Carga masiva de cursos e instancias presenciales

Objetivo, alcance y limitaciones: 

Este artículo tiene como objetivo guiar a usuarios con rol administrador o súper administrador en la creación masiva de cursos presenciales utilizando importadores. El contenido abarca la carga de cursos, instancias y participantes mediante plantillas Excel estructuradas. 

Proceso: 

Acceso al importador

1. Dirígete al menú lateral izquierdo de la plataforma y selecciona la opción “Importadores”.
2. Accede al importador de Cursos presenciales.

Desde aquí podrás descargar ejemplos, completar plantillas y cargar información en tres pasos:

1. Crear cursos
2. Crear instancias
3. Registrar participantes

Paso 1: Crear cursos presenciales

1. Descarga la plantilla de ejemplo desde la plataforma.
   • Cada campo está marcado como obligatorio u opcional.
   • El formato esperado para cada dato está indicado en el archivo.
      
2. Completa la plantilla con la información requerida para cada curso.
    
3. Si deseas reemplazar alguno de los cursos presenciales existentes, marca la casilla “Reemplazar existente” antes de cargar la nueva planilla. Esto actualizará los cursos existentes que tengan el mismo nombre y se conservará la información de la nueva planilla.
    
4. Una vez completado el archivo, haz clic en “Crear cursos”.
   • El sistema validará el documento y, si no hay errores, te permitirá continuar al siguiente paso.

Paso 2: Crear instancias

1. Descarga la plantilla de instancias.
2. Completa los campos requeridos. Cada instancia debe estar asociada a un curso ya creado (por lo que puedes usar este paso independiente de los otros), acá debes utilizar el código de curso. 

La plantilla contiene dos hojas:

• Hoja 1: Información de la instancia
• Hoja 2: Códigos de cursos para vincular en la hoja 1

3. Una vez completada y cargada la planilla, haz clic en “Crear imparticiones”.

• En éste paso no puedes reemplazar información, asegúrate de colocar los datos en el mismo formato que te aparece en la planilla de ejemplo.

Paso 3: Registrar participantes

Una vez inscritos los participantes, también puedes actualizar masivamente sus notas y estado de aprobación. El proceso es similar al de asignación:

• Descarga la plantilla para notas y estado de aprobación.
• Completa el archivo con el identificador del usuario, el código de la instancia, la nota y el estado final (p. ej., Aprobado, Reprobado). La segunda hoja de la plantilla te servirá de referencia para los códigos de las instancias.
• Carga el archivo para aplicar las actualizaciones.

1. Descarga la plantilla para asignar participantes (este paso es independiente de los que le anteceden) 
2. En la Hoja 1, ingresa los identificadores de los usuarios y el código de la instancia en la que deseas inscribirlos.
3. Utiliza la Hoja 2 para obtener los códigos de las instancias generadas previamente.
4. Una vez completada la plantilla, cárgala y haz clic en “Inscribir participantes”. (En éste paso no puedes reemplazar información, asegúrate de colocar toda la información asociada a los participantes).

Historial de cargas

Después de completar cada paso, puedes acceder al historial de cargas para verificar el resultado del proceso. Desde esta vista podrás:

• Consultar la fecha y hora de cada carga
• Ver el usuario que realizó la acción
• Revisar el estado y el resultado de la carga
• Descargar el archivo cargado
• Consultar la columna "Respuesta" con detalles en caso de errores

Errores frecuentes en la carga masiva

Errores frecuentes en la carga masiva

A continuación, se describen algunos de los errores más comunes que puedes encontrar al utilizar los importadores y cómo solucionarlos:

• Identificador no encontrado:
  • Causa: El RUT/identificador del colaborador o el código del curso/instancia ingresado en la plantilla no existe en la plataforma.
  • Solución: Verifica que los identificadores y códigos sean correctos y coincidan exactamente con los registrados en el sistema. Puedes descargar las plantillas de los pasos 2 y 3, que contienen los códigos de los cursos e instancias ya creados para guiarte.
• Formato de datos incorrecto:
  • Causa: Los datos en una o más celdas no cumplen con el formato especificado en la plantilla (por ejemplo, fechas o números).
  • Solución: Revisa las indicaciones de formato en la cabecera de cada columna de la plantilla de ejemplo y asegúrate de que todos los datos cumplan con lo solicitado. Presta especial atención al formato de las fechas (DD-MM-AAAA).
• Campos obligatorios vacíos:
  • Causa: Has dejado en blanco una columna que está marcada como obligatoria en la plantilla.
  • Solución: Completa toda la información marcada como obligatoria antes de volver a cargar el archivo.
• Error en la cabecera del archivo:
  • Causa: Modificaste o eliminaste el nombre de alguna de las columnas en la plantilla.
  • Solución: Descarga nuevamente la plantilla y copia tus datos sin alterar los nombres de las columnas originales. El sistema necesita reconocer estas cabeceras para procesar la información correctamente.

A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo se vería la Hoja 1 de la plantilla para registrar participantes:

Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

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