¡Llegó el momento de poner en acción tu sistema de activos!🎉 En esta fase crucial, transformarás tus productos en activos físicos y gestionarás todo su ciclo de vida: desde la asignación hasta el mantenimiento y baja.

Aquí dominarás el corazón operativo del módulo:
🔹 Inventario inteligente: Controla estados (Disponible/Asignado/Mantenimiento) y atributos únicos de cada activo
🔹 Flujo de órdenes: Gestiona solicitudes, asignaciones y rechazos con trazabilidad completa
🔹 Movimientos clave: Registra cambios de estado, comentarios, asignación o responsable con historial incluido

Beneficios que obtendrás:
✔️ Visibilidad 360° de todos tus activos en tiempo real
✔️ Procesos estandarizados para solicitudes y asignaciones

Proceso en la plataforma

🖇️(📑 Menú lateral  > 📋Administrativo  > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Inventario)

En esta vista, visualizarás la lista de activos que tienes en tu inventario. En caso de querer agregar las columnas que agregaste con tus atributos personalizados, puedes hacerlo haciendo clic en el botón “Organizar columnas” y eligiendo los campos que quieres visualizar.

Paso 1: Inventario

1. Crear un Activo manualmente

1. Botón “Crear Activo”

2. Llenar campos del formulario para crear activo: Deberás seleccionar la Categoría, el Producto y el Estado:

• Disponible: Estado cuando el activo está disponible para ser asignado a un colaborador
• Asignado: Estado cuando un activo está asignado a un colaborador. (no disponible para asignar). Para seleccionar este estado, te preguntará a quién deseas asignarlo  y quedará como responsable del activo.
• En mantenimiento: Estado  cuando el activo tiene alguna falla y está en proceso de arreglarlo. Al cambiar este estado, se puede  volver a asignar el responsable.
• Inactivo: Estado cuando el activo no se puede utilizar y por lo tanto no se puede activar, en general por fallas más graves o descontinuación en su uso. 

En caso de haber creado atributos personalizados para activos, deberás rellenar también esos campos.

2. Cambiar estado de un activo

1. Clic acción “ Cambiar estado” en el listado de los activos 

2. Selecciona el nuevo estado. Además, podrás dejar un comentario de manera opcional. Este comentario y el registro del movimiento se verán reflejados en el Historial.

3. Historial de movimientos (para ver todos los movimientos anteriores del activo)

1. Clic acción “ Ver historial de movimientos”

2. Historial de movimientos  : Cada cambio que hagas —como reasignaciones, mantenimientos o bajas— queda registrado automáticamente en el historial.Esto asegura trazabilidad completa, con comentarios y fechas para auditar cualquier movimiento.

4. Agregar comentario

1. Clic acción “Más opciones > Agregar comentario”

2. Clic acción “Más opciones > Agregar comentario”: Podrás agregar información del activo que se verá reflejada en el Historial de movimientos

5. Editar atributos de un activo

1. Clic acción “Más opciones > Editar”

2. Clic acción “Más opciones > Editar”: Podrás editar sólo los atributos personalizados que creaste para ese activo.

6. Eliminar un activo

1. Clic acción “Más opciones > Eliminar”: Solo podrás eliminar los activos que estén inactivos y no haya sido asignado durante su ciclo de vida, sino el botón se desactivará.

• Ejemplo: botón eliminar activo
• Ejemplo: botón eliminar inactivo
• 

Paso 2: Importadores y exportadores

1. Crear activos con importador

🖇️(📑 Menú lateral  > 📋Información  > ↘️Importadores > ↘️Importadores > Pestaña Administrativo > Gestión  de activos )

Dentro del menú / Información encontrarás la sección de Importadores, donde podrás descargar los templates para luego importar:

1. Categorías
2. Productos
3. Activos (Para este caso, podrás decidir si para los activos asignados, se genera el documento de respaldo o no)

En cada importador, se puede descargar el excel para luego hacer la importación masiva, es por esto que te recomendamos crear todos los atributos personalizados antes de importar para que asi se incluya la columna en el excel del importador.

✨Te recomendamos descargar las plantillas en la medida que vas importando por nivel (Categoría > Producto > Activos) para que al momento de descargar la siguiente plantilla, contenga los ID de las Categorías y/o Productos ya existentes.

2. Exportadores

🖇️(📑 Menú lateral  > 📋Información  > ↘️Exportadores > ↘️Personalizados > Pestaña Mis Reportes)

1. Clic botón “Crear reporte”
2. Seleccionar pestaña Administrativo, opción “Gestión de Activos”
3. En esta vista aparecen los parámetros disponibles, de estos se puede elegir agrupar por ciertos parámetros y qué columnas incluir en el exportador.

📌Continúa tu implementación sin perder el ritmo
👉 Ir a Fase 4: Órdenes y workflow (enlace aquí)

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