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Las automatizaciones permiten que tus solicitudes (workflows) se inicien de forma automática en respuesta a ciertos eventos dentro de la plataforma, eliminando la necesidad de intervención manual.
Antes de comenzar con la configuración, es importante entender qué es un evento y qué es una acción dentro de esta funcionalidad:
Un evento es una situación que ocurre en la plataforma y que puede gatillar automáticamente el inicio de una solicitud flexible (por ejemplo, la creación de un nuevo colaborador).
Eventos disponibles actualmente:
Cuando se le crea un trabajo a un Colaborador. Se gatilla cuando se crea un trabajo y se le asigna a un colaborador.
Cuando se termina el trabajo de un Colaborador: Se gatilla cuando se termina un trabajo. Si es con fecha de termino, se gatilla cuando se inicia el proceso, no en la fecha de termino.
Cuando se modifica el trabajo de un Colaborador. Se gatilla al modificar un campo del trabajo del Colaborador. Puedes filtrar para que solo se ejecute si cambia cualquier combinación de estos campos:
Sueldo Base
Área
Empresa
Supervisor
Cargo
Fecha de Inicio
Días de la Jornada
Jornada Laboral
Horario Semanal
Tipo de Contrato
Tipo de Jornada
Todos estos eventos funcionan por formulario, API, importadores masivos y otros workflows.
Por otro lado, una acción es lo que se ejecuta automáticamente cuando ocurre el evento (por ejemplo, generar una tarea pendiente o un documento).
Acciones disponibles actualmente:
Generar Documentos: Crea y asigna una tarea pendiente configurable a un colaborador. Por ejemplo, asignar un contrato o anexo. Requiere el módulo de Documentos y Firma y Gestión Documental y el permiso "Documentos" en Modificación.
Agregar participante a Encuesta Libre: Agrega a un participante a una encuesta libre que ya se encuentre iniciada. Requiere el módulo de Encuestas y el permiso de "Encuesta Libre" en Modificación.
Generar Tarea Pendiente: Asigna una tarea a un usuario para que la realice. Requiere tener encendido el parámetro general "Habilitar tareas pendientes". Puedes revisar el artículo Tareas Pendientes - Manual para mas detalle.
Solicitud de activos: Solicita un activo para un nuevo colaborador (solo disponible para flujos de alta). Requiere tener contratado el módulo de Gestión de activos y el permiso "Configuración de gestión de activos" en Modificación.
Inscribir en curso: Asigna un curso de capacitación a un colaborador. Requiere tener el módulo de Capacitaciones contratado y el permiso de "LMS" en Administrador o superior.
La configuración de cada una de estas acciones requiere la contratación de su módulo y su permiso correspondiente. Para mas detalle, revisa el articulo "¿Como funcionan los permisos en Workflow?
Próximamente:
Asignar activos a un colaborador (requiere módulo Gestión de Activos)
Asignar cursos a un colaborador (requiere módulo de Capacitaciones)
- y más
A continuación, te guiamos paso a paso para configurar una plantilla para una automatización
¿Qué necesitas antes?
Tener permiso de Modificación en el módulo Solicitudes. Puedes revisarlo desde Administración (⚙️) > Usuarios y perfiles. Para configurar una acción de un modulo, también debes tener permiso sobre ese módulo.
Contar con el módulo de Workflow activado en tu plataforma.
Pasos para configurar una plantilla de automatización
1. Accede a la configuración de plantillas
Dirígete a Administrativo > Workflow > Plantillas en el menú principal y selecciona la opción de Crear Plantilla. También puedes editar una plantilla existente haciendo clic en los los 3 puntos a la derecha de la plantilla y luego en "Editar".
2. Elige una plantilla pre-configurada
Si elegiste crear plantilla, verás el catalogo de plantillas: una serie de plantillas pre configuradas que te ayudarán en la configuración.
Si eliges "Empezar desde cero", podrás configurar el nombre y tipo. Para configurar una automatización, selecciona tipo Flexible, ya que no están disponibles para otro tipo.
3. En la configuración de la plantilla, selecciona inicio por "Evento de la plataforma" y elige el evento que dará inicio a esta solicitud
4. (Opcional) Define las reglas para filtrar cuando se iniciará la solicitud. Solo se iniciaran solicitudes cuando se cumplan estas reglas.
Puedes filtrar por los atributos del colaborador o de su trabajo.
Nota*: El evento "Cuando se modifica el trabajo de un Colaborador" aun no detecta si cambió un atributo en específico, solo identifica que hubo algún cambio en el trabajo del colaborador y, si además se cumple una condición adicional
Por ejemplo:
✅ Lo que sí se puede: “Si se modifica el trabajo del colaborador y el área del colaborador es Operaciones, gatillar X acción.”
🚫 Lo que no se puede (aún): “Si se modifica el área del colaborador, gatillar X acción.”
5. Configura la acción que gatilla este evento
En la etapa final del flujo, podrás definir la acción que se ejecutará automáticamente cuando ocurra el evento:
Haz clic en "Añadir acción", selecciona la acción que quieras gatillar y completa los campos requeridos.
Nota: Actualmente solo puedes configurar una acción por plantilla. Si quieres generar mas acciones con el mismo evento, te recomendamos duplicar la plantilla y modificar la acción. Estamos trabajando para permitir múltiples acciones en una plantilla para el futuro cercano.
5. Completa la configuración y guarda
ℹ️ Consideraciones importantes
No podrás configurar formularios en la etapa que inicia por evento.
Tampoco podrás configurar eventos intermedios que controlen el paso entre etapas.
Sí podrás configurar notificaciones, para mantener informados a los responsables en cada etapa.
- Por ahora, una plantilla solo permite configurar una acción. Si necesitas que el mismo evento gatille distintas acciones, puedes duplicar la plantilla y cambiar la acción en esta plantilla duplicada.
Cuando termines, haz clic en Guardar.
¿Cómo identificar automatizaciones?
Puedes ver todas tus plantillas de solicitudes desde la vista de configuración de plantillas. Para identificar fácilmente cuáles están configuradas para iniciar automáticamente, puedes revisar las columnas "Inicio" y "Acción". Recuerda activarlas si las tienes ocultas.
En esta vista, en la columna "Inicio" verás si el workflow comienza con "Formulario" (inicio manual) o con el nombre del evento, como "Cuando se cree un nuevo Colaborador".
En la columna Acción, se indicará qué acción se gatillará automáticamente.
En la vista de solicitudes, bajo el tab de "Todas" en la columna Solicitante verás un "Automatización" cuando la solicitud es de ese tipo. Recuerda que también puedes habilitar esta columna si es que está oculta.
Cada vez que se ejecute una automatización, veras acá una entrada con la ejecución. Si realizas una acción masiva, como un alta de varios empleados, veras una fila por cada empleado con el estado de cada una.
Para ver el detalle de la solicitud, haz clic en el botón "Ver detalle", que te mostrara su estado, nombre, fecha y notificaciones: