En este artículo te explicamos cómo funciona el flujo de solicitud de Declaración Personal de Salud (DPS) dentro de la plataforma, considerando tanto la gestión administrativa por parte de RRHH como la experiencia del colaborador.
Esta funcionalidad permite solicitar el archivo DPS de forma controlada, manteniendo la trazabilidad completa del proceso: desde la notificación al colaborador, la carga del documento, su envío al partner y la resolución final.
¿Qué es la solicitud de DPS?
La solicitud de DPS es el proceso mediante el cual se solicita a un colaborador la carga de su Declaración Personal de Salud como requisito para la activación de un seguro que así lo exige. En esta, se deben declarar las preexistencias de enfermedades del colaborador a través de la respuesta de las preguntas del archivo. También permite declarar beneficiarios del seguro de vida (en el caso de Bice Vida).
Este flujo permite:
- Notificar automáticamente al colaborador vía correo cuando sea agregado al grupo.
- Visualizar el estado de la solicitud.
- Enviar el documento al partner (de manera automática).
- Continuar el flujo normal según el resultado (Aprobado o Rechazado).
Creación de la configuración (Administrador)
Este flujo aplica exclusivamente para seguros que requieren DPS, lo cual se define en las condiciones comerciales y pólizas del seguro contratado.
Flujo desde el punto de vista del Colaborador
-Notificación y descarga del documento
Una vez el colaborador es agregado al grupo, en los próximos días se le hará llegar un correo electrónico de Buk informando que debe completar y enviar su Declaración Personal de Salud para poder hacer uso del seguro.
El correo incluye:
- El documento DPS adjunto.
- Un enlace para subir el archivo una vez completado.
- Instrucciones para el proceso desde su punto de vista.
Al dar click en el enlace “Ver Solicitud”, se redirige a la siguiente vista dentro de Buk, donde debe subir el archivo solicitado, llenado con la información necesaria y firmado.
Carga del documento DPS
El colaborador debe realizar los siguientes pasos (Incluidos en el correo):
- Descargar el documento adjunto.
- Completar el formulario con la información requerida.
- Firmar el documento.
- Hacer clic en el enlace incluido en el correo.
- Ser redirigido a la sección de Tareas Pendientes en Buk.
- Subir el archivo correspondiente.
- Presionar el botón “Solicitar” para finalizar el flujo.
En el caso de necesitar agregar solamente a una carga, seguir los mismos pasos, pero rellenando únicamente la sección e información de las cargas, no del titular
Seguimiento por parte del colaborador
Luego de enviar el documento, el colaborador puede revisar el estado de su solicitud ingresando a:
Beneficios > Suscripciones
El plazo estimado de revisión es de 10 días hábiles desde el envío del documento.
Si la aceptación tiene condiciones especiales o topes, el colaborador recibirá un correo adicional con el detalle correspondiente.
Esto es válido para las cargas y para el titular que se está evaluando.
Flujo desde el punto de vista del Administrador RRHH
-Monitoreo de solicitudes
El administrador puede revisar el estado de las solicitudes DPS ingresando a su plataforma BUK:
Administrativo > Colaboradores > Solicitudes
Desde esta sección es posible:
- Ver solicitudes pendientes.
- Identificar si el colaborador aún no ha enviado el documento.
- Revisar solicitudes que ya fueron enviadas al partner.
- A partir de lo anterior, gestionar las solicitudes sin respuesta.
Así se ve en la suscripción, cuando el colaborador aún no sube el archivo solicitado:
Una vez subido el archivo se verá la solicitud como finalizada.
Plazos y acciones de seguimiento
Es importante considerar los siguientes lineamientos:
-
Plazo de revisión:
El proceso de revisión de cada DPS tiene un plazo aproximado de 10 días hábiles. -
Documento pendiente:
Si el colaborador no ha enviado el documento, el administrador debe recordarle el envío. De todas formas, la plataforma Buk le enviará correos recordatorios semanalmente. -
Documento no aprobado:
Si la aseguradora no aprueba la DPS, el administrador debe gestionar el caso con Buk para revisar los pasos a seguir. A pesar de lo anterior, este caso es extremadamente raro.
Resolución de la DPS
Una vez que el partner entrega una respuesta, el estado de la DPS se actualiza en la plataforma con su resultado final:
- Aprobado
- Rechazado
Según el resultado, el flujo continúa con el proceso normal de alta del seguro o con el rechazo correspondiente.
En el caso de que la aprobación se dé con condiciones especiales, estas se harán llegar por correo al colaborador en cuestión.
Módulos requeridos
Base:
- Gestión de personas
Módulos:
- Beneficios
- Seguro (configuración activa que requiera DPS)
Palabras Claves:
DPS, Declaración Personal de Salud, solicitud de DPS, seguros, beneficios, RRHH, trazabilidad, suscripciones
También te puede interesar:
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo.
¡Felices te ayudamos!