Una vez iniciada una encuesta de clima, podrás monitorear su avance, gestionar a los participantes y realizar distintas acciones para asegurar una correcta ejecución del proceso.
En este artículo aprenderás cómo revisar el progreso de la encuesta, reenviar formularios, enviar recordatorios, administrar participantes, compartir la gestión con otros usuarios y finalizar la encuesta cuando corresponda.
Iniciar la encuesta
Una vez finalizada la configuración de la encuesta, haz clic en "Comenzar encuesta" para iniciarla.
Al hacerlo, la plataforma enviará automáticamente la notificación de inicio a todos los participantes mediante correo electrónico, invitándolos a responder la encuesta.
📌 Importante: Una vez iniciada la encuesta, algunas configuraciones ya no podrán modificarse. Antes de comenzar, asegúrate de haber revisado los participantes, el formulario y las notificaciones configuradas.
Monitorea el Avance
Una vez iniciada la encuesta, podrás revisar el progreso de participación y realizar distintas acciones para aumentar la tasa de respuesta.
En la página principal encontrarás el Avance global, que muestra el porcentaje de participantes que ya respondieron la encuesta respecto del total de colaboradores invitados.
También podrás consultar el Detalle de áreas, donde se muestra el progreso de cada área o grupo configurado en la encuesta.
📌 Importante: Para resguardar el anonimato de los participantes, la plataforma no informa quiénes respondieron la encuesta. En esta vista solo podrás visualizar la cantidad de respuestas recibidas por cada grupo.
Si un grupo registra 4 o más respuestas, aparecerá con la etiqueta "Cumple", indicando que reúne el mínimo de respuestas necesario para generar resultados.
Por el contrario, los grupos con menos de 4 respuestas se mostrarán con la etiqueta "No cumple". Si finalizas la encuesta mientras un grupo se encuentra en este estado, no será posible visualizar sus resultados.
También puedes descargar el reporte de avance desde la pestaña "Participantes" haciendo clic en el ícono de "exportar". Se descargará un archivo Excel con el detalle de la participación.
Recordatorio
Puedes reenviar la encuesta haciendo clic en "Enviar recordatorios". El sistema enviará nuevamente la encuesta por correo a todos los colaboradores que aún no la hayan contestado.
Gestiona Participantes
Durante la ejecución de la encuesta, puedes activar o desactivar participantes según sea necesario.
Un participante inactivo no podrá responder la encuesta y dejará de ser considerado en el porcentaje de participación, salvo que haya respondido antes de ser inactivado.
Para inactivar un participante de forma individual, haz clic en "Inactivar" en la columna "Acciones".
Si necesitas inactivar varios participantes al mismo tiempo, selecciónalos y, desde el botón "Acciones", elige "Desactivar participantes".
Cuando desees que vuelvan a participar en la encuesta, selecciona nuevamente a los colaboradores y haz clic en "Activar participantes".
📌 Importante: Si un participante ya respondió la encuesta antes de ser inactivado, sus respuestas se conservarán y seguirán siendo consideradas en los resultados del proceso.
Agregar participantes
Si necesitas incorporar nuevos participantes una vez iniciada la encuesta, puedes hacerlo de forma manual o masiva.
Para ello, haz clic en "Acciones" y selecciona "Agregar participantes manualmente" o "Agregar participantes masivamente", según corresponda.
Si eliges la carga masiva, deberás utilizar la misma plantilla de Excel utilizada durante la configuración inicial de la encuesta.
📌 Importante: Al agregar nuevos participantes, la plataforma actualizará automáticamente el Avance global y el Detalle de áreas, recalculando el porcentaje de participación según el nuevo total de colaboradores.
Trasladar participantes entre grupos
Si necesitas cambiar un participante de grupo o subárea, puedes hacerlo de forma individual o masiva.
Para trasladar un participante de forma individual, haz clic en "Trasladar participante" en la columna "Acciones" y selecciona el grupo o subárea de destino.
Si deseas trasladar varios participantes al mismo tiempo, selecciónalos y, desde el botón "Acciones", elige "Trasladar participantes".
También puedes crear un nuevo grupo para trasladar participantes. Para ello, selecciónalos y, desde "Acciones", haz clic en "Crear nuevo grupo".
Luego, asigna un nombre al grupo y elige una de las siguientes opciones:
- Crear desde una vertical existente: Asocia el nuevo grupo a una división, departamento o área ya creada.
- Crear desde una nueva vertical: Crea una nueva estructura organizacional para agrupar a los participantes.
📌 Importante: Esta opción es especialmente útil cuando un grupo no alcanza el mínimo de respuestas necesario para generar resultados.
Borrar respuestas y reenviar la encuesta
Si un participante respondió la encuesta por error o necesita completarla nuevamente, puedes eliminar sus respuestas y reenviar el formulario.
Para hacerlo de forma individual, haz clic en "Borrar respuestas y reenviar formulario" desde la columna "Acciones".
Si necesitas realizar esta acción con varios participantes, selecciónalos y, desde el botón "Acciones", elige "Borrar respuestas y reenviar formulario".
📌 Importante: Al borrar las respuestas, estas se eliminarán definitivamente y el participante recibirá nuevamente la invitación para completar la encuesta desde el inicio.
Comparte la Administración
En la pestaña "Administradores", puedes otorgar acceso a colaboradores para que puedan monitorear la encuesta. Una vez que les des acceso, se les habilitará la sección "Desarrollo" en el menú lateral, donde podrán acceder a "Encuestas".
En la pestaña "Administradores" puedes compartir la gestión de la encuesta con otros colaboradores para que puedan monitorear el proceso o administrar la encuesta según los permisos que les asignes.
Haz clic en "Acciones" y selecciona "Agregar usuarios". Podrás incorporarlos de forma individual o mediante una carga masiva utilizando una plantilla de Excel.
Al compartir la encuesta, podrás asignar permisos de lectura o modificación y, si lo necesitas, limitar la visualización a determinadas divisiones, áreas o subáreas.
Una vez que los usuarios tengan acceso, se habilitará para ellos la opción Desarrollo organizacional > Encuestas, desde donde podrán ingresar a la encuesta compartida según los permisos otorgados.
📌 Importante: Si necesitas más información sobre cómo compartir una encuesta, configurar permisos o restringir la visualización por áreas, consulta el artículo "Compartir una encuesta de clima con otros usuarios".
Una vez que la encuesta haya alcanzado un nivel de participación representativo y los grupos o subáreas cumplan con el criterio mínimo para generar resultados, podrás finalizar el proceso.
Para hacerlo:
- Dirígete a Desarrollo organizacional > Encuestas.
- Ingresa a la pestaña "Activas".
- Ubica la encuesta que deseas cerrar.
- En la columna "Acciones", haz clic en "Finalizar".
📌 Importante: Antes de finalizar la encuesta, verifica que los grupos y subáreas que deseas analizar se encuentren con el estado "Cumple". Los grupos que permanezcan con el estado "No cumple" no generarán resultados, ya que no alcanzan el mínimo de respuestas requerido para resguardar el anonimato de los participantes.
🎉 ¡Listo! Al finalizar la encuesta, la plataforma procesará automáticamente los resultados. Una vez completado este proceso, podrás acceder a la pestaña "Historial" para revisar la reportería y analizar los resultados obtenidos.