En esta guía aprenderás a usar la pestaña Mis revisiones pendientes del módulo Documentos y Firma. Desde esta vista podrás revisar, aprobar o rechazar documentos que requieren tu revisión antes de que continúe el flujo de emisión y eventualmente de estar configurado, el de firma.
Al finalizar, sabrás:
Cómo acceder a la bandeja de Mis revisiones pendientes.
Cómo revisar un documento de forma individual.
Cómo aprobar o rechazar varios documentos a la vez (revisión masiva).
Qué ocurre con los documentos después de tu revisión.
Requisitos previos
Tu usuario debe estar configurado como revisor en una o más plantillas de documentos.
Conoces el proceso interno de tu empresa para decidir si un documento se aprueba o se rechaza.
Los documentos ya fueron emitidos desde el índex de Documentos y están pendientes de revisión (según la configuración de la plantilla).
Paso a paso
Para poder ir a gestionar tus revisiones pendientes debes:
1. Ir a Administrativo → Documentos y Firma → Documentos → selecciona la pestaña "Mis revisiones pendientes"
2. En esta sección podrás visualizar todos los documentos en los que estés configurado como "Revisor" y que aún se encuentren pendientes de aprobación o rechazo.
3. En la lista de "Mis revisiones pendientes", identifica el o los documentos que deseas revisar.
Luego, selecciona la acción que necesites realizar: haz clic en el nombre del documento para visualizarlo, elige la opción "Revisar documento" para gestionarlo o descárgalo según corresponda.
📌Nota: La opción "Revisar documento" te permite aprobar o rechazar el documento, además de agregar un comentario asociado a la revisión.
4. Revisa el contenido del documento y valida que la información sea correcta.
5. Una vez que hayas validado los documentos, selecciona uno o varios documentos según corresponda → haz clic en "Acciones" → elige la opción "Aprobar" o "Rechazar" para completar la revisión.
📌Nota: Si seleccionas "Aprobar", el sistema mostrará el mensaje "Revisión de documentos iniciada", lo que indica que el proceso se está ejecutando correctamente y luego un mensaje de "Aprobaste exitosamente".
7. Una vez confirmado, el documento saldrá de tu bandeja de Mis revisiones pendientes y cambiará su estado de acuerdo con la acción realizada.
Preguntas frecuentes:
¿Qué ocurre después de la revisión?
Luego de aprobar o rechazar documentos desde Mis revisiones pendientes:
Si apruebas el documento:
El documento avanza al siguiente paso del flujo definido en la plantilla.
En la mayoría de los casos, pasará a la etapa de firma y aparecerá en Mis firmas pendientes de los firmantes involucrados.
El estado del documento en el índex cambiará, por ejemplo, de "Pendiente de revisión" a "Pendiente de firma".
Si rechazas el documento:
El flujo de firma se detiene para ese documento.
El documento ya no aparecerá en Mis revisiones pendientes.
Dependiendo de la configuración y del proceso interno, el administrador podrá revisar el motivo del rechazo y decidir si emite un nuevo documento o ajusta la plantilla antes de una nueva emisión.
Notas importantes y limitaciones
Solo verás en Mis revisiones pendientes los documentos en los que tu usuario está configurado como revisor y que aún no han sido revisados.
Desde esta vista no puedes modificar el contenido del documento; solo puedes aprobarlo o rechazarlo según el flujo definido.
La opción de revisión masiva puede no estar disponible para todos los perfiles o en todas las implementaciones; depende de la configuración de permisos.
Si un documento ya fue aprobado o rechazado por otro revisor (en flujos con más de un revisor o cambios excepcionales), puede dejar de aparecer en tu bandeja.
Los comentarios ingresados al aprobar o rechazar pueden quedar registrados como parte del historial del documento, según la configuración de auditoría de tu empresa.
Buenas prácticas y recomendaciones
Utiliza los filtros antes de aplicar acciones masivas para asegurarte de que solo estás trabajando con los documentos correctos.
Revisa siempre el contenido de un documento de muestra antes de aprobar en bloque varios documentos similares.
Acuerda con el equipo de RRHH o con el área responsable criterios claros para rechazar documentos (por ejemplo, errores de datos, formato incorrecto, firma de un representante equivocado, etc.).
Aprovecha el campo de comentarios para dejar contexto claro cuando rechaces un documento; esto facilita la corrección posterior por parte del administrador.
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