Index de Documentos – Chile

Resumen

En esta guía conocerás la vista principal del módulo Documentos y Firma (el "index de documentos"). Aquí podrás ver todos los documentos emitidos, revisar su estado, acceder a tus pendientes de firma o revisión y gestionar acciones masivas sobre ellos.

Al finalizar, sabrás:

Cómo llegar al índex de documentos.
Qué significa cada pestaña y columna.
Qué acciones puedes realizar desde esta pantalla.

Antes de empezar

Antes de usar el index de Documentos, asegúrate de que:

Tu empresa tiene activado el módulo Documentos y Firma.
Tu usuario cuenta con permisos para acceder a Administrativo > Documentos y Firma.
Conoces, al menos de forma básica, qué es una plantilla de documento (no es obligatorio, pero ayuda a entender el contexto).

Pasos para usar esta funcionalidad

Ruta en la plataforma

Ruta: Administrativo > Documentos y Firma > Documentos

Pasos

En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo.
Haz clic en Documentos y Firma.
Selecciona la opción Documentos.
Verás el índex de documentos, organizado en distintas pestañas y columnas.

A continuación, se detalla qué puedes hacer en esta vista.

Pestañas del índex de documentos

El índex de documentos se organiza en distintas pestañas. Dependiendo de tus permisos, verás algunas o todas las siguientes:

Todos los Documentos
- Muestra el listado general de documentos asociados a colaboradores.
- Suele incluir columnas como: Colaborador, Tipo de documento, Estado de revisión, Estado de firma, Visibilidad, Fecha de emisión, entre otras.
- Desde aquí puedes aplicar filtros, descargar documentos y ejecutar acciones masivas.
Mis firmas pendientes
- Muestra únicamente los documentos que tú, como usuario, debes firmar (por ejemplo, como supervisor, representante legal u otro firmante).
- Es la bandeja recomendada para gestionar tus pendientes de firma de forma rápida.
Mis revisiones pendientes
- Muestra los documentos en los que estás configurado como revisor.
- Desde aquí puedes revisar, aprobar o rechazar documentos, de forma individual o masiva.
Todos los pendientes
- Muestra una vista consolidada de documentos que aún están en flujo (revisión y/o firma), en función de los permisos del usuario.
- Es especialmente útil para administradores que necesitan monitorear el avance del flujo de firma.
Papelera
- Contiene los documentos enviados a eliminación.
- Desde aquí puedes revisar qué documentos han sido eliminados recientemente y, según las reglas de tu empresa, restaurarlos, eliminarlos permanentemente o dejar que se eliminen de forma definitiva.

Filtros y búsqueda

En la parte superior de cada pestaña del índex encontrarás herramientas para acotar la información:

Buscador: permite buscar por nombre de colaborador, RUT/ID u otros criterios según configuración.
Filtros simples: por ejemplo, estado de firma, tipo de documento, visibilidad, empresa, entre otros.
Filtro avanzado (cuando esté disponible): permite combinar múltiples criterios (empresa, centro de costo, cargo, atributos personalizados, rangos de fechas, etc.) para seleccionar un conjunto específico de documentos.

Usar correctamente los filtros te ayudará a encontrar rápidamente los documentos que necesitas revisar, firmar o gestionar.

Acciones disponibles en la lista

En el índex verás un listado de documentos con acciones disponibles:

Selección de filas: puedes marcar uno o varios documentos usando las casillas de selección.
Menú "Acciones" (acciones masivas): se habilita cuando hay documentos seleccionados e incluye opciones como:
- Descargar documentos.
- Notificar a revisores, colaboradores o firmantes empresa.
- Enviar documentos a Papelera o restaurar (según la pestaña en la que estés).
- Otras acciones específicas según pestaña.
Acciones por documento (iconos en cada fila):
- Ver/descargar el documento.
- Notificar a participantes del flujo (revisor, firmantes, colaborador).
- Ocultar o mostrar el documento para el colaborador.
- Modificar firmantes (cuando el flujo lo permite).
- Enviar a Papelera.

Qué ocurre después de la acción

Según la pestaña y la acción que realices:

Los documentos nuevos o actualizados aparecerán en el listado con su estado correspondiente (por ejemplo, "Pendiente de revisión", "Pendiente de firma", "Firmado", etc.).
Si envías documentos a Papelera, se moverán a la pestaña Papelera y dejarán de mostrarse en la vista principal.
Al restaurar documentos desde Papelera, volverán a estar visibles en la pestaña principal o en la vista que corresponda.
Las acciones de notificación enviarán correos a los usuarios involucrados (revisor, firmantes, colaborador), de acuerdo con la configuración del módulo.

Notas importantes y limitaciones

La visibilidad de pestañas y acciones depende de los permisos asignados a tu usuario.
Algunas opciones del menú "Acciones" pueden variar según el país, la configuración del módulo y los productos contratados.
Los documentos enviados a Papelera se mantienen solo durante 60 días, por la configuración de la plataforma; una vez pasado ese plazo, se eliminan de forma definitiva.
No todos los usuarios pueden restaurar documentos desde Papelera; esta acción dependerá del perfil asignado a tu usuario.

Buenas prácticas y recomendaciones

Antes de aplicar acciones masivas, revisa siempre los filtros activos para asegurarte de que estás trabajando con el grupo correcto de documentos.
Utiliza la pestaña Mis firmas pendientes como tu bandeja de trabajo para documentos que debes firmar personalmente.
Si gestionas el módulo como administrador, revisa periódicamente Todos los pendientes para identificar cuellos de botella en revisión o firma.
Usa la Papelera como mecanismo de seguridad ante errores (por ejemplo, documentos emitidos por equivocación), pero evita mantener información innecesaria por largos periodos.