En Buk puedes programar el inicio y/o el término de una encuesta libre para que se ejecuten automáticamente en la fecha y hora que definas, sin necesidad de realizar estas acciones manualmente.
Esta funcionalidad es útil para automatizar procesos, como encuestas de pulso periódicas, encuestas de onboarding o encuestas de salida, asegurando que se ejecuten en el momento planificado.
Proceso para programar una encuesta
Durante la configuración de la encuesta, encontrarás la sección "Programación", donde podrás definir cómo se iniciará y finalizará la encuesta.
Puedes optar por:
- Inicio y término manual, donde las fechas son solo informativas.
- Inicio y/o término automático, activando la opción "Programar automáticamente" y definiendo la fecha y hora de ejecución.
📌 Importante:
- La fecha y hora de término debe ser, como mínimo, 15 minutos posterior a la fecha y hora de inicio.
- La programación se ejecuta según la zona horaria configurada en tu tenant.
- El calendario solo permite seleccionar fechas futuras para evitar configuraciones inválidas.
Una vez definida la programación, selecciona la fecha en el calendario y especifica la hora en formato 24 horas (HH:MM).
Después, configura el formulario de la encuesta y haz clic en "Guardar". A continuación, podrás agregar los participantes.
Si el inicio de la encuesta es manual, verás el botón "Comenzar encuesta". Si configuraste un inicio automático, el botón cambiará a "Programar encuesta".
📌Importante: Después de configurar la fecha y hora de inicio automático, haz clic en "Programar encuesta". Si no realizas este paso, la encuesta no quedará programada y no se iniciará automáticamente.
Si no dejaste una programación, debes darle a "Comenzar encuesta" para que inicie inmediatamente.
¿Cómo veré los estados en el listado?
En el listado de encuestas, la columna Estado refleja el avance de cada configuración. Dentro de esta columna, si se tiene un ícono de reloj esto significa que el término de la encuesta está programado.
Pendiente: La encuesta aún no se ha iniciado.
Programada: La encuesta tiene programado un inicio automático.
En curso (con ícono de reloj): La encuesta está abierta y su cierre está programado de forma automática.
En curso (sin ícono de reloj): La encuesta está abierta y el cierre es manual.
Notificaciones al administrador
Cuando una encuesta tenga programado el inicio o el término automático, el administrador recibirá un correo de confirmación:
Inicio automático: Se enviará un correo indicando que la encuesta se abrió correctamente en la fecha y hora configuradas.
Cierre automático: Se enviará un correo confirmando que la encuesta finalizó en la fecha y hora definidas.
De esta forma, el administrador contará siempre con un respaldo y podrá hacer seguimiento sin necesidad de estar conectado en el momento exacto en que la acción ocurre.
Con la funcionalidad de programar encuestas libres en Buk, podrás organizar tus procesos de feedback de manera más sencilla, confiable y eficiente. Esta herramienta te ayuda a ahorrar tiempo, mantener la continuidad de tus mediciones y garantizar que tus colaboradores reciban las encuestas en el momento adecuado. Empieza a usar la programación y saca el máximo provecho de tu módulo de encuestas.
🎉 ¡Listo! Ahora ya sabes cómo programar una encuesta libre para que se inicie y/o finalice automáticamente en la fecha y hora que definas. Esta funcionalidad te permitirá automatizar tus procesos, optimizar la gestión de las encuestas y asegurar que los participantes reciban las invitaciones en el momento planificado.
📌 Importante: Si no deseas recibir los correos de confirmación cuando una encuesta se inicie o finalice automáticamente, puedes administrar estas notificaciones desde la Central de notificaciones, activándolas o desactivándolas según tus preferencias.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
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