Este artículo tiene como objetivo guiar a los usuarios en el proceso de agregar, personalizar y eliminar diplomas, permitiéndoles asociarlos a cursos propios, webinars y meetings, para que los colaboradores que completen con éxito sus cursos puedan descargar y obtener una certificación. Su alcance se limita a los usuarios con el rol de "Super admin" en el LMS, quienes tienen la capacidad de configurar diplomas y certificados. Los diplomas certifican la finalización de un curso individual, mientras que los certificados acreditan la finalización de un conjunto de cursos.
Proceso:
Para poder subir y editar un diploma o certificado, se debe ir a Configuraciones (ícono de tuerca), dar click a "Diplomas y Certificados".
Desde esta vista podrás:
- Visualizar los diplomas y certificados previamente creados.
- Editarlos o eliminarlos.
- Crear uno nuevo.
Crear un diploma
⚠️ ¿Recibes un error 404 al guardar el diploma? En ocasiones, al crear o editar un diploma, puedes encontrar un error 404. Si esto sucede, te recomendamos seguir estos pasos:
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1. Desde la sección de diplomas y certificados, en la pestaña de diplomas, haz clic en Agregar nuevo.
2. Completa la información básica:
- Nombre del diploma
- Logo: se sugiere una resolución de 540×540 px, formato png. Considera que el logo se mostrará sobre un fondo blanco o, bien, sobre la imagen que cargues.
3. Elige un fondo del diploma. Fondo blanco con una barra lateral ó imagen personalizada de fondo, con esta última podrás subir una imagen como fondo del diploma (te recomendamos una resolución de 1024 x 789) Puedes ver los siguientes ejemplos para elegir tu preferida:
Este es un diploma con plantilla básica | Este es un diploma con plantilla personalizada |
4. Elige los campos que quieres que se visualicen:
- Identificador participante: corresponde al número de identificación (RUT, DNI, etc.)
- Nota obtenida
- Duración (del curso)
- Fecha actual: la fecha en la que se genera el diploma
- Fecha de realización: fecha en la que fue terminado el curso.
| ⚠️ Importante: Si un diploma incluye ciertos campos (por ejemplo, nota obtenida), pero el participante no tiene ese dato registrado, el campo simplemente no se mostrará en su diploma. |
5. Luego, puedes añadir un mensaje personalizado. Este se mostrará entre el nombre del participante y el nombre del curso.
6. Puedes seleccionar el diploma como predeterminado. Esto quiere decir que ese diploma aparecerá por defecto como sugerencia al crear un nuevo curso.
7. Finalmente, puedes añadir de 1 a 3 firmas al documento. Sólo debes escribir el nombre, el cargo y subir la firma como imagen (te recomendamos el formato PNG sin fondo). Puedes eliminar una firma seleccionando el checkbox y, luego, el botón de "Guardar cambios".
8. Luego de guardar, podrás ver una vista previa del diploma presionando el botón "previsualizar". Recuerda guardar luego de hacer cualquier cambio.
Asociar diploma a un curso
Una vez creado el diploma, puedes asociarlo a uno o más cursos desde el editor del curso. Para esto, dirígete al menú lateral y selecciona "cursos e-learning" o "cursos presenciales". En cualquiera de los dos casos, ingresa al submenú "Cursos". Para asignar un diploma a un nuevo curso, deberás seguir los siguientes pasos:
1. Crea un nuevo curso presionando el botón: "Agregar nuevo".
2. Completa los datos básicos solicitados y, luego, activa la opción: "Activar los diplomas de este curso"
3. Luego, selecciona el diploma que quieres asignar al curso.
4. También puedes editar un curso propio existente y asignarle un diploma.
¿Cómo descargar un diploma como administrador?
La descarga masiva de diplomas te permite obtener los certificados de varios participantes en un mismo archivo. Conoce los permisos de perfil y las condiciones que se necesitan para habilitar esta función en el módulo de Capacitaciones.
Requisitos previos
Contar con un perfil de usuario con acceso al módulo de Capacitaciones.
Tener el permiso de Reportería y seguimiento asignado en tu perfil LMS, al menos en nivel de Visualización.
Asegurarte de que el curso tenga una plantilla de diploma configurada y habilitada
Paso a paso
Asegurarte de que el curso e-learning o presencial tenga activada la opción de diploma en sus configuraciones iniciales.
Ingresa al módulo Capacitaciones.
Busca la instancia del curso correspondiente y accede a la vista de participantes.
Abre el menú de acciones de la pantalla.
Selecciona Descargar diplomas para obtener el archivo con los certificados de los participantes que lo hayan generado.
- Descarga individual: entra a la gestión del curso (E-learning o Presencial) → pestaña Inscripciones → Por colaborador → descarga el diploma de esa persona.
- Descarga masiva: desde la misma pantalla puedes seleccionar varios colaboradores y descargar sus diplomas en bloque.
Esto te permite, por ejemplo, descargar el diploma de un grupo específico de personas sin tener que traer el listado completo del curso.
¿Cómo lo ve el colaborador?
Los colaboradores pueden descargar sus diplomas o certificados directamente desde Buk. Sólo deben seguir los siguientes pasos:
- Ir a la sección Capacitaciones.
- Ver el detalle del curso completado.
- Hacer clic en el ícono de descarga
al final de la fila para descargar el diploma correspondiente.
Importante: un colaborador podrá obtener el diploma una vez que haya completado y aprobado el curso. En el caso de cursos presenciales, el administrador debe asignar al participante como "aprobado" al cambiar el estado en la sección de cursos presenciales > instancias > participantes, como se muestra en la siguiente imagen:
Consideraciones importantes
Acceso por perfil: Si no cuentas con el permiso de Reportería y seguimiento, la opción de descarga masiva simplemente no aparecerá en el menú de acciones.
Superadministradores: Las personas con perfil de superadministrador disponen de esta opción de forma predeterminada sin requerir configuraciones adicionales.
Nivel de permiso: El nivel de Visualización es suficiente para realizar la descarga; no es obligatorio contar con permisos de modificación.
Alcance del archivo: El sistema descargará únicamente los diplomas de las personas seleccionadas que ya tengan un certificado generado. Si un participante no ha obtenido su diploma, no se incluirá en el archivo.
Gestión de permisos: Solo la persona con perfil de superadministrador puede actualizar o asignar permisos de perfil desde la configuración del módulo.
Descarga individual: Para obtener el diploma de una sola persona, puedes hacerlo directamente desde su ficha sin necesidad de contar con el permiso de reportería
Otras configuraciones
1. Editar firmas y representantes legales en diplomas existentes
Si necesitas actualizar las firmas o los cargos que aparecen en un diploma ya creado:
- Ve a la sección Diplomas y Certificados en el módulo de Capacitaciones.
- Selecciona el diploma que deseas editar.
- En el apartado Firmas, realiza los cambios necesarios: agrega, elimina o reemplaza firmas y cargos.
- Guarda los cambios.
2. Cambiar el porcentaje de aprobación para la emisión del diploma
El diploma se emite automáticamente cuando el participante alcanza el porcentaje de aprobación configurado en el curso. Para modificarlo:
- Accede a la configuración del curso correspondiente.
- Busca el parámetro Porcentaje de aprobación.
- Ajusta el valor al porcentaje deseado.
- Guarda los cambios.
Nota El nuevo porcentaje aplica solo a intentos futuros, a menos que uses la opción "Recorregir evaluaciones" (ver artículo de evaluaciones para más detalle). |
3. Diplomas en cursos compartidos entre empresas
Si tienes un curso compartido entre varias empresas y necesitas que cada una tenga un diploma personalizado:
Limitación actual No es posible asignar diplomas distintos a un mismo curso compartido entre empresas desde la misma instancia. |
Alternativa recomendada:
- Duplica el curso original.
- Asigna un diploma diferente a cada versión duplicada.
- Comparte la versión correspondiente con cada empresa.
Consejo Esta solución también te permite personalizar el nombre del diploma y las firmas por empresa, manteniendo el mismo contenido del curso en todas las versiones. |
4. Emitir diplomas en casos especiales (sin evaluación o por logros)
En algunos escenarios, los colaboradores no pasan por una evaluación estándar pero igualmente pueden recibir un diploma:
| Caso | Solución recomendada | Observación |
| Curso presencial sin evaluación | Marcar manualmente como "Aprobado" en la instancia | El sistema emite el diploma al aprobar que haya sido configurado en el curso |
| Diploma al finalizar el curso | Crear un curso sin evaluación y al finalizar el colaborador el curso elearning se marcara como aprobado | El sistema emite el diploma que haya sido configurado en el curso |
Nota Para cursos presenciales: accede al detalle de la instancia, selecciona al participante y cambia su estado a "Aprobado". El diploma se generará automáticamente si el curso tiene uno asignado. |
Cómo entregar un diploma al finalizar una ruta de aprendizaje
Dado que los diplomas se asignan a cursos individuales y no directamente a rutas de aprendizaje, la estrategia recomendada es asociar el diploma al último curso de la ruta. De esta manera, el colaborador lo recibirá al completar todo el trayecto formativo. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Identifica el último curso de tu ruta de aprendizaje. Este será el curso que activará la entrega del diploma.
- Dirígete a la configuración de ese curso, ya sea desde Cursos e-learning o Cursos presenciales.
- Dentro del editor del curso, activa la opción "Activar los diplomas de este curso".
- En el menú desplegable, selecciona el diploma que quieres asignar.
- Guarda los cambios. Al aprobar este último curso, el colaborador podrá descargar el diploma que certifica la finalización de toda la ruta.
Ejemplo práctico — Diploma al completar una ruta Actualmente no es posible asignar un diploma directamente a una ruta de aprendizaje. Solución recomendada: asigna el diploma únicamente al último curso de la ruta.
Resultado: cuando el participante aprueba el último curso, puede descargar el diploma, lo que simula la entrega al completar toda la ruta.
Ejemplo: si la ruta tiene 4 cursos, asigna el diploma al Curso 4 (el final). Al aprobarlo, el sistema emite el diploma automáticamente. |
Limitación: diplomas y gamificación
Limitación actual Actualmente no es posible emitir diplomas automáticamente por logros de gamificación (medallas, hitos o puntos acumulados). Los diplomas solo se generan por la aprobación de cursos. Para reconocer logros de gamificación, considera usar el módulo de Comunicación y Reconocimiento. |
Descarga masiva de diplomas: restricción por fechas
Ten en cuenta Al descargar diplomas de forma masiva, no es posible filtrar por rango de fechas. El sistema descargará todos los diplomas emitidos en la instancia seleccionada, sin excepción. Si necesitas diplomas de un período específico, deberás filtrar el listado manualmente después de la descarga. |
Limitación: no es posible agregar fases de revisión antes de emitir el diploma
Cómo funciona el flujo actual de emisión El diploma se emite de forma automática en el momento en que el participante aprueba el curso. No existe la posibilidad de agregar pasos intermedios de revisión o aprobación por parte de mentores, jefaturas o administradores antes de que el diploma sea generado. Flujo actual: Colaborador aprueba el curso → Diploma emitido automáticamente → Disponible para descarga No es posible insertar un paso de revisión entre la aprobación y la emisión. |
Alternativa si necesitas validación antes de emitir un diploma
Si tu proceso requiere que un administrador o mentor revise el desempeño antes de que el colaborador descargue el diploma, puedes usar alguna de estas opciones:
- Evaluar manualmente: configura el curso como presencial o con nota manual. Marca al participante como Aprobado solo después de tu revisión. El diploma se generará en ese momento.
Consideraciones Importantes
Automatización de diplomas: La emisión automática de diplomas se gatilla exclusivamente al realizar la acción de Aprobar curso.
Independencia de Gamificación: La obtención de medallas o hitos en el módulo de Gamificación no genera diplomas de forma automática.
Proceso de emisión: Actualmente, el flujo de emisión es directo tras la aprobación; no incluye fases intermedias de revisión por parte de un mentor o administrador.
Disponibilidad: Esta funcionalidad de generación automática está vinculada únicamente al cumplimiento académico del curso dentro del módulo de Capacitaciones.
La descarga masiva de diplomas no permite filtrar por fecha. Al descargar, obtendrás todos los diplomas emitidos en la instancia.
En los cursos compartidos entre empresas, no permitimos personalizar un diploma por empresa dentro de un mismo curso. Si necesitas diplomas distintos para cada filial, duplica el curso y configúralo por separado.
Para modificar las firmas o representantes legales en un diploma ya creado, ingresa a la sección de 'Diplomas y Certificados', selecciona el diploma que deseas editar, y en el apartado de firmas realiza los cambios necesarios (agrega, elimina o reemplaza firmas y cargos). Guarda los cambios para que se apliquen en futuras emisiones.
Limitación: Diplomas en cursos externos (como BukPlay)
Limitación actual No es posible asignar diplomas personalizados a cursos de proveedores externos, como los disponibles en el catálogo de BukPlay. Estos cursos emiten un diploma estándar definido por el proveedor de contenido, el cual no puede ser reemplazado por un diploma creado en tu plataforma. |
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