Esta guía te acompañará paso a paso en el uso de la funcionalidad de Buk diseñada para transformar las horas extras trabajadas por tus colaboradores en días adicionales de vacaciones. Esta herramienta te permitirá dar cumplimiento automatizado y sencillo a lo dispuesto en la Ley 21.561 (conocida popularmente como la Ley de 40 horas) en Chile, optimizando la gestión del tiempo libre de tus equipos.
Al finalizar este procedimiento, el sistema procesará la conversión de los tiempos de forma masiva, enviará las alertas correspondientes a las personas involucradas y actualizará los saldos de días de descanso directamente en las fichas del personal de tu empresa.
Paso a paso
Paso 1: Verificar y configurar las políticas de vacaciones requeridas
Para comenzar, es indispensable asegurarte de que el sistema cuente con las configuraciones previas exigidas. Primero, debes revisar que la política de vacaciones específica esté creada ingresando a la siguiente ruta en tu menú de configuraciones:
Ruta: Administración > Asistencia > Configuración > Tipo de vacaciones > Conversión Horas Extras
Una vez que compruebes que la política existe en los parámetros generales, el siguiente paso será asegurar su asignación individual. Para ello, dirígete a la ficha del trabajador que corresponda, ingresa a la pestaña llamada Vacaciones y luego pincha en la opción Asignación. En caso de que notes que el colaborador aún no la tiene vinculada, procede a asignarla en ese mismo instante para dejar su perfil completamente habilitado.
Paso 2: Acceder al importador masivo en la plataforma
Una vez que las fichas de tus trabajadores estén debidamente preparadas, daremos inicio al proceso de carga masiva. Para continuar, dirígete al panel de navegación y sigue esta ruta:
Ruta: Reportería > Importadores > Importadores
Al cargar la lista de herramientas disponibles en la pantalla, busca y escoge el importador denominado Conversión Horas Extras a Vacaciones (Importador). A continuación, verás que el sistema te solicitará seleccionar el período específico en el cual se realizaron las horas extras que vas a transformar. Tras definir este parámetro, descarga la plantilla de Excel provista.
Paso 3: Completar la información en la plantilla de Excel
En este punto, abre el archivo que acabas de descargar en tu computadora para registrar los movimientos. Verás que el documento cuenta con secciones muy útiles: en la pestaña titulada Distribución Horas Extras vendrán automáticamente cargadas todas las horas extras que ya están registradas en el sistema para el período escogido; gracias a esto, solo tendrás que buscar el RUT o número de identificación de la persona y traspasar de forma directa los datos.
Sitúate en la pestaña llamada Horas extra a vacaciones y completa con atención los campos obligatorios solicitados: número de identificación del colaborador, código de ficha, tipo de sobretiempo, centro de costo y la cantidad exacta de horas a convertir. Cuando hayas completado toda la información de tus trabajadores, guarda el documento en tu equipo.
Paso 4: Subir el archivo y procesar la conversión masiva
Con tu archivo de Excel guardado y listo, regresa a la plataforma de Buk y haz clic en el botón Subir Archivo para cargar la plantilla procesada. En este instante, verás que el sistema validará de forma automática las horas que se encuentran disponibles y aplicará la conversión de inmediato para los colaboradores que seleccionaste. Si la carga es exitosa, el sistema te mostrará un mensaje claro en la interfaz indicándote que el proceso finalizó de manera correcta. En el caso de que existan errores en los datos, la plataforma te los detallará para que puedas revisarlos y corregirlos rápidamente.
Paso 5: Verificar los resultados y registros de la conversión
Una vez que la plataforma te confirme el éxito de la carga, podrás comprobar que la información impactó correctamente a través de dos secciones. Primero, si ingresas directamente a la ficha de cada colaborador seleccionado, notarás que en su registro se reflejarán de inmediato los días de vacaciones adicionales que el sistema calculó. Segundo, si deseas ver el historial consolidado de tiempos, puedes navegar hacia la siguiente ruta:
Ruta: Asistencia > Horas Extras y Recargos
Una vez allí, verás que quedará un registro histórico y detallado de las horas que han sido convertidas por cada período de tiempo.
Paso 6: Modificar o eliminar registros ingresados (Si aplica)
En caso de que posterior a la carga necesites realizar alguna corrección o cambio en la información que ingresaste, el sistema te ofrece una vía de edición muy sencilla. Para realizarlo, dirígete al menú lateral de tu pantalla e ingresa a:
Ruta: Información > Importadores
En esta sección, busca y selecciona la herramienta llamada Conversión Horas Extras a Vacaciones. Si lo que necesitas es borrar por completo un registro previo, el procedimiento es muy simple: basta con que ingreses el valor 0 en el campo denominado Horas a Convertir dentro de la plantilla y vuelvas a cargar el archivo. El sistema interpretará este valor y eliminará el registro anterior.
Paso 7: Descargar el reporte consolidado de conversiones
Para terminar con el ciclo de gestión y mantener un respaldo ordenado de tus movimientos, la plataforma te permite extraer un informe completo. Si necesitas un reporte de todas las horas extras convertidas a vacaciones, dirígete al menú lateral en la sección de herramientas avanzadas siguiendo esta ruta:
Ruta: Información > Exportadores > Crear Reporte
Una vez allí, haz clic en la opción Exportadores, luego selecciona Crear Reporte y pincha en la opción llamada Distribución Horas Extras. Con esto, verás que el sistema generará y descargará un exportador personalizado directamente a tu ordenador con todo el detalle de los movimientos realizados.
Resultado esperado
Si realizaste el procedimiento de manera correcta, el sistema procesará la conversión de tiempos al instante. Los días adicionales de vacaciones quedarán calculados y cargados de manera automática en las fichas del personal correspondiente y se mantendrá un respaldo histórico en los cierres de asistencia. Además, de forma simultánea al momento de concretarse la carga exitosa, el sistema enviará de manera automática una notificación por correo electrónico tanto al colaborador beneficiado como a su supervisor directo para mantenerlos informados del movimiento.
Consideraciones adicionales
Definiciones importantes del módulo:
Vacaciones: Corresponde al tiempo de descanso legítimo al que un colaborador tiene derecho tras cumplir 1 año completo de servicios. En la legislación de Chile, equivalen a 15 días hábiles de base.
Horas Extras: Son aquellas horas trabajadas por sobre la jornada laboral ordinaria pactada en el contrato. Bajo esta normativa, pueden convertirse en días adicionales de vacaciones, permitiendo la legislación vigente adicionar un tope máximo de hasta 5 días al año por este concepto.
Factor de Pago: Es el porcentaje que determina el valor de las horas extras para su posterior conversión, calculado según las configuraciones que tengas vigentes en la plataforma. Recuerda que el mínimo que exige la ley chilena es del 50% por sobre el valor de la hora ordinaria de trabajo.
Sustento Legal y Aplicaciones:
Este procedimiento y su automatización en la plataforma se basan de forma estricta en lo establecido por el artículo 32, inciso 4, del Código del Trabajo en Chile, modificación legal que entró en vigencia operativa el pasado 26 de abril de 2024.
Plazos y Limitaciones de Gestión Manual:
La legislación chilena establece con claridad que el trabajador cuenta con un plazo máximo de 6 meses para utilizar los días de vacaciones que fueron convertidos desde sus horas extras. En caso de que transcurra este periodo de tiempo y la persona no llegue a utilizarlos, la normativa exige que estos días venzan y deban ser pagados de forma obligatoria en su liquidación de sueldo.
Es de suma importancia que tengas en cuenta que Buk no realizará esta reversión ni el pago de forma automática al cumplirse el plazo, por lo que tendrás que realizar este proceso de compensación económica de manera 100% manual en la plataforma a través de la creación y aplicación de un ítem de pago.