Objetivo:
Este artículo tiene como objetivo explicar el proceso para la administración de solicitudes de actualización de datos personales de los colaboradores en Buk. Se enfoca en proporcionar a los responsables de gestión de personal las pautas necesarias para aceptar o rechazar estas solicitudes eficientemente, utilizando las herramientas que el sistema ofrece. Este procedimiento busca garantizar una gestión eficaz y comunicativa de las actualizaciones de datos, manteniendo la información de los colaboradores actualizada y mejorando la precisión en la administración de personas.
Alcance / Limitaciones:
El enfoque de este artículo se centra en el proceso de revisión de solicitudes de actualización de datos, no abarcando otros tipos de solicitudes o procesos administrativos adicionales.
Sustento Legal y Aplicaciones:
La gestión de solicitudes de actualización es un proceso fundamental para asegurar la precisión en la gestión de información de los colaboradores, lo cual tiene aplicaciones directas en áreas como nóminas, beneficios y cumplimiento legal.
Proceso:
En primer lugar, para que puedas recibir solicitudes de actualización de datos por parte del colaborador es necesario configurar que campos serán editables y cuales de estos tendrán un flujo de aprobación. Para esto, asegúrate de tener la Configuración General activa de "Actualización de datos con aprobación".
Una vez confirmado, dirígete hasta "Administración" haciendo clic en el ícono del engranaje y selecciona "Usuarios y Perfiles". Allí, en la pestaña de "Perfiles" presiona el botón de "Configuración de Perfil Normal" donde en la sección de "Ficha del Empleado" podrás definir que campos verá el colaborador al acceder a su ficha y cual de estos campos serán editables por él.
Posiciónate en la primera casilla y selecciona los campos de información que desees que el colaborador vea, seguidamente, abajo te figurará un recuadro con un listado de campos donde podrás seleccionar en la casilla de "Editable" si efectivamente el colaborador lo podrá editar desde su ficha. Adicionalmente, establece si esta edición requerirá una aprobación, de ser así, selecciona la casilla de "Aprobación" para ese campo.
Una vez que el colaborador desde su ficha ingrese su solicitud de cambio de datos el responsable recibirá una notificación en el Módulo de tareas pendientes. Para proceder con la revisión y resolución de la solicitud, se pueden seguir dos métodos:
- A través del Módulo de Tareas Pendientes: Se accede a este módulo y se hace clic en "Ver cambios" para revisar la solicitud.
- Desde la Ficha del Colaborador: Dentro de la ficha del colaborador, se selecciona el botón "Revisar solicitud" para acceder a los detalles.
En ambos casos, se presenta un modal que muestra la información antigua y la actualizada. Es importante que, durante este proceso, el responsable añada un comentario explicativo que posteriormente será enviado al colaborador junto con la resolución de la solicitud, ya sea de aprobación o rechazo.
Una vez que se ha tomado la decisión, se selecciona "aprobar" o "rechazar". El sistema confirmará que los datos personales del colaborador han sido actualizados o que la solicitud ha sido rechazada, según corresponda.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas pro.
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Para que puedas recibir solicitudes de actualización de datos por parte del colaborador es necesario configurar que campos los campos editables que tendrán un flujo de aprobación. Para esto, asegúrate de tener la Configuración General activa de "Actualización de datos con aprobación". En caso de que no sea así, de cumplir con los módulos mínimos de contratación, solicítale a SAC o a tu Jefe de Proyectos la activación de esta configuración.
Palabras Claves:
Datos personales, editar, ficha, colaborador, solicitud, aprobación, pendiente, atributos personalizados, rechazo, rechazar, revisar.