Conoce los plazos, horarios y la lógica detrás del envío automático de correos para asegurar que tus colaboradores estén siempre al tanto de sus capacitaciones.
Los correos automáticos del módulo de Capacitaciones son notificaciones que el sistema envía a los colaboradores en momentos clave del ciclo de formación, como la inscripción a un curso o el vencimiento de un plazo. Su propósito es mantener informados a los participantes sin que el administrador tenga que enviar cada mensaje de forma manual.
Funcionamiento general
Los correos automáticos se configuran a nivel de curso o ruta de aprendizaje y se activan cuando ocurre un evento específico, como una nueva inscripción o el acercamiento a la fecha de término de una instancia.
Las plantillas de correo admiten variables que personalizan el contenido del mensaje según el destinatario y el curso. Las variables disponibles incluyen información del colaborador (como su nombre) e información del curso (como el nombre del curso). Estas variables se insertan usando el botón disponible en el editor de plantillas.
Los correos se envían al correo electrónico registrado del colaborador en Buk. Si el colaborador no tiene correo registrado o este es incorrecto, el mensaje no llegará a destino.
Requisitos Previos
- Tener el módulo de Capacitaciones (LMS) activo.
- Haber realizado la inscripción de colaboradores a un curso.
1. Correos de inscripción
Enviamos este correo cuando matriculas a un colaborador en un curso, siempre que la instancia esté vigente.
Si no lo está, lo enviaremos cuando la instancia se active.
- Frecuencia: Envío único.
- Horario: Se envía en el momento de la inscripción (24/7).
- Desfase: Puede existir un tiempo de procesamiento de máximo 5 minutos desde que realizas la acción en la plataforma.
- Inscripción requerida: El sistema solo enviará correos si marcas la inscripción como obligatoria para el colaborador.
2. Correos de recordatorio
Una vez enviado el correo de inscripción, el sistema programa recordatorios automáticos bajo la siguiente lógica:
- Horario de envío: 09:00 AM (Zona horaria de Santiago de Chile).
- Frecuencia: Cada 2 días.
- Plazo máximo: El sistema dejará de enviar recordatorios después de 10 días contados desde el envío de la primera notificación de inscripción.
- Regla de días hábiles: Los recordatorios solo se envían de lunes a viernes. Si el día programado cae sábado o domingo, el sistema esperará hasta el siguiente día hábil para realizar el envío.
Lógica de envío de recordatorios automáticos
Los recordatorios automáticos siguen una lógica fija que no es configurable por el usuario:
- Correo de inscripción: El sistema envía un correo de inscripción el mismo día en que el colaborador es inscrito en la ruta.
- Recordatorios: Se envían hasta 4 recordatorios, cada 2 días hábiles, a las 09:00 AM (hora fija, no modificable).
- Cese automático: Los recordatorios se detienen automáticamente cuando el colaborador completa la ruta o el curso.
- Hora fija: No es posible cambiar la hora de envío de 09:00 AM ni la frecuencia de 2 días hábiles desde la configuración.
Ejemplo práctico — Flujo de correos en una ruta Fecha de inscripción: lunes 1 de julio. → Correo de inscripción: lunes 1 de julio. → 1° recordatorio: miércoles 3 de julio (09:00 AM). → 2° recordatorio: viernes 5 de julio (09:00 AM). → 3° recordatorio: martes 8 de julio (09:00 AM). → 4° recordatorio: jueves 10 de julio (09:00 AM).
Si el colaborador completa la ruta el día 7, el 3° y 4° recordatorio NO se envían. |
¿Cómo se envían los correos automáticos según el tipo de curso?
Cursos e-learning El correo se envía automáticamente en el momento en que el participante es inscrito en el curso, siempre que la instancia esté vigente.
· Correo de inscripción: notificación inmediata confirmando que fue inscrito al curso. · Correos de recordatorio: notificaciones periódicas mientras el curso esté activo y el colaborador no lo haya completado. El colaborador puede acceder al curso desde el enlace del correo o directamente desde la plataforma. |
Cursos presenciales En los cursos presenciales NO hay correos automáticos por inscripción. Los únicos correos que se envían son los asociados a una evaluación o encuesta vinculada al curso (por ejemplo, una encuesta de satisfacción). Ese correo se dispara al inicio del periodo definido para el instrumento, no al momento de la inscripción. |
Si el colaborador no recibe el correo — qué revisar
Cursos e-learning — si no llega el correo de inscripción o recordatorio 1. Verifica que la instancia del curso esté vigente al momento de la inscripción. 2. Confirma que el colaborador tenga un correo electrónico registrado en su perfil. 3. Pídele que revise las carpetas de spam o promociones. 4. Como alternativa, el colaborador puede acceder directamente desde la plataforma sin depender del correo. |
Cursos presenciales — si no llega el correo de evaluación o encuesta 1. Verifica que la evaluación o encuesta esté en estado "Iniciada" (no en borrador). 2. Confirma que el colaborador esté correctamente inscrito en el curso. 3. Revisa que el colaborador tenga un correo electrónico registrado en su perfil. 4. Pídele que revise las carpetas de spam o promociones. 5. El colaborador también puede acceder desde "Mis evaluaciones" en la plataforma directamente. |
Cómo usar variables para personalizar los correos automáticos del LMS
Las plantillas de correo del LMS permiten insertar variables que el sistema reemplaza automáticamente con los datos de cada colaborador al momento de enviar el mensaje.
Cómo insertar una variable en una plantilla
- Ve a Configuraciones generales (ícono ⚙ en la esquina superior derecha).
- Selecciona Correos y elige la plantilla que deseas editar.
- Dentro del editor, haz clic en el botón Variables.
- Selecciona la variable que quieres insertar y pégala en el asunto o cuerpo del mensaje.
- Guarda los cambios.
Variables disponibles
| Variable | Se reemplaza por |
| [nombre del colaborador] | Nombre completo del colaborador destinatario |
| [nombre del curso] | Nombre del curso al que está inscrito |
| [enlace del curso] / [enlace_curso] | Link directo al curso en la plataforma |
| [fecha de término] / [fecha_limite] | Fecha límite para completar el curso |
| [empresa] | Nombre de la empresa configurado en "Mi empresa" |
Ejemplo de correo con variables "Hola [nombre del colaborador], te damos la bienvenida al curso [nombre del curso] de [empresa]. Puedes acceder aquí: [enlace del curso]. Tienes plazo hasta el [fecha de término]."
El sistema reemplazará cada variable automáticamente con los datos reales del colaborador al enviar el correo. |
¿Qué hacer si una variable no muestra el valor esperado?
Si al recibir el correo la variable aparece vacía o como texto literal (por ejemplo, "[nombre del colaborador]" en lugar del nombre real), verifica lo siguiente:
- El dato está registrado: confirma que el campo correspondiente esté completado en la ficha del colaborador o en la sección "Mi empresa" de Buk HCM.
- La plantilla fue guardada correctamente: asegúrate de que los cambios se guardaron después de insertar la variable.
- El colaborador está inscrito: la variable [enlace_curso] solo funciona si el colaborador tiene una inscripción activa en el curso.
- La variable está bien escrita: copia la variable exactamente como aparece en el botón Variables del editor — no la escribas manualmente.
Nota sobre la variable {{empresa}} El nombre que aparece en la variable [empresa] corresponde al nombre de la empresa configurado en la sección "Mi empresa" del LMS. Si aparece vacío, ingresa a Configuraciones generales → Mi empresa y asegúrate de que el nombre esté guardado. |
Consideraciones Importantes
- Cese de envíos: Si el colaborador completa el curso antes de que termine el ciclo de 10 días, el sistema dejará de enviar recordatorios automáticamente.
- Zona Horaria: Considera que la hora de envío (09:00 AM) está fija según el huso horario de Chile; asegúrate de comunicarlo si tienes colaboradores en otros países.
- El número máximo de recordatorios automáticos enviados por curso es de 4 y este valor no es configurable por el usuario. Aplica para todos los tipos de cursos.
- Si un colaborador es eliminado del curso después de haber sido inscrito, dejará de recibir recordatorios automáticos a partir de la fecha de eliminación. Sin embargo, si el correo ya estaba programado para enviarse antes de la eliminación, es posible que reciba ese último correo.
Los correos se envían únicamente a las personas inscritas de forma obligatoria. Al programar un curso, el sistema notifica de manera automática solo a aquellos participantes que hayas marcado con el requisito de inscripción requerida. Así, aseguras que la información relevante llegue solo a quienes deben completar la capacitación.
Actualmente, la fecha y hora de envío de los recordatorios automáticos no es configurable por el usuario; el sistema utiliza por defecto las reglas descritas (09:00 AM, días hábiles).
- Los correos automáticos se envían solo por correo electrónico. No están disponibles por WhatsApp ni otros canales de mensajería.
- Un correo ya enviado no puede editarse ni recuperarse. Si el contenido era incorrecto, la única opción es enviar un nuevo mensaje.
- Los recordatorios configurados en un curso aplican a todas las instancias de ese curso, no es posible configurarlos de forma diferente por instancia.
- Si un colaborador no recibe el correo, puede deberse a que llegó a la carpeta de spam, a que el correo registrado en su ficha es incorrecto.
Relación y diferencias con otros elementos
Los correos automáticos son distintos a los mensajes masivos manuales. Los correos automáticos se disparan solos cuando ocurre un evento; los mensajes masivos los envía el administrador de forma deliberada desde la instancia del curso.
- Correos automáticos vs. mensajes masivos manuales: los automáticos no requieren intervención del administrador una vez configurados. Los manuales los envía el administrador desde la instancia y aplican solo a esa instancia específica.
- Correos de inscripción vs. recordatorios: los correos de inscripción se envían una sola vez al momento de inscribir al colaborador. Los recordatorios se pueden configurar para enviarse en momentos específicos según la cercanía a la fecha de término o al inicio del curso.
- Variables en correos vs. variables en certificados: las variables disponibles para correos son distintas a las variables disponibles para plantillas de certificados. Cada contexto tiene su propio conjunto de variables.
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