Gestión de fichas

Objetivo: Entender el funcionamiento de las fichas en Buk y como gestionarlas.

Fichas y su uso

La ficha del colaborador es una vista que muestra tanto datos personales como datos del trabajo. Este incluye fechas de contrato, sueldos, pagos de liquidaciones o nómina, resumen de vacaciones, historia, etc. y se construye para representar una relación contractual entre un colaborador y su empleador.
 

Casos en que segunda ficha es necesaria

Existen casos en que es necesario tener una segunda ficha para lograr representar situaciones laborales especiales de ciertos colaboradores.

1. Trabajos paralelos
   Se refiere a personas que tienen más de un trabajo con un mismo empleador.
   Ejemplo: Juan es profesor de medicina en una Universidad. Además, esa universidad tiene un hospital clínico que atiende pacientes, y Juan también atiende pacientes en ese hospital clínico.
   
   En esta caso Juan tiene dos trabajos paralelos bajo el mismo empleador, uno como profesor universitario y otro como médico del hospital. Por lo tanto, a la universidad le gustaría representar las dos relaciones laborales que mantiene con Juan y, por lo tanto, crea dos fichas para el colaborador. Una para el trabajo de profesor y una para el trabajo de médico.
   
   Mantener las dos fichas implica que separan la historia de ambos trabajos y datos de documentos, vacaciones, liquidaciones o nóminas, etc. también se separan. Finalmente lo que es común entre las fichas son los datos personales, es decir, la persona a la que se le asignan las fichas.
    
2. Re-contratación en el mismo mes
   En caso de que ocurra un término de trabajo y luego se re-contrate al colaborador en el mismo mes, se debe generar una segunda ficha, ya que no podemos tener dos relaciones contractuales separadas en un mismo mes en una misma ficha.
   
   Esto trae beneficios como separar las historias de los dos contratos, mantener fechas de ingreso y termino del primer contrato, separar documentos y liquidaciones, etc. En general, el beneficio es que se toda la historia se separa y queda cada contrato con sus propios procesos y flujos.

Casos en que segunda ficha es opcional

Por otro lado, existen casos en que no es tan claro si es necesaria una segunda ficha o mantener la misma, y va a depender de lo que se busque si se crea o no una segunda ficha.

1. Re-contratación en un mes distinto al término
   En este caso, como la segunda relación contractual estará en un mes distinto a la primera, se puede reutilizar la ficha, pero dependerá de que se quiera hacer si se elige o no reutilizarla.
    
   1. Si se busca separar historial, separar documentos, separar registros de nómina y todo lo relacionado a los dos trabajos del colaborador, se recomienda crear una segunda ficha.
       
   2. Si se quiere mantener todo en un mismo lugar y en realidad no es relevante tener las relaciones contractuales separadas, se puede mantener la misma ficha.
      
      Importante: En caso de elegir esta opción, se modifica la fecha de ingreso a la compañía, por lo que la fecha de ingreso del primer contrato se sobre escribe y no se guarda. Esta sobre escritura de la fecha puede traer problemas si es que se generan reportes históricos.
       
2. Movimiento a otra empresa de un mismo holding
   Registrar una nueva relación laboral en otra razón social, con traspaso ordenado de información. Legalmente esto implica una baja y alta de contrato, pero en términos de historia laboral se debe decidir si mantener o no la misma ficha.
    
   1. Si se busca separar historial, separar documentos, separar registros de nómina y todo lo relacionado a los dos trabajos del colaborador, se recomienda crear una segunda ficha.
       
   2. Si se quiere mantener todo en un mismo lugar y en realidad no es relevante tener las relaciones contractuales separadas, se puede mantener la misma ficha. Se debe considerar el cambio de compañía y trabajo al momento de utilizar la misma ficha y editar el trabajo, además de modificar la fecha de ingreso.
      
      Importante: En caso de elegir esta opción, se modifica la fecha de ingreso a la compañía, por lo que la fecha de ingreso del primer contrato se sobre escribe y no se guarda. Esta sobre escritura de la fecha puede traer problemas si es que se generan reportes históricos.

¡Recuerda que la gestión de fichas tiene un costo por cada ficha activa!

Fichas de un colaborador

Para acceder a la ficha de un colaborador puedes hacerlo accediendo a "Administrativo" > "Colaboradores" > "Vigentes y buscando el nombre del colaborador al que quieres buscar, o bien, usando el buscador de la parte superior de la plataforma.

Una vez dentro de la ficha verás un resumen de los datos personales y del trabajo del colaborador. Además, podrás ver información específica de ese colaborador de liquidaciones o nóminas, documentos, bitácora, etc.

En la parte superior de la ficha podrás ver el código identificador de ficha. Buk por defecto le pone F1 a la primera ficha del colaborador al momento de crearlo, pero puedes elegir otro código al momento de crear al colaborador.

Además, abajo del nombre del colaborador, existe un selector de ficha donde podrás tanto navegar entre ellas, si es que el colaborador seleccionado tiene más de una, como crear otra ficha.

Al crear otra ficha, la plataforma te llevará a un formulario, en donde se mantendrán los datos personales e incluso las cargas familiares, pero estará disponible para editar los datos de pago y previsionales en caso de necesitarlo.

Además, en este mismo formulario, podrás especificar un identificador único de ficha. Buk por defecto asigna el código F acompañado del número de ficha que se está creando, pero puedes personalizarlo al código que tu quieras. Recuerda que los códigos identificadores de ficha son únicos por colaborador, pero si puedes reutilizarlos en otros colaboradores.

Deberás rellenar todos los datos de trabajo como especificar ingreso a la compañía, reconocimiento de antigüedad, etc. Al hacer clic en siguiente, deberás especificar los datos previsionales. Por defecto vienen cargados los datos de la ficha original, pero puede editarlo si lo necesitas.

Finalmente, deberás completar los datos de trabajo de la nueva ficha que se está creando. Especificando fecha de inicio del trabajo, datos de la organización del nuevo trabajo, información laboral, de remuneraciones, etc.

Una vez hayas completado todos los campos y selecciones guardar. Habrás creado una segunda ficha para ese colaborador, reflejando así una segunda relación contractual con esa persona y separando información documental, de vacaciones, de liquidaciones o nóminas, entre otras; pero asociadas la misma persona.

Múltiples fichas en importadores y modificadores

Cuando se tiene más de una ficha para un colaborador, existen importadores y modificadores en que especificar qué ficha se está afectando es relevante.

1. Colaboradores
   
   

   
   Para crear nuevos colaboradores usando el importador puedes dejar el campo en blanco y el sistema automáticamente asignara F1 como código de ficha. Si es una nueva ficha a crear, debes indicar el código de la nueva ficha a crear. ¡Ten presente que si quieres crear múltiples fichas para un colaborador en un solo archivo, también puedes hacerlo!

   Si quieres editar colaboradores usando el modificador, debes indicar el código de ficha.
    

2. Trabajos
   
   
   
   Al llenar la plantilla con los datos del importador y modificador de trabajos debes indicar cuál es el código de ficha del colaborador al que le estás creando o modificando el trabajo.
   Si el colaborador solo tiene una ficha, puedes dejar este campo en blanco.
    
3. Detalle grupo familiar
   
   
   
   Al llenar la plantilla con los datos del importador y modificador de detalle grupo familiar debes indicar cuál es el código de ficha del colaborador al que le estás creando o modificando el trabajo.
   Si el colaborador solo tiene una ficha, puedes dejar este campo en blanco.
    

En general importadores y modificadores que modifican datos de colaboradores siempre requieren especificar el código de ficha, te recomendamos siempre descargar el template, para que así tengas la versión soportada por la plataforma.

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