú lateral).

Finalmente, deberás definir el estado de la publicación, que puede ser "Publicado" o "Borrador". Además, si deseas restringir quiénes pueden ver la publicación, puedes hacerlo a través del botón "Filtrar". Esta función te permitirá limitar la visualización según criterios como empresa, división, área, sindicato, categoría de cargo, entre otros.

• Portadas

Las portadas permiten dar a conocer noticias a los colaboradores, además, puedes vincular una portada a un link externo para redirigir a otro sitio y compartir información importante. 

Las portadas se configuran mediante el módulo "Cultura" en la sección de "Comunicaciones", al hacer clic en "Administración". Dentro de esta área, en las pestañas de "Portadas", tendrás la capacidad de editar o eliminar elementos existentes, así como crear nuevos.

Cuando elijas la opción "Nueva portada", es necesario que definas el "Título" y selecciones la "Imagen" que deseas mostrar. Las portadas mantendrán un tamaño estándar para mejorar la experiencia de visualización de los colaboradores.

Al cargar la imagen, asegúrate de ajustarla en la vista previa mediante el uso del cursor. Podrás acomodarla y ajustar el tamaño moviendo la esfera. La imagen no debe ser mayor a 5 Mb. Dimensiones recomendadas 524x167px

Además, tendrás la posibilidad de asociar la publicación a un enlace específico si así lo deseas. También podrás optar por enviar una notificación junto con la publicación o definir limitaciones de filtros que apliquen a divisiones, áreas, sub-áreas, etc.

Todo este proceso te permite tener un control completo sobre la apariencia y contenido de las portadas, asegurando que la información presentada sea relevante y efectiva para tus objetivos de comunicación.

Nota (banners): Puedes tener la cantidad de banners que quieras, sin embargo, a mayor cantidad, solo puedes tener 4 banners "principales", a partir del 4to (y dependiendo del tamaño de la pantalla) se debe hacer scroll sobre los banners.

• Cumpleaños

Para que sean visibles debes tener habilitado "Mostrar en el portal" desde "Configuraciones". Podrás configurar que los colaboradores solo vean los cumpleaños de los compañeros de su misma empresa, división, área, sub-área o de todos.

Módulos Requeridos:

• Base: Gestión de personas.
• Módulos: Comunicación y reconocimiento.

Palabras Claves: Portal, comunicaciones, acciones rápidas, banner, publicaciones, ocultar, mostrar, publicar, cumpleaños, portadas.

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