Programar encuestas te permite definir que una encuesta se abra y/o se cierre automáticamente en la fecha y hora que elijas, sin necesidad de hacerlo de forma manual. Esta funcionalidad es ideal para automatizar procesos, ahorrar tiempo y asegurar la consistencia en tus mediciones.
Algunos ejemplos habituales son: encuestas de clima mensuales, encuestas de pulso semanales, encuestas post-onboarding (a los 30 días de ingreso) o encuestas de salida planificadas. Con la programación, puedes dejar todo listo para que ocurra cuando corresponde, incluso fuera del horario laboral, sin preocuparte de hacerlo en el momento exacto.
Proceso para programar una encuesta
Primero debes ingresar al módulo de Encuestas, ir a la pestaña Libre y hacer clic en Crear Encuesta Libre para configurar los datos generales.
En el campo Selecciona cómo se iniciará y finalizará la encuesta, podrás elegir una de las siguientes opciones:
Iniciar y finalizar manualmente
Las fechas que indiques serán solo referenciales. Abrirás y cerrarás la encuesta desde los botones correspondientes.
Iniciar manualmente y finalizar automáticamente
El inicio se realiza de forma manual, mientras que la fecha y hora de término son automáticas y deben configurarse como obligatorias. El sistema cerrará la encuesta en el momento programado.
Iniciar automáticamente y finalizar manualmente
Es obligatorio definir la fecha y hora de inicio automático, pero el cierre lo podrás hacer de forma manual cuando corresponda.
Iniciar y finalizar automáticamente
Requiere establecer la fecha y hora de inicio y la de cierre. El sistema abrirá y cerrará la encuesta de forma automática.
Es importante considerar que la fecha y hora de término debe ser al menos 15 minutos posterior a la de inicio, y la programación se ejecuta según la zona horaria definida en tu tenant. Los calendarios bloquean automáticamente las fechas pasadas para evitar errores.
Una vez definida la configuración, selecciona las fechas en el calendario (los días anteriores estarán bloqueados) y la hora exacta en formato HH:MM de 24 horas.
No olvides también configurar el formulario de la encuesta y hacer clic en Guardar. Luego serás redirigido a la vista donde podrás agregar participantes. En esa misma vista aparecerá el botón Iniciar Encuesta (si el inicio es manual) o Programar Encuesta (si el inicio es automático).
💡 Aunque el sistema permite programar sin participantes, se recomienda agregarlos antes para asegurar que reciban la encuesta en cuanto corresponda.
¿Cómo veré los estados en el listado?
En el listado de encuestas, la columna Estado refleja el avance de cada configuración. Dentro de esta columna, si se tiene un ícono de reloj esto significa que el término de la encuesta está programado.
Pendiente: La encuesta aún no se ha iniciado.
Programada: La encuesta tiene programado un inicio automático.
En curso (con ícono de reloj): La encuesta está abierta y su cierre está programado de forma automática.
En curso (sin ícono de reloj): La encuesta está abierta y el cierre es manual.
Notificaciones al administrador
Cuando una encuesta tenga programado el inicio o el término automático, el administrador recibirá un correo de confirmación:
Inicio automático: Se enviará un correo indicando que la encuesta se abrió correctamente en la fecha y hora configuradas.
Cierre automático: Se enviará un correo confirmando que la encuesta finalizó en la fecha y hora definidas.
De esta forma, el administrador contará siempre con un respaldo y podrá hacer seguimiento sin necesidad de estar conectado en el momento exacto en que la acción ocurre.
Con la funcionalidad de programar encuestas libres en Buk, podrás organizar tus procesos de feedback de manera más sencilla, confiable y eficiente. Esta herramienta te ayuda a ahorrar tiempo, mantener la continuidad de tus mediciones y garantizar que tus colaboradores reciban las encuestas en el momento adecuado. 💡 Empieza a usar la programación y saca el máximo provecho de tu módulo de encuestas.
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