Los correos permiten automatizar comunicaciones dentro del proceso de onboarding. Con ellos puedes, por ejemplo:
- dar la bienvenida a una persona
- enviar instrucciones previas al ingreso
- avisar a un responsable que debe realizar una acción
- informar al encargado del proceso sobre hitos importantes
- recordar información relevante antes o después del ingreso
En este artículo encontrarás cómo configurar plantillas de correo, cómo programarlas, qué correos existen por defecto en el módulo y dónde revisar su estado.
Plantilla de correo y correo generado
Antes de configurarlos, es importante distinguir entre estos dos conceptos:
Plantilla de correo
Es la configuración reutilizable de un correo. Funciona como un molde que puedes usar en distintos procesos o plantillas de proceso.
Instancia de correo
Es el correo que se crea dentro del proceso de onboarding de una persona específica a partir de esa plantilla.
Cada instancia de correo puede encontrarse en distintos estados, por ejemplo:
- Programado
- Enviado
- Eliminado
Por ejemplo, puedes tener una plantilla de correo llamada Bienvenida al equipo. Cuando esa plantilla se usa en el onboarding de una persona, se crea una instancia de correo asociada a ese proceso, con sus destinatarios, su fecha de envío y su estado correspondiente.
Para qué sirve una plantilla de correo
Las plantillas de correo permiten estandarizar comunicaciones frecuentes dentro del onboarding y evitar tener que redactarlas cada vez desde cero.
Esto te ayuda a:
- mantener una comunicación consistente
- ahorrar tiempo de configuración
- automatizar avisos importantes
- acompañar el onboarding con mensajes oportunos
Cómo crear una plantilla de correo
Para crear una nueva plantilla de correo:
- Ingresa a Administrativo > Onboarding > Plantillas > Correos
- Haz clic en Crear Plantilla
- Completa la información requerida
- Guarda los cambios
Una vez creada, la plantilla quedará disponible para ser utilizada dentro de una plantilla de proceso o al configurar un proceso de onboarding.
Qué puedes configurar en un correo
Al crear una plantilla de correo, puedes definir distintos elementos.
Nombre
Corresponde al nombre interno de la plantilla. Sirve para identificarla dentro de la configuración del módulo.
Ejemplo:
Correo de bienvenida general
Asunto
Es el asunto que tendrá el correo cuando se envíe.
Conviene que sea claro y fácil de reconocer para la persona que lo recibirá.
Ejemplo:
Te damos la bienvenida a la empresa
Cuerpo del correo
Aquí redactas el contenido del mensaje que se enviará.
Puedes usar este espacio para entregar instrucciones, contexto, recordatorios o cualquier información relevante para la etapa del onboarding en la que se enviará el correo.
Destinatarios
Debes indicar a quién se enviará el correo. Las opciones disponibles dependen de la configuración del módulo, pero normalmente incluyen:
- Nuevo empleado
- Encargado del proceso
- Correo específico
Esto permite automatizar comunicaciones dirigidas a distintos actores del onboarding según el objetivo del mensaje.
Para ingresar múltiples destinatarios, deben ir separados por coma, sin espacios.
Programación del envío
Puedes definir cuándo se enviará el correo dentro del proceso. Las opciones son:
- En base a la fecha programada de inicio de onboarding
- Al crear el proceso de onboarding
Variables en los correos
Las variables permiten personalizar automáticamente el contenido del mensaje con información del proceso.
Por ejemplo, puedes usar variables para mostrar datos como:
- nombre del nuevo colaborador
- fecha de incio de onboarding
- otros datos disponibles del proceso
Cuando el correo se genera, Buk reemplaza cada variable por la información correspondiente del onboarding.
Por ejemplo, una variable como {{proceso.nombre_nuevo_empleado}} puede mostrarse en el mensaje con el nombre real de la persona.
Cómo usar variables
Para insertar una variable:
- Haz clic en Variables
- Copia la variable que necesites
- Pégala en el asunto o cuerpo del correo
Esto te permite reutilizar una misma plantilla sin tener que editar el contenido manualmente en cada caso.
Cómo se usan los correos dentro del onboarding
Las plantillas de correo no se envían por sí solas. Primero deben incorporarse a una plantilla de proceso, pero tambien pueden agregarse al momento de crear un proceso de onboarding o en un proceso ya creado.
Cuando eso ocurre, la plantilla deja de ser solo una configuración y se transforma en un correo generado dentro del proceso de una persona específica.
Desde ahí, el sistema programa o ejecuta su envío según la configuración definida.
Qué se recomienda considerar al crear correos
- Usar nombres internos claros. El nombre de la plantilla debe ayudarte a identificar rápidamente para qué sirve ese correo dentro de la configuración.
- Cuidar el asunto. El asunto es lo primero que verá quien reciba el correo, por lo que conviene que sea breve y claro.
- Escribir mensajes simples. El cuerpo del correo debe ser fácil de entender y contener solo la información necesaria para esa instancia.
- Usar variables cuando corresponda. Las variables ayudan a personalizar el mensaje sin perder estandarización.
- Definir bien el momento de envío. Antes de crear el correo, conviene preguntarse en qué momento del onboarding esa comunicación aporta más valor.
Ejemplos de correos frecuentes
Algunos ejemplos habituales son:
- Bienvenida al nuevo colaborador
- Recordatorio previo al ingreso
- Instrucciones para completar una etapa previa
- Aviso al encargado del proceso
- Comunicación de apoyo para alguna tarea o hito del onboarding
Correos disponibles por defecto en Onboarding
Además de los correos personalizados que puedes configurar en tus procesos, Onboarding cuenta con una serie de correos automáticos que ya existen por defecto en el módulo. Estos se envían según ciertas acciones o eventos dentro del proceso.
A continuación, te detallamos cuáles son:
- Mensaje de bienvenida: Se envía al colaborador al iniciar un proceso con plantilla de tipo pre ingreso.
- Recordatorio de tareas de onboarding pendientes: Se envía a los responsables de tarea mediante un recordatorio semanal, siempre que el proceso tenga activada esta opción y existan tareas con vencimiento próximo.
- Aviso de tarea de onboarding asignada: Se envía a los responsables de tarea al iniciar el proceso o cuando cambia el responsable de una tarea.
- Aviso de tarea editada: Se envía a los responsables de tarea cuando se edita una tarea, siempre que sigan asignados a ella.
- Aviso de nueva tarea: Se envía a los responsables de tarea cuando se asigna un nuevo responsable a una tarea.
- Aviso de término de onboarding: Se envía al encargado cuando el proceso se marca como terminado manualmente o cuando todas las tareas se completan.
- Hoy comienza tu proceso de onboarding: Se envía al colaborador cuando queda asignado al proceso.
- Seguimiento de proceso del colaborador: Se envía al encargado al asignar o cambiar al encargado del proceso, o al iniciar el proceso.
- Recordatorio de tareas pendientes: Se envía manualmente a los responsables de tarea desde el detalle de un proceso, cuando se utiliza la acción de recordatorio.
Dónde configurar estos correos
Si tienes permisos de configuración e historial de notificaciones, puedes revisar y administrar estos envíos desde la Central de notificaciones, disponible en la tuerca de administración arriba a al d.
Desde ahí puedes:
- activar o desactivar estas notificaciones que vienen por defecto
- definir por qué canal se enviarán
- revisar el historial de notificaciones enviadas.
Cómo revisar correos enviados o fallidos
Para hacer seguimiento a los correos que salen desde Onboarding, entra al Historial de notificaciones y filtra por el módulo Onboarding.
Si un correo aparece como fallido, al pasar el cursor sobre el estado podrás ver el motivo del error.