Nota: Esta funcionalidad aún no esta disponible para clientes. Si te interesa participar del lanzamiento como cliente beta, ¡envíanos un Ayúdanos a Mejorar indicándolo!
Ahora puedes automatizar tus flujos en la plataforma para que se inicien sin intervención manual cuando ocurren ciertos eventos. En esta primera versión, el evento disponible es la creación de un nuevo colaborador.
¿Qué necesitas antes?
-
Tener permiso de Modificación en el módulo Solicitudes.
Puedes revisarlo desde Administración (⚙️) > Usuarios y perfiles. -
Contar con el módulo de Workflow activado en tu plataforma.
Pasos para configurar un Workflow automático
1. Accede a la configuración de un workflow
Dirígete a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes en el menú principal y selecciona la opción de Configuración.
2. Crea o edita una plantilla de tipo flexible
La automatización solo está disponible para solicitudes de tipo flexible:
3. En la configuración de la plantilla, elige el inicio por evento
Selecciona la opción "Evento de la plataforma" como método de inicio de la solicitud.
4. Selecciona el evento que dará inicio a esta solicitud
Elige "Cuando se cree un nuevo Colaborador".
Por ahora, este es el único evento disponible para iniciar automáticamente una solicitud.
5. Configura las acciones que gatilla este evento
En la etapa final del flujo, podrás definir qué acciones se ejecutarán automáticamente cuando se dispare el evento:
Haz clic en "Añadir acción" y completa los siguientes campos:
-
Punto de integración: selecciona con qué módulo quieres interactuar.
Por ahora, solo está disponible la opción "Documentos".
-
Acción a realizar: elige qué acción ejecutar.
Actualmente solo se encuentra disponible "Generar documento".
-
Plantilla de documentos: selecciona la plantilla del documento que quieres generar automáticamente para el nuevo colaborador.
-
Visible para el colaborador: indica si el documento generado será visible o no para el colaborador (Sí / No).
ℹ️ Consideraciones importantes
Al tratarse de un flujo que transcurre de forma automática:
-
No podrás configurar formularios en la etapa que inicia por evento, ya que no hay un solicitante que complete la información.
-
Tampoco podrás configurar eventos intermedios que controlen el paso entre etapas, ya que todas se aprueban automáticamente al momento de activarse el flujo.
-
Sí podrás configurar notificaciones, para mantener informados a los responsables en cada etapa.
6. Completa la configuración y guarda
📌 Importante: La etapa que se inicia automáticamente por evento no admite la configuración de formularios, ya que no hay un solicitante que los complete. Si necesitas capturar información, deberás agregar una etapa posterior con formulario editable.
Además, aunque agregues etapas al flujo, éstas se aprobarán automáticamente en el momento en que se gatilla la solicitud.
Cuando termines, haz clic en Guardar.
💡 Este flujo se activará automáticamente cada vez que se cree un nuevo colaborador, generando las solicitudes y notificaciones correspondientes.
¿Cómo identificar plantillas automáticas?
Puedes ver todas tus plantillas de solicitudes desde la vista de configuración. Para identificar fácilmente cuáles están configuradas para iniciar automáticamente, puedes revisar las columnas "Inicio" y "Acción".
-
En la columna Inicio verás si el workflow comienza con un Formulario (inicio manual) o con un evento, como "Cuando se cree un nuevo Colaborador".
-
En la columna Acción, se indicará qué acción se gatillará automáticamente, por ejemplo, la generación de un documento.
¿Qué ocurre al configurar este workflow?
Una vez configurado, cada vez que se termine el proceso de alta de un colaborador (ya sea a través de un flujo de alta o desde una creación manual en la ficha), se gatillará automáticamente esta solicitud flexible, generando los documentos correspondientes y notificando a los responsables de cada etapa.
¿Cómo se visualizan estas solicitudes?
-
En la vista de solicitudes, la columna "Solicitante" aparecerá vacía, ya que no hay una persona que la haya iniciado manualmente.
-
En el PDF exportable de la solicitud, también no aparecerá ningún solicitante registrado.
¿Para qué sirve?
-
Automatizar tareas del onboarding.
-
Asegurar que no se olviden pasos clave.
-
Ahorrar tiempo y reducir errores manuales.
Excepciones ⚠️
-
Colaboradores creados mediante el importador masivo no gatillarán workflows automáticos.
-
Esta funcionalidad solo está disponible para solicitudes flexibles y eventos específicos de la plataforma (por ahora, solo el alta de colaboradores).
-
Las etapas agregadas al flujo se aprueban automáticamente; no requieren intervención humana, a menos que configures una etapa posterior con acciones manuales.
Palabras Claves: Workflow, Configuración de procesos, Solicitudes, Dependencias, automático, onboarding, alta, flexible
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
¡Felices te ayudamos!
