El siguiente artículo te indicará el paso a paso para configurar y enviar carta oferta en el módulo de Selección.
El módulo de carta de oferta permite automatizar todo el proceso de envío, recepción y negociación de la oferta de trabajo entre un reclutador y el postulante.
¿Por qué debería usarlo?
Podemos pensar en el módulo de carta de oferta como un símil a utilizar Word y Gmail.
En la actualidad. primero escribimos nuestra carta de oferta en un documento de Word, el cual podemos generar desde cero o utilizar una plantilla la cual venga con los campos listos para completarlos según el candidato al cual le quiera hacer llegar la oferta.
Luego de tener nuestro documento listo en el formato deseado (por ejemplo, .pdf), se busca el correo del candidato y a través del gestor de correos utilizado (como Gmail), se le escribe un mensaje a este postulante y se le adjunta el documento de Carta de Oferta generado anteriormente.
¡Todos estos pasos mencionados, son los que el módulo de carta de oferta viene a automatizar!
Configurando plantillas
Generalmente, los puestos de trabajo similares tienen carta de oferta en formatos similares, es por esto que es ideal tener una forma de re-utilizar ciertos aspectos de los documentos que son repetitivos, y solamente rellenar los que son personalizados según el candidato.
Para esta función es que existen las Plantillas de Carta de Oferta y las Plantillas de Correo.
Plantillas de Carta de Oferta
Deberás acceder a las plantillas desde Administración en el módulo de Selección.
Desde aquí encontrarás ver las plantillas ya creadas, editarlas, borrarlas o crear una nueva plantilla, las cuales pueden ser desde cero o copiando una ya existente.
Plantillas de Correo
De forma similar a las plantillas de Carta de Oferta, podemos generar una plantilla de Correo, debemos ir a Administración de Selección >> Plantillas de correo.
En esta sección podremos generar todo tipo de plantillas que necesitemos para los distintos correos de Buk, pero la que nos importa por el momento, son las de tipo “Carta de Oferta”, por lo que haciendo clic en el botón de “Nueva Plantilla”, llegaremos a un formulario en donde podremos rellenar los campos de Nombre de Plantilla, Asunto, CC y el cuerpo del correo.
Enviando la carta de oferta
Una vez que tenemos un proceso de selección en marcha, querremos mandar cartas de oferta a ciertos postulantes que se encuentren dentro de este, por lo que para poder realizar acciones referentes a cartas de ofertas debemos ingresar al sidebar del postulante y seleccionar la acción correspondiente.
Nueva carta de oferta
Si el postulante no ha recibido ninguna carta de oferta dentro del proceso de selección en curso, tendremos la opción de “Enviar Carta de Oferta” desde Acciones.
Dentro de esta vista, podremos configurar todos los aspectos únicos del documento de carta de oferta a generar y que será adjuntado en el posterior correo electrónico. Dentro de estos campos podemos encontrar Sueldo Base, Sueldo Bruto, Sueldo Líquido, Tipo de Contrato, Fecha de inicio y Fecha de término. Siendo todos estos campos totalmente opcionales a completar.
Además encontraremos un selector de plantillas, el cual nos permitirá seleccionar alguna de las plantillas de carta de oferta configuradas anteriormente o simplemente crear una carta de oferta sin plantilla.
Estas plantillas afectan de manera directa al contenido que se presenta en el cuadro de texto presente en la vista, el cual representa el cuerpo de nuestra carta de oferta. Este cuerpo es totalmente personalizable, permitiendo añadir desde colores al texto, hasta tablas e imágenes, y teniendo como principal característica el uso de Variables.
Las variables disponibles para la carta de oferta se pueden desplegar haciendo clic en el botón Variables que se encuentra cerca del cuadro de texto. Dentro de estas, podemos encontrar variables asociadas al Postulante, al Proceso de Selección, y por supuesto, a la carta de oferta misma que estamos escribiendo.
Debido a que no queremos equivocarnos a la hora de escribir variables en forma de código en un mensaje que le enviaremos a un postulante, es que existe la función de “Vista Previa”, la cual nos mostrara una previsualización de cómo se vería nuestro documento de carta oferta que adjuntaremos, con todas sus variables totalmente convertidas a texto humanamente legible.
Una vez finalizada nuestra configuración de la carta, le daremos clic a continuar y procederemos al Envío del Correo.
Enviando el correo
Dentro de la vista del envío de correo, notaremos un formulario similar al anterior en donde configuramos la carta de oferta, solo que esta vez, tendremos campos asociados a un correo electrónico, como lo son Asunto, CC y Documentos Adjuntos, además del cuerpo del correo.
En la sección de los documentos adjuntos, podemos notar que se ha adjuntado un archivo, el cual corresponde al pdf generado con nuestra carta de oferta configurada en el paso anterior. Adicionalmente podremos adjuntar cualquier otro archivo que deseemos, tales como manuales, tarjetas de bienvenida, etc. Y si adjuntamos algo erróneo, se puede eliminar.
Debido a que es parte fundamental del comportamiento (y no tendría sentido enviar un correo de carta de oferta sin esta) no se puede eliminar el PDF de la carta de oferta.
Una vez que hayamos completado toda la configuración del correo, podemos proceder a dar clic en Enviar y nuestra carta de oferta ahora quedará pendiente a la espera de una respuesta por parte del postulante seleccionado.
Respondiendo una carta de oferta
Cuando a un postulante se le envía una carta de oferta, le llegará a su correo un mensaje como el siguiente, el cual reflejará las configuraciones que se hayan puesto en la configuración del correo:
Una vez el postulante da clic “Responder carta de oferta”, se mostrará un formulario en el cual deberá aceptar o rechazar la carta de oferta, dejando un comentario si es que así lo desea.
Esperando una respuesta
Estado de una carta de oferta
Una vez enviada una carta de oferta, podemos hacerle un seguimiento a su estado actual si es que tenemos acceso al sidebar del postulante.
En la sección superior del sidebar, encontraremos información importante referente a carta de oferta con un tooltip que nos dará los detalles de esta, como quién la envío, cuál fue la fecha de envío o cuándo fue respondida.
Los posibles estados para una carta de oferta son:
- Pendiente: La carta de oferta fue enviada pero aún no es respondida por el postulante
- Aceptada: La carta de oferta fue aceptada por el postulante
- Rechazada: La carta de oferta fue rechazada por el postulante
- Expirada: La carta de oferta expiró debido a una acción del reclutador
Enviar recordatorio
Durante el proceso de espera de respuesta, podrás enviar recordatorios al postulante para que responda la carta de oferta. Esta acción enviará un correo al postulante solicitando respuesta a la carta pendiente.
Expirar carta de oferta
Esta opción permitirá expirar la carta de oferta enviada previamente al postulante, una vez ejecutada esta acción, el postulante no podrá responder la carta de oferta y recibirá un correo de notificación, aquí podrás añadir un comentario opcional para notificar al postulante.
Notificaciones de respuesta
Cuando el postulante acepta o rechaza la carta de oferta, se le enviará un correo de notificación tanto al reclutador que le envió la carta de oferta, como a los CC que fueron añadidos en la configuración del correo.
Enviar nueva carta de oferta
Esta acción permite enviar una nueva carta de oferta con nuevos valores al postulante, repitiendo el flujo de configuración de carta de oferta y de correo. Esta acción estará disponible sólo si se envió previamente una carta de oferta y esta se encuentra en estado pendiente o rechazada.
Al presionar la acción Enviar nueva carta de oferta, se procede a configurar la carta. Para facilitar la configuración, se mostrará la plantilla y los valores pactados en la carta de oferta anterior.
Finalmente deberás confirmar el correo y listo! Se enviará una nueva oferta al postulante y expiraremos automáticamente la oferta anterior.
Ahora ya conoces todo el proceso de carta oferta en Buk, te invitamos a que puedas usar al máximo todas las configuraciones que tenemos dentro del módulo de selección.
Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 