Si tienes activo el módulo de Gestión Documental, puedes automatizar la creación de contratos, actas de entrega o responsivas. La plataforma te permite configurar plantillas personalizadas para que se generen de forma automática en el momento exacto en que asignas un activo a un colaborador, ahorrándote la tarea de redactar o cargar documentos manualmente.
A continuación, te mostramos el proceso dividido en tres etapas: la creación del documento base, su vinculación con el producto y el flujo que seguirá una vez emitido.
Paso a paso
Paso 1: Crea y configura la plantilla base
Para que el sistema sepa qué texto debe emitir, primero debes estructurar el documento maestro siguiendo esta ruta:
Ruta: Administrativo > Documentos y firma > Plantillas
Una vez dentro de la pantalla llamada Plantillas, pincha en la opción Crear plantilla.
En el formulario que se habilita, completa los siguientes campos clave:
Nombre: Asígnale un título claro y descriptivo. Esto es muy importante, ya que lo usarás más adelante para identificarlo.
Tipo de plantilla: Selecciona obligatoriamente la opción Gestión de activos.
Escribe o pega el cuerpo del texto en el editor, añade los datos complementarios que requieras y, para finalizar, guarda la configuración.
Paso 2: Asocia la plantilla a un producto específico
Una vez que tu plantilla existe, debes indicarle al sistema con qué recursos de tu inventario debe activarse automáticamente. Dirígete al panel de configuraciones:
Ruta: Administrativo > Gestión de activos > Configuraciones
En esta pantalla, selecciona la pestaña llamada Productos.
Busca en tu listado el producto al que deseas vincular el documento y pincha en el lápiz de color azul para editarlo.
Dentro de la edición del producto, desplázate hacia abajo hasta la sección Opciones avanzadas.
Busca el apartado titulado Respaldo documental y marca la casilla Habilitar la generación automática de documentos.
Al hacerlo, se desplegará un menú donde deberás elegir la plantilla que creaste en el Paso 1 (búscala por el nombre que le diste). En esta sección también podrás hacer clic en Vista previa para revisar cómo se verá el resultado final.
Para consolidar el cambio, pincha en el botón Actualizar producto. A partir de este momento, el producto y la plantilla quedarán vinculados de forma permanente.
Paso 3: Monitorea el flujo posterior del documento
Una vez que asignes el activo configurado a un trabajador, el sistema gatillará el documento de forma automática, el cual seguirá el comportamiento habitual de la plataforma:
Ciclo de firmas y alertas: El documento se integrará al flujo normal de Buk, lo que incluye el envío de notificaciones automáticas y la solicitud de firma electrónica si así está parametrizado.
Resguardo digital: Una vez generado (y firmado, según corresponda), el archivo se archivará de manera automática en el expediente del empleado. Podrás encontrarlo ingresando a: Ficha del colaborador > Pestaña Documentos > Carpeta Activos
Resultado esperado
Si completaste la configuración con éxito, cada vez que entregues este tipo de activo a un colaborador, el sistema generará en segundo plano su acta de asignación personalizada. Ya no tendrás que rellenar plantillas a mano ni subirlas de forma independiente; el documento iniciará su flujo de firma y se archivará solo en la ficha digital del trabajador.