En Buk puedes crear una base de datos de postulantes para mantener centralizada la información de las personas que participan en tus procesos de selección.
Existen dos formas de incorporar postulantes a esta base de datos:
- Mediante una postulación: La ficha del postulante se crea automáticamente cuando este postula a un proceso de selección a través de la URL de postulación.
- Creando un postulantes de manera masiva o individual: Puedes crear la ficha del postulante directamente desde Buk.
Dirígete al panel lateral izquierdo y selecciona Desarrollo organizacional > Selección > Postulantes.
En esta sección podrás visualizar todas las fichas de postulantes creadas actualmente en la plataforma. Además, encontrarás las vistas "Validados" y "Sin validar", donde podrás revisar el estado de cada registro.
Los postulantes se dividen en dos estados principales:
- "Validados": Corresponde a aquellos postulantes que completaron la información requerida.
- "Sin validar": Corresponde a registros de postulantes que no finalizaron el proceso de registro, ya sea porque abandonaron la postulación o dejaron información incompleta al momento de completar el "formulario de postulación" interna o externa.
Para crear un postulante, haz clic en el botón "Nuevo postulante". Tendrás la opción de crear una nueva ficha desde cero o utilizar los datos de colaboradores que ya existen en la plataforma.
Una vez que hagas clic en "Crear Nuevo", deberás completar la información solicitada por la plataforma. Los datos marcados con un (*) son obligatorios y corresponden a la información mínima necesaria para crear una ficha de postulante en la plataforma.
⚠️Importante: Puedes cambiar la obligatoriedad de los datos solicitados para la creación de una ficha de postulante en Selección > Administración > Datos de postulante. Para más información sobre esta configuración, revisa el apartado "Datos de postulante" en el siguiente enlace Configuraciones Módulo de Selección
Una vez creado el postulante, podrás acceder a su ficha, donde encontrarás las siguientes pestañas:
- Información general: Muestra la información ingresada durante la creación del postulante. Si algún campo quedó vacío o deseas actualizar algún dato, haz clic en "Editar" para modificar la información. Además, encontrarás la subpestaña "Información académica", donde se visualizarán los antecedentes relacionados con el nivel educacional del postulante.
- Postulaciones: Permite visualizar el listado de procesos de selección en los que el postulante ha participado o postulado.
- Comentarios: Permite agregar comentarios generales o asociados a un proceso de selección específico. Si el postulante aún no participa en ningún proceso, igualmente podrás registrar comentarios en su ficha.
- Entrevistas: Permite gestionar el calendario de entrevistas del postulante. Para utilizar esta funcionalidad, primero debes configurar la integración con el calendario que utilices, como Outlook o Google Calendar.
- Email: Permite revisar el historial de correos enviados al postulante. Además, podrás enviar nuevos correos utilizando las plantillas de correo configuradas en la plataforma.
- Documentos: Permite adjuntar documentación adicional al perfil del postulante, como certificados u otros archivos complementarios.
- Historial: Muestra el registro de movimientos y cambios del postulante en los distintos procesos de selección en los que ha participado.
Creación Masiva de postulantes en Selección:
Dirígete al panel lateral izquierdo y selecciona Reportería > Importadores > Talento > Selección > Postulantes.
La plataforma ofrece dos opciones para realizar la carga de postulantes: mediante una plantilla de Excel o a partir de los currículums de los candidatos.
Cargar mediante planilla de excel:
Descarga la plantilla y completa, al menos, los campos obligatorios para que la plataforma pueda crear a los postulantes. Estos corresponden a Nombre, Primer apellido y Correo electrónico. Si tienes otros campos configurados como "Requeridos", también deberán completarse.
Si completas los campos "Tipo de documento", "Comuna", "Región" o "País", deberás ingresar los códigos correspondientes según la lista disponible en la plantilla.
Desde curriculum:
Para cargar postulantes mediante currículums, sigue estas recomendaciones:
- Selecciona al menos un archivo.
- Los formatos admitidos son .doc, .docx y .pdf.
- Los archivos en formato .doc tienen un tamaño máximo de 175 KB. Si necesitas cargar archivos de mayor tamaño, utiliza los formatos .docx o .pdf.
- El lector de CV solo puede procesar documentos generados originalmente en formato .doc, .docx o .pdf. Si el archivo corresponde a una imagen convertida a PDF, la información no podrá ser leída correctamente.
- Si alguno de los datos extraídos del currículum está incompleto, podrás completarlo desde la opción "Editar" en la ficha del postulante.
Postulantes dentro de un proceso de selección
Una vez que los postulantes forman parte de tu base de datos, Buk te permite incorporarlos a un proceso de selección.
Para hacerlo, dirígete a Selección > Procesos, selecciona el proceso correspondiente y, en "Acciones", elige una de las siguientes opciones:
- Nuevo postulante: Crea una nueva ficha de postulante.
- Crear postulante desde empleado existente: Crea un postulante utilizando la información de un colaborador existente en la plataforma.
- Añadir postulante existente: Incorpora a un proceso de selección un postulante que ya se encuentra en tu base de datos.
- Importar postulantes: Esta opción funciona de la misma forma que la revisada anteriormente en este artículo. Permite incorporar postulantes directamente al proceso de selección mediante una plantilla de Excel o a partir de currículums importados.
Una vez añadidos tus postulantes, si marcas su casilla, podrás realizar diferentes acciones, como moverlos de etapa, descartar postulantes. O desde el ícono del basurero, eliminarlos del proceso.
Gestión del postulante en el proceso de selección
En el botón Acciones, puedes ingresar al panel de acciones que puedes realizar para la gestión de tu postulante.
- En el menú "Acciones" también encontrarás las siguientes opciones:
- Añadir etapas: Permite agregar nuevas etapas al proceso de selección. Si el proceso fue creado a partir de una plantilla, los cambios solo se aplicarán a ese proceso y no modificarán la plantilla original.
- Mover postulante: Permite mover uno o más postulantes entre las distintas etapas del proceso de selección.
- Analizar CV con Buk AI: Realiza un análisis del currículum del postulante utilizando la información del proceso de selección y el contenido del documento cargado.
- Enviar email masivo: Permite enviar un mismo correo a varios postulantes de una etapa. Puedes utilizar una plantilla de correo previamente creada o redactar un nuevo mensaje.
- Enviar formularios: Permite enviar a los postulantes los formularios asociados al proceso de selección.
- Enviar pruebas: Permite enviar formularios de prueba o pruebas psicométricas asociadas al proceso.
- Descartar postulante: Permite descartar uno o más postulantes del proceso. Los postulantes descartados se mostrarán en la sección correspondiente y, si lo necesitas, podrás reincorporarlos moviéndolos nuevamente a la etapa "Postulantes".
- Eliminar postulante: Elimina al postulante del proceso de selección, pero no de la base de datos de postulantes del módulo Selección.
⚠️ Importante:
- Si en la opción "Enviar pruebas" no encuentras la prueba que deseas aplicar, primero debes agregarla desde la pestaña "Pruebas" > "Acciones" > "Añadir pruebas" a tu proceso de selección.
- Del mismo modo, si en la opción "Enviar formularios" no encuentras el formulario que necesitas enviar, primero agrégalo desde la pestaña "Formularios" > "Agregar formulario".
Al hacer click directamente en el nombre del candidato accedes al resumen de su ficha como candidato en el actual proceso.
Al seleccionar un postulante dentro de un proceso de selección, encontrarás las siguientes pestañas:
- Resumen: Muestra la información que la plataforma puede extraer del currículum. Si el postulante no tiene un CV adjunto, se visualizarán los datos registrados en su ficha.
- Formularios: Permite revisar todos los formularios enviados al postulante y sus respectivas respuestas.
- Comentarios: Permite agregar y consultar notas relacionadas con la postulación del participante.
- Entrevistas: Muestra las entrevistas agendadas para el postulante y permite programar nuevas entrevistas desde esta misma sección.
- Scorecard: Permite evaluar las competencias asociadas al cargo del proceso de selección. Si el cargo tiene competencias transversales y específicas configuradas previamente en Cargos, la plataforma las cargará automáticamente para realizar la evaluación.
🎉 ¡Listo! Ya sabes cómo crear, gestionar y administrar postulantes durante un proceso de selección en Buk.