Cómo configurar diplomas y asignarlos a cursos

Objetivo, alcance y limitaciones:

Este artículo tiene como objetivo guiar a los usuarios en el proceso de agregar, personalizar y eliminar diplomas, permitiéndoles asociarlos a cursos propios, webinars y meetings, para que los colaboradores que completen con éxito sus cursos puedan descargar y obtener una certificación. Su alcance se limita a los usuarios con el rol de "Super admin" en el LMS, quienes tienen la capacidad de configurar diplomas y certificados. Los diplomas certifican la finalización de un curso individual, mientras que los certificados acreditan la finalización de un conjunto de cursos. 

Proceso: 

Para poder subir y editar un diploma o certificado, se debe ir a Configuraciones (ícono de tuerca), dar click a "Diplomas y Certificados".

Desde esta vista podrás:

• Visualizar los diplomas y certificados previamente creados.
• Editarlos o eliminarlos.
• Crear uno nuevo.

Crear un diploma

1. Desde la sección de diplomas y certificados, en la pestaña de diplomas, haz clic en Agregar nuevo.

2. Completa la información básica:

• Nombre del diploma
• Logo: se sugiere una resolución de 540×540 px, formato png. Considera que el logo se mostrará sobre un fondo blanco o, bien, sobre la imagen que cargues.

3. Elige un fondo del diploma. Fondo blanco con una barra lateral ó  imagen personalizada de fondo, con esta última  podrás subir una imagen como fondo del diploma (te recomendamos una resolución de 1024 x 789) Puedes ver los siguientes ejemplos para elegir tu preferida:

4. Elige los campos que quieres que se visualicen:

• Identificador participante: corresponde al número de identificación (RUT, DNI, etc.)
• Nota obtenida
• Duración (del curso)
• Fecha actual: la fecha en la que se genera el diploma
• Fecha de realización: fecha en la que fue terminado el curso.

5. Luego, puedes añadir un mensaje personalizado. Este se mostrará entre el nombre del participante y el nombre del curso.

6. Puedes seleccionar el diploma como predeterminado. Esto quiere decir que ese diploma aparecerá por defecto como sugerencia al crear un nuevo curso.

7. Finalmente, puedes añadir de 1 a 3 firmas al documento. Sólo debes escribir el nombre, el cargo y subir la firma como imagen (te recomendamos el formato PNG sin fondo). Puedes eliminar una firma seleccionando el checkbox  y, luego, el botón de "Guardar cambios".

8. Luego de guardar, podrás ver una vista previa del diploma presionando el botón "previsualizar". Recuerda guardar luego de hacer cualquier cambio.

Asociar diploma a un curso

Una vez creado el diploma, puedes asociarlo a uno o más cursos desde el editor del curso. Para esto, dirígete al menú lateral y selecciona "cursos e-learning" o "cursos presenciales". En cualquiera de los dos casos, ingresa al submenú "Cursos". Para asignar un diploma a un nuevo curso, deberás seguir los siguientes pasos:

1. Crea un nuevo curso presionando el botón: "Agregar nuevo".

2. Completa los datos básicos solicitados y, luego, activa la opción: "Activar los diplomas de este curso"

3. Luego, selecciona el diploma que quieres asignar al curso.

4. También puedes editar un curso propio existente y asignarle un diploma.

¿Cómo descargar un diploma como administrador?

Como administrador, puedes descargar los diplomas de cursos e-learning y presenciales desde el menú de Reportes. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Ingresa al módulo de Reportes.
2. Selecciona el tipo de curso: Presencial o E-learning.
3. Escoge la instancia correspondiente y haz clic en Ver reporte.
4. Dentro del reporte, accede al menú Participantes (segundo menú dentro de la vista).
5. Para descargar el diploma de un colaborador específico, haz clic en el ícono de descarga junto a su nombre.
6. Para descargar los diplomas de todos los participantes de forma masiva, presiona el botón Descargar, selecciona la opción Descargar diploma y se descargará un archivo ZIP con todos los diplomas.

¿Cómo lo ve el colaborador?

Los colaboradores pueden descargar sus diplomas o certificados directamente desde Buk. Sólo deben seguir los siguientes pasos:

1. Ir a la sección Capacitaciones.
2. Ver el detalle del curso completado.
3. Hacer clic en el ícono de descarga al final de la fila para descargar el diploma correspondiente.

Importante: un colaborador podrá obtener el diploma una vez que haya completado y aprobado el curso. En el caso de cursos presenciales, el administrador debe asignar al participante como "aprobado" al cambiar el estado en la sección de cursos presenciales > instancias > participantes, como se muestra en la siguiente imagen:

Otras configuraciones

1. Editar firmas y representantes legales en diplomas existentes

Si necesitas actualizar las firmas o los cargos que aparecen en un diploma ya creado:

1. Ve a la sección Diplomas y Certificados en el módulo de Capacitaciones.
2. Selecciona el diploma que deseas editar.
3. En el apartado Firmas, realiza los cambios necesarios: agrega, elimina o reemplaza firmas y cargos.
4. Guarda los cambios.

2. Cambiar el porcentaje de aprobación para la emisión del diploma

El diploma se emite automáticamente cuando el participante alcanza el porcentaje de aprobación configurado en el curso. Para modificarlo:

1. Accede a la configuración del curso correspondiente.
2. Busca el parámetro Porcentaje de aprobación.
3. Ajusta el valor al porcentaje deseado.
4. Guarda los cambios.

3. Diplomas en cursos compartidos entre empresas 

Si tienes un curso compartido entre varias empresas y necesitas que cada una tenga un diploma personalizado:

Alternativa recomendada:

1. Duplica el curso original.
2. Asigna un diploma diferente a cada versión duplicada.
3. Comparte la versión correspondiente con cada empresa.

4. Emitir diplomas en casos especiales (sin evaluación o por logros)

En algunos escenarios, los colaboradores no pasan por una evaluación estándar pero igualmente pueden recibir un diploma:

5. Descargar diplomas de forma masiva para auditorías

Si necesitas respaldar todos los diplomas emitidos en un curso para una revisión o auditoría:

1. Accede al reporte del curso correspondiente.
2. Haz clic en Descargar.
3. Selecciona la opción Descargar diploma.
4. El sistema generará un archivo ZIP con todos los diplomas emitidos en ese curso.
5. Almacena el archivo ZIP como respaldo.

Cómo entregar un diploma al finalizar una ruta de aprendizaje

Limitación: diplomas y gamificación

Descarga masiva de diplomas: restricción por fechas

Limitación: no es posible agregar fases de revisión antes de emitir el diploma

Alternativa si necesitas validación antes de emitir un diploma

Si tu proceso requiere que un administrador o mentor revise el desempeño antes de que el colaborador descargue el diploma, puedes usar alguna de estas opciones:

• Evaluar manualmente: configura el curso como presencial o con nota manual. Marca al participante como Aprobado solo después de tu revisión. El diploma se generará en ese momento.

Consideraciones Importantes

• Automatización de diplomas: La emisión automática de diplomas se gatilla exclusivamente al realizar la acción de Aprobar curso.

• Independencia de Gamificación: La obtención de medallas o hitos en el módulo de Gamificación no genera diplomas de forma automática.

• Proceso de emisión: Actualmente, el flujo de emisión es directo tras la aprobación; no incluye fases intermedias de revisión por parte de un mentor o administrador.

• Disponibilidad: Esta funcionalidad de generación automática está vinculada únicamente al cumplimiento académico del curso dentro del módulo de Capacitaciones.

• La descarga masiva de diplomas no permite filtrar por fecha. Al descargar, obtendrás todos los diplomas emitidos en la instancia.

• En los cursos compartidos entre empresas, no permitimos personalizar un diploma por empresa dentro de un mismo curso. Si necesitas diplomas distintos para cada filial, duplica el curso y configúralo por separado.

• Para modificar las firmas o representantes legales en un diploma ya creado, ingresa a la sección de 'Diplomas y Certificados', selecciona el diploma que deseas editar, y en el apartado de firmas realiza los cambios necesarios (agrega, elimina o reemplaza firmas y cargos). Guarda los cambios para que se apliquen en futuras emisiones.

Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

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¡Felices te ayudamos!