Asignación de políticas de vacaciones – Chile

Objetivo:

El propósito de este artículo es proporcionar un paso a paso detallado sobre la gestión de las políticas de vacaciones dentro de Buk, permitiendo a los administradores y gestores de recursos humanos o personas una administración eficiente y clara de los días de vacaciones de sus colaboradores. Se busca garantizar que, ya sea para un solo empleado o para un grupo grande, la asignación, modificación o visualización de las políticas de vacaciones sea un proceso fluido y sin errores.

Alcance / Limitaciones:

El artículo aborda el proceso de gestión de vacaciones en Buk, desglosando dos enfoques distintos: El individual, donde se maneja la información de un colaborador en particular, y el masivo, que se orienta hacia la manipulación de datos de múltiples colaboradores simultáneamente. Es importante subrayar que, aunque el Importador es una herramienta poderosa para incorporar nuevas políticas, no está diseñado para modificar políticas ya establecidas. Por otro lado, el Modificador tiene la capacidad de alterar las políticas existentes pero no de añadir nuevas. Además, cabe mencionar que Buk realiza cálculos automáticos basándose en las fechas y datos introducidos, facilitando así la labor administrativa.

Sustento Legal y Aplicaciones:

Este artículo se enfoca en cómo utilizar Buk para gestionar las políticas de vacaciones. Es esencial recordar que, si bien las herramientas facilitan la administración de las vacaciones, la responsabilidad legal recae sobre la empresa y sus gestores. Es recomendable que las empresas consulten regularmente las actualizaciones legales y verifiquen que sus políticas internas estén en conformidad.

Proceso en Plataforma Individual:

Para gestionar las vacaciones de un empleado, accede a su ficha, luego presiona sobre la pestaña de "Vacaciones" y después en "Asignación". Al hacerlo, se abrirá un cuadro de diálogo.

Si es la primera vez que asignas una política, solo verás las políticas que tienes configuradas como predeterminadas. Este cuadro refleja la configuración de vacaciones del mes activo en Buk, usando como ejemplo septiembre 2023.

Para asignar una nueva política y/o tipo de vacación deberás completar los siguientes campos:

Tipo de Vacaciones: Selecciona el tipo de vacación que deseas asignar.
Política de Vacaciones: Elige la política correspondiente.
Fecha Inicio Vigencia: Esta es la fecha desde la cual el colaborador comenzará a acumular sus días de vacaciones. Puedes establecer una fecha desde su ingreso en adelante, pero nunca una fecha anterior a su ingreso a la empresa. Si no seleccionas una fecha, se usará automáticamente su fecha de ingreso.
Fecha de Desasignación: Representa el día en el que el colaborador deja de acumular días de vacaciones. No necesitas llenar este campo a menos que desees que el colaborador deje de acumular días en una fecha específica. Si decides quitar una política, marca una fecha de desasignación para que el sistema calcule cuántos días de vacaciones le corresponden hasta ese momento.

Si necesitas agregar otra política de vacaciones, haz clic en el ícono "+" y te encontrarás nuevamente con los 4 campos para completar. Luego de rellenarlos, presiona "Guardar".

Después de completar la información Buk calculará automáticamente los días de vacaciones que el colaborador ha acumulado desde su última fecha de asignación o "Fecha de Inicio de Vigencia", por ejemplo, el 01-10-22.

Es importante mencionar que si estableces una fecha de desasignación en el futuro, como el 01-10-2023 en nuestro ejemplo, Buk calculará y otorgará los días de vacaciones proporcionales entre la Fecha Inicio Vigencia y la Fecha de Desasignación cuando llegue ese día. Si la fecha no ha llegado, el saldo de días de vacaciones será 0. Por el contrario, si eliges una Fecha de Desasignación que ya ha pasado, Buk calculará y otorgará de inmediato los días de vacaciones proporcionales que le corresponden al colaborador.

De esta forma podrás asignar y/o editar tu política de vacaciones de forma individual.

Proceso en Plataforma Masivo:

Hay dos herramientas clave para homologar el flujo individual: El Importador y el Modificador de "Asignación Políticas de Vacaciones". Que servirán para cargar la información por primera vez y para modificar la información existente respectivamente.

En primer lugar, para acceder al importador dirígete a "Información", después a "Importadores" y luego presiona "Importadores". En esta visual ubica el importador de "Asignación Políticas de Vacaciones". Al hacer click, se abrirá un cuadro con las instrucciones para la carga.

Con este importador puedes añadir nuevas políticas de vacaciones, pero no editar las ya existentes. Si lo comparamos con el flujo individual, esta herramienta te proporciona la función del botón "+".

Al descargar el plantilla debes completar:

RUT: Ingresa el RUT del empleado (por ejemplo, 12.345.678-9).
Código de Ficha: Ingresa el código de ficha del colaborador, por ejemplo "F1".
Código de política: Debe coincidir con una opción en la pestaña "Listas" ubicada en el template.
Fecha Inicio Vigencia: Fecha desde la que el colaborador acumula días de vacaciones. Si dejas el campo vacío, se usará la fecha de ingreso del colaborador.
Fecha de Desasignación: Indica cuando el empleado deja de acumular días. Si decides quitar una política, marca esta fecha.

Tras completar la plantilla, haz clic en "Seleccionar archivo" y sube el documento. La información se mostrará en la ficha del empleado.

Por otra parte, si deseas editar las políticas asignadas dirígete a "Información", después a "Importadores" y luego presiona "Importadores". En esta visual ubica el importador de "Asignación Políticas de Vacaciones" (modificador). Al hacer click, se abrirá un cuadro con las instrucciones para la carga.

Este permite editar políticas ya existentes, pero no añadir nuevas. Y también permite desasignar masivamente. Si lo llevamos al flujo individual este importador te da acceso modificar los campos Fecha Inicio Vigencia, Fecha de Desasignación, Tipo de Vacaciones y Política de Vacaciones de las políticas ya asignadas.

Al descargar el template, verás todas las políticas del mes activo en Buk. Este archivo traerá toda la información visible en el modal más el RUT y el código de Ficha de los colaboradores.

Dentro del template, modifica lo necesario y luego sube el archivo desde la opción de "Seleccionar Archivo". Las modificaciones realizadas se visualizarán en cada ficha del colaborador.

De esta manera, podrás asignar y/o editar tus políticas de vacaciones de forma masiva.

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de personas esencial.

Palabras Claves:

Vacaciones, políticas de vacaciones, devengar, asignar, cálculo, legales, progresivos, administrativos, descanso reparatorio, modificar, editar, desasignación.

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