En este artículo revisaremos cada una de estas pestañas y cómo puedes utilizarlas. Para acceder al módulo de Selección, dirígete al panel lateral izquierdo y selecciona Desarrollo organizacional > Selección.
Aquí encontrarás distintas pestañas que albergan información relacionada con los procesos de selección, postulantes, plantillas, la administración del módulo y su configuración.
La opción de Plantillas solo estará disponible para usuarios que tengan permiso de "Configuración de sistema" en su perfil.
Dentro del menú de "Plantillas" encontrarás:
Plantillas de Procesos
Plantillas de Formularios
Plantilla de Pruebas
Plantillas de Correos
Plantillas Carta de Oferta
Plantillas de Procesos
Aquí puedes crear tu plantilla tipo para las etapas del proceso de selección. Puedes crear una plantilla por defecto, que será la que se desplegará en todos tus procesos y además, puedes crear una plantilla por cargo.
Al hacer clic en "Crear plantilla de procesos", podrás configurar la plantilla completando los siguientes campos:
- Asigna un nombre a la plantilla (obligatorio).
- Agrega los cargos creados en tu organización para los cuales aplicará. Si no seleccionas ninguno, esta plantilla aplicará para todos los procesos de selección (opcional)
- Asigna los formularios de postulación externa e interna (obligatorio).
- Selecciona un formulario de preguntas (opcional).
- Si lo necesitas, asigna un proveedor de pruebas psicométricas. Al seleccionar uno, se desplegará un listado con los test disponibles. Si deseas agregar un proveedor diferente, haz clic en el botón "Agregar proveedor".
- Configura las etapas del proceso de selección. De forma predeterminada, el sistema incluye las etapas "Postulantes" y "Contratados", pero puedes personalizar las etapas intermedias y asignarles una etiqueta.
Una vez que guardes la plantilla, el sistema te preguntará si deseas agregar una automatización.
Si aún no deseas configurar una regla de automatización, selecciona la opción "Solo guardar". En cambio, si deseas agregar una, selecciona "Agregar automatización". Esto te llevará al panel de automatizaciones, donde encontrarás todas las etapas del proceso de selección para que puedas crear una regla en la etapa que desees.
Recuerda que puedes añadir más de una regla por etapa.
⚠️ Importante: Si ya tienes procesos de selección creados y realizas cambios en la plantilla, estos no se verán reflejados en los procesos existentes. Los cambios solo se aplicarán a los nuevos procesos de selección que se creen a partir de ese momento.
Plantilla de Formularios
Configura los formularios que se utilizarán en los procesos de selección. Tienes la opción de personalizar pruebas, formularios de preguntas y formularios de postulación según las necesidades de cada proceso.
Al presionar el botón de "Crear plantilla de formulario" accedes a la configuración, creándole un nombre y seleccionando el "tipo de formulario". Al guardar, accedes directamente a las preguntas que puede tener esa plantilla de formulario.
⚠️ Importante: Si actualizas un formulario desde Plantillas > Formularios, los cambios no se aplicarán retroactivamente a los procesos de selección que ya hayan sido creados o iniciados. Solo se aplicarán a los procesos que se creen después de realizar las modificaciones.
Plantillas de Pruebas
Configura las pruebas que se utilizarán en los procesos de selección. Tienes la opción de personalizar pruebas según las necesidades de cada proceso. Puedes incluir un tiempo limite de respuesta para el candidato.
Se recomienda utilizar esta plantilla cuando necesites evaluar las habilidades del postulante bajo un tiempo límite.
Además de configurar las preguntas, puedes personalizar las notificaciones del correo que recibirá el postulante, el mensaje de bienvenida del formulario y el mensaje que se mostrará al finalizar la evaluación.
⚠️ Importante: Al activar la opción "Tiempo límite", las preguntas configuradas como obligatorias dejarán de serlo. Una vez que finalice el tiempo establecido, el formulario se cerrará automáticamente y se enviará con las respuestas que el postulante haya completado hasta ese momento.
Plantillas de Correos
Configura las plantillas de correos que se utilizan de forma masiva en el sistema. Tienes la posibilidad de personalizar plantillas de correos como carta oferta, Selección y Descarte.
Al hacer clic en "Crear plantilla de correo", accederás al panel de configuración, donde podrás ingresar información como el título, el tipo de correo, el asunto y otros destinatarios. Además, podrás adjuntar los archivos que necesites enviar mediante la plantilla.
También puedes utilizar las variables disponibles en el panel para crear correos genéricos que incorporen automáticamente la información del postulante. Estas variables pueden utilizarse tanto en el asunto como en el cuerpo del correo. Recuerda guardar los cambios para que se cree la plantilla correctamente.
⚠️ Importante: Los correos enviados desde la plataforma no pueden responderse, ya que todos se envían desde un mismo servidor. Por ello, si solicitas información mediante un correo, se recomienda indicar en el cuerpo del mensaje la dirección de correo a la que el postulante debe enviar su respuesta.
Plantillas de Cartas de Ofertas
Acá se pueden tener plantillas de Carta de oferta, las cuales se pueden editar tanto el nombre como el cuerpo del documento.
Al hacer clic en "Crear plantilla de carta oferta", accederás al panel de configuración, donde podrás definir los datos generales y el contenido de la plantilla.
Asigna un nombre a la plantilla y edita el cuerpo de la carta utilizando la barra de herramientas del editor. Además, puedes incorporar las variables del sistema para personalizar la carta oferta según el área, el cargo o cualquier otra información que necesites incluir de forma dinámica.
⚠️ Importante: Las variables se completan automáticamente con la información del proceso de selección y del candidato. Por ello, asegúrate de utilizar únicamente variables cuyos datos estén disponibles en el proceso; de lo contrario, esos campos se mostrarán en blanco al momento de generar y enviar la carta de oferta.
Dentro del menú de "Administración" encontrarás:
- Configuración URL pública
- Página Trabaja con nosotros
Política de Confidencialidad de datos
- Datos del postulante
Configuración de Empresas
Configuración URL pública
Al hacer clic en Configuración, se podrá configurar cómo se mostrará la información de tu proceso en la una URL pública. Puedes seleccionar mostrar o no el logo de la empresa, configurar los campos a mostrar, etc.
Además podrás previsualizar la información que estarás mostrando en el icono de ojo.
Página Trabaja con Nosotros
Desde esta sección podrás configurar la URL de tu portal de postulación y decidir si deseas mantenerlo activo o inactivo. Además, podrás acceder al enlace de tu portal para compartirlo cuando lo necesites.
En Configuración, encontrarás 2 pestañas:
General: Aquí puedes configurar logo, nombre y URL de tu empresa. También podrás cargar información de tus redes sociales. Además, podrás previsualizar cómo se verá tu portal.
Diseño y Contenidos: Aquí podrás configurar colores, imágenes, información y previsualizar cómo se vera el portal.
Confidencialidad de datos
Buk se compromete a proteger la confidencialidad, seguridad y privacidad de todos los datos de todos quienes postulen a través de la URL del proceso de selección.
Para esto, puedes editar y habilitar la plantilla para política de confidencialidad, desde Selección >> Administración >> Confidencialidad de datos. Aquí debes marcar la casilla "Habilitar Plantilla de Confidencialidad de Datos", y luego se desplegará el documento, el cual puedes editar en caso de ser necesario.
Al habilitar esta opción, los postulantes podrán descargar el documento o leerlo, y solo podrán completar su postulación si aceptan la política.
Puedes editarla cuando lo necesites. Los cambios que realices se aplicarán de forma retroactiva a todos los procesos de selección que ya estén creados o iniciados.
Datos de postulante
En esta pestaña se pueden configurar los campos del postulante, los que vienen creados por defecto y los que vienen de los atributos personalizados.
Existen tres campos obligatorios que siempre estarán marcados como "Requeridos". Estos datos son utilizados por la plataforma para crear al postulante y no pueden modificarse una vez creado, lo que evita la duplicación de postulantes en tu base de candidatos en Buk.
Si al crear un postulante de forma manual o mediante una carga masiva existen campos que no deseas visualizar, puedes configurarlos para que permanezcan ocultos. Del mismo modo, puedes definir qué campos serán obligatorios, opcionales u ocultos durante la creación del postulante.
⚠️ Importante: Si creas un atributo personalizado para la entidad "Postulante" y no visualizas el campo al crear un postulante, deberás habilitarlo desde esta sección. De forma predeterminada, todos los atributos personalizados se crean con el estado "Oculto". Para que sean visibles durante la creación del postulante, debes configurarlos como "Opcional" o "Requerido".
Empresas
Desde acá podrás configurar el logo y nombre de fantasía de cada empresa que tengas registrada en la plataforma solo debes dar click en "Editar".
Desde esta opción puedes configurar el logo que aparece en cada una de las ofertas de selección en la URL publica, según la empresa que busque el cargo.
Dentro del menú de "Configuraciones" encontrarás:
- Configuración de Selección
- Integraciones y Automatizaciones
Esta sección se puede visualizar para colaboradores con el permiso de “Administrador con acceso a Configuración del Sistema”.
Selección
En estas configuraciones se pueden activar las diferentes funcionalidades que se tienen dentro del módulo.
- Activar lector de CV en Selección: Esta opción permite activar o desactivar la postulación mediante la lectura de CV.
- Activar pruebas de selección: Esta opción permite activar las pruebas de selección (la solución debe estar contratada en el Marketplace).
- Habilitar permisos de reclutadores: Si esta opción está activada, los reclutadores de los procesos de selección tendrán permisos de modificación sobre el proceso. Si no deseas que los reclutadores configurados en un proceso realicen cambios, debes desactivar esta opción.
- Habilitar publicación de empleos en linkedin: Esta opción permite que los usuarios publiquen procesos de selección en sus cuentas de linkedin.
- Nombre mail de selección: En esta sección puedes configurar el nombre con los cuales llegaran los correos al postulante.
- Habilitar citas de entrevistas en calendarios externos: Esta configuración habilita la opción de crear la cita en el calendario al momento de agendar una entrevista
Integraciones
En esta pestaña están todas las integraciones que hay con los diferentes proveedores y portales de empleos.
Una vez que adquieras la integración a través del Marketplace de Buk e ingreses las credenciales correspondientes, habilita esta opciones según corresponda para comenzar a utilizar las integraciones
Estadísticas Módulo de Selección
Si quieres conocer estadísticas sobre tus procesos de selección, puedes hacerlo desde Selección >> Procesos >> Estadísticas.
Aquí encontrarás un panel con información sobre:
Candidatos por proceso: promedio de candidatos por proceso de selección
Duración de los procesos: duración promedio de los procesos finalizados.
Postulantes internos: porcentaje promedio de candidatos internos por proceso.
Además, puedes encontrar y descargar gráficos con información sobre:
Promedio de postulantes calificados: Son aquellos postulantes que se han movido de la etapa de inicial del proceso.
Cantidad de procesos (abiertos v/s cerrados)
Postulantes por fuente de reclutamiento
Tiempo de contratación: Promedio de días (hábiles) que transcurren desde que se publica el proceso hasta que es contratado un postulante.
Si ya configuraste todas las opciones antes mencionadas, ya tienes listo tu módulo de Selección, ahora solo debes crear y publicar tus procesos!
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo.
¡Felices te ayudamos!