Objetivo:
El objetivo de este artículo es informar y guiar a nuestros clientes sobre las diferentes opciones para la creación y edición de empleados o colaboradores en nuestra plataforma ya sea de forma individual o masiva. Entrega opciones para incluir personas extranjeras y mantener información precisa en la plataforma.
Alcance / Limitaciones:
El artículo se centrará exclusivamente en la creación de empleados en la plataforma y no abordará otros aspectos relacionados, como la gestión de nómina. La información proporcionada en el artículo se basará en la funcionalidad y características disponibles, existiendo la posibilidad de que existan actualizaciones en un futuro.
Definiciones:
- Importadores: Herramienta capaz de cargar datos masivamente en la plataforma, facilitando la carga o actualización de información referente a los colaboradores, trabajos o empresas.
- Template: Es un archivo predefinido con una estructura específica que debe ser descargado y completado con los datos mínimos requeridos para su posterior carga en plataforma.
Sustento Legal y Aplicaciones:
La creación adecuada de empleados permite ir en línea con el cumplimiento de las regulaciones laborales vigentes, incluyendo requisitos legales y laborales relacionados con la contratación y afiliaciones. Utilizando Buk, podrás gestionar eficientemente tus procesos de gestión de personas, automatizando tareas y reduciendo errores en comparación con métodos manuales. Además, nuestra plataforma almacena la información relevante de tus colaboradores, lo que facilita una gestión eficiente de los datos. Buk se ajusta a las exigencias laborales y legales de los distintos organismos de regulación laboral.
Proceso en Plataforma Individual: Creación de empleados
Puedes crearlos de dos formas. La primera es desde "Administrativo" en la sección de "Panel de Control". Allí encontrarás un recuadro de "Empleados Nuevos", donde podrás revisar los últimos ingresos de colaboradores. Si haces click en "Nuevo", podrás crear un nuevo empleado. La segunda forma de hacerlo es desde "Administrativo" en la sección de "Empleados", al dar click en "Crear Empleados".
Ambas opciones te conducirán a la sección donde deberás completar la información personal, previsional y del trabajo asignado al colaborador.
El primer paso es proporcionar la información personal. Aquí deberás detallar datos como el nombre, apellido, identificación, país de nacimiento, sexo, fecha de nacimiento, email, entre otros.
En el campo "Número de documento", debes ingresar el número de identificación del empleado. En cuanto al "Tipo de Documento", puedes seleccionar RUT o elegir la opción "Otro" para incluir personas extranjeras. Si se selecciona "Otro", el "Número de documento" sólo aceptará caracteres alfanuméricos.
Los campos marcados con un asterisco "*" son obligatorios y
colaboradores con tipo de documento "Otro" no estarán sujetos a pagos.
Se presentan dos flujos diferentes para crear un colaborador dependiendo si se les paga remuneraciones o no. A continuación, te explicamos en detalle cada uno.
1. Colaborador Sin Remuneración
Si la empresa no ha contratado el módulo de remuneraciones, entonces la opción de "Forma de Pago" aparecerá por defecto como "No Generar Pago". En cambio, si la empresa sí cuenta con el módulo de remuneraciones, pero no se desea procesar el pago de un colaborador a través de Buk, puede simplemente seleccionar la opción "No Generar Pago" en la ficha del empleado.
El siguiente paso es completar la Información Previsional. Aquí, deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Si no deseas proporcionar detalles sobre el plan previsional del colaborador, puedes seleccionar las opciones “No Cotiza” o No Aplica “N/A” en los campos correspondientes. Sin embargo, si prefieres registrar esta información en la ficha del colaborador puedes rellenar estos campos.
Por último, deberás rellenar la información laboral relacionada con el trabajo del colaborador, como la empresa, el área, supervisor, entre otros.
Dado que estos colaboradores no estarán sujetos a pagos, en la sección de "Remuneraciones" se encontrará un checkbox "Colaborador con liquidaciones", el cual aparecerá desmarcado por defecto y no se podrá modificar. En este caso, el campo de "Sueldo" será opcional, por lo que podrás dejarlo vacío, en 0 o ingresar un valor para referencia interna.
Haz clic en "Finalizar" para completar el proceso. El sistema te confirmará que el trabajo y el colaborador han sido creados correctamente.
2. Colaborador Con Remuneración
Si deseas crear un colaborador con remuneración, deberás completar los campos de "Forma de Pago" seleccionando la opción que corresponda.
Luego, continua con la Información Previsional, donde deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Completada esta información, presiona "Siguiente" para avanzar.
Por último, deberás completar la información laboral del colaborador, como la empresa, el área, supervisor, sueldo base, entre otros.
Podrás observar que en el apartado de “Remuneraciones” vendrá activado el checkbox “Colaborador con liquidaciones”, el cual podrás desactivar o activar según corresponda, y deberás rellenar el campo de “Sueldo”.
Haz clic en "Finalizar" para completar el proceso. El sistema te confirmará que el trabajo y el colaborador han sido creados correctamente.
Si marcas que un colaborador tiene liquidación, pero su ficha está configurada como "No genera pago" o "No cotiza", aparecerá una alerta. Esta advertencia indica que, con esa configuración, el colaborador no recibirá pagos ni tendrá descuentos previsionales.
Para corregirlo, asegúrate de marcar que sí genera pago en sus Datos Personales y completar su plan previsional si corresponde.
Proceso en Plataforma Individual: Edición de empleados
Para editar la información de un empleado, debes acceder a la ficha del empleado que quieres editar. Para eso, puedes acceder a través de "Administrativo" > "Empleados" > "Vigentes" y luego seleccionar la ficha del empleado a editar.
Una vez en la ficha, debes seleccionar el botón del lápiz y seleccionar que tipo de dato es que quieres editar entre personales y previsionales.
Una vez seleccionado el tipo de dato a editar, se te desplegará un modal con los campos relacionados al tipo seleccionado, donde podrás editar los campos que necesites. Una vez editados, debes seleccionar guardar y los cambios se habrán guardado en la plataforma.
Proceso en Plataforma Individual: Edición del trabajo
Para editar el trabajo de un empleado debes entrar a la ficha del empleado y seleccionar el botón "Editar trabajo".
Una vez seleccionado podrás editar todos los campos relacionados al trabajo del empleado, como datos de remuneración, de la organización, laboral, de vacaciones, etc.
Habiendo realizados todos los cambios en el formulario, debes hacer clic en el botón "Guardar" y todos los cambios se verán reflejados en la ficha.
Proceso en Plataforma Masivo: Creación de empleados.
Puedes crear trabajadores de forma masiva utilizando los importadores de Buk. Para ello, dirígete a la sección "Información" y selecciona "Importadores". Haz clic en "Importadores" y encontrarás el importador de "Empleados/Colaboradores". Desde allí, podrás cargar la información personal y previsional del colaborador. El sistema te confirmará que el trabajo y el colaborador han sido creados correctamente una vez que completes este proceso.
1. Colaborador Sin Remuneración
Si la empresa no tiene contratado el módulo de remuneraciones, el importador masivo estará configurado para que los colaboradores no generen pagos ni cotizaciones previsionales de manera predeterminada, de esta forma, la planilla no incluirá por defecto las columnas de método de pago ni información previsional y, automáticamente, se asignará “No Cotiza” y “No generar pago” a los colaboradores.
Sin embargo, puedes marcar los checkbox “Añadir columnas información de pago” y “Añadir columnas información previsional” en caso de querer completar la forma de pago y/o el plan previsional de los colaboradores en el importador. Si activas estas opciones, las columnas correspondientes se incluirán en la planilla al descargarla.
En caso de que la empresa tiene contratado el módulo de remuneraciones, pero con pagos gestionados fuera de Buk, entonces se debe indicar en la columna del excel "Forma de pago" como "No generar pago" y dejar el resto de las columnas asociadas en blanco, similar al funcionamiento del formulario individual.
Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Esta incluirá las columnas necesarias para el registro de cada colaborador, pero si lo deseas puedes activar algún otro checkbox antes de descargar la planilla.
Ten en cuenta que si la empresa tiene contratado el módulo de remuneraciones, es posible cargar en el mismo archivo registros de colaboradores con y sin remuneraciones. Para aquellos que sí reciben pagos a través de Buk, se debe completar toda la información requerida sobre forma de pago, plan previsional, sueldo, etc. Mientras que, para aquellos que no reciben pagos en Buk, basta con ingresar “No generar pago” en la columna correspondiente y dejar el resto de los campos en blanco.
Al igual que en el flujo individual, el campo de sueldo puede llenarse opcionalmente para aquellos que no pagan liquidaciones, pero su valor no influirá en la generación de pagos.
Una vez ya cargado el archivo en el importador de Colaboradores, podrás proceder con el importador de Trabajos.
Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer clic para desplegar la información detallada. Cuando hayas completado la información, puedes subir el archivo desde "Seleccionar Archivo".
Si tu organización no tiene contratado el módulo de remuneraciones, la plantilla del importador no incluirá la columna “Con liquidaciones” y el campo de “Sueldo Base” será opcional.
En caso de tener contratado el módulo de remuneraciones pero no se desea generar liquidaciones a través de la plataforma o el documento del colaborador está configurado como "Otro", la plantilla sí incluirá la columna “Con liquidaciones”, donde deberás ingresar “No”. En este caso, el campo de sueldo base también será opcional.
2. Colaborador Con Remuneración
Si deseas gestionar el pago de sueldos a través de Buk y cuentas con el módulo de remuneraciones contratado, es necesario completar todos los campos requeridos en la plantilla del importador masivo.
Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Esta incluirá las columnas necesarias para el registro de cada colaborador, pero si lo deseas puedes activar algún checkbox antes de descargar la planilla.
Al completar la planilla, en la columna “Forma de pago”, deberás ingresar la información correspondiente para aquellos colaboradores que recibirán sueldos a través de Buk. En la columna “Número de documento”, debes ingresar el número de identificación del empleado y, para el campo "Tipo de documento", puedes seleccionar "RUT" u "Otro", en el caso de empleados extranjeros.
Una vez completada la planilla con toda la información requerida, podrás cargar el archivo en el importador. El sistema procesará los datos y confirmará que los colaboradores han sido creados correctamente, asegurando que la información ingresada sea válida para la gestión de pagos y cotizaciones previsionales.
Una vez ya cargado el archivo en el importador de Colaboradores, podrás proceder con el importador de Trabajos. Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer clic para desplegar la información detallada. Cuando hayas completado la información, puedes subir el archivo desde "Seleccionar Archivo".
La plantilla descargada incluirá la columna “Con liquidaciones”, la cual debe tener el valor “Sí” o, por defecto, dejar en blanco, ya que la plataforma entenderá que el colaborador sí recibirá liquidaciones. En este caso, el campo de “Sueldo Base” es de carácter obligatorio.
Ya después de haber cargado la información en los importadores de Colaboradores y de Trabajos, podrás continuar con la carga de Fotos de Perfil (este importador es opcional). El formato de las imágenes deberán estar en formato jpg o png para que puedan importarse con éxito.
Una vez completados todos estos pasos, tus colaboradores estarán creados en la plataforma.
Proceso en Plataforma Masivo: Edición de empleados.
Para editar empleados de manera masiva, debes dirigirte a "Información" > "Importadores" > "Importadores" y seleccionar el modificador dependiendo de los tipos de datos que necesitas modificar.
Si son datos personales, debes seleccionar el modificador de datos personales, y si son datos previsionales, debes seleccionar el modificador de previsión y salud.
Una vez que hayas seleccionado el modificador a utilizar se desplegará una vista en la que debes seleccionar "Iniciar proceso". Luego se te abrirá un modal con todos los campos disponibles a modificar, debes seleccionar aquellos que te interesen y descargar el template.
Una vez descargado el template, debes modificar todos los campos que necesites de los empleados a editar y luego debes seleccionar "Subir Plantilla" y verás el estado de carga de tu archivo donde podrás validar si se subió correctamente o no.
Proceso en Plataforma Masivo: Edición del trabajo.
Para editar el trabajo de múltiples empleados a la vez, debes dirigirte a debes dirigirte a "Información" > "Importadores" > "Importadores" y seleccionar el modificador de trabajos.
Al igual que con el modificador de empleados, deberás seleccionar iniciar proceso para que se despliegue el modal con el selector de campos a editar.
Primero, deberás seleccionar el sistema de remuneración para así identificar a todos los empleados que estén bajo ese sistema de remuneración, y por lo tanto, los campos a desplegarse serán los relacionados a ese tipo de remuneración.
Una vez seleccionado el sistema de remuneración, se te desplegara una lista con los campos a seleccionar, donde deberás elegir aquellos que necesites editar. Luego, puedes descargar el template con el botón "Descargar plantilla" para realizar todos los cambios que necesites en el excel y luego subirlo con el botón subir plantilla.
Una vez subida la plantilla, podrás ver el estado de carga de tu archivo donde podrás validar si se subió correctamente o no.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas Esencial.
- Módulos: Plataforma.
Palabras Claves:
Crear empleados, cargar información personal, cargar información previsional, crear trabajos, importador de empleados, nuevo empleado, nuevo colaborador.
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