Optimiza tu gestión de personas con estos 6 casos prácticos de Workflow. Configura procesos automáticos, desde el onboarding hasta aprobaciones complejas, para ganar eficiencia y eliminar errores manuales en tu día a día.
Caso 1: Onboarding automático al dar de alta
Tipo: Flexible (automático) | Evento: Alta del colaborador
Cuando ingresa un nuevo colaborador, RRHH debe generar su contrato y asignarle un curso de inducción. Hacerlo manualmente implica riesgo de olvidar pasos o depender de que alguien lo recuerde. Con Workflow puedes configurar que ambas acciones ocurran automáticamente cada vez que se registra un ingreso de un nuevo colaborador.
Cómo configurar la generación del contrato
Haz click en Crear Plantilla, selecciona la plantilla predeterminada "Generar documento cuando se le crea un trabajo a Colaborador". Selecciona la plantilla de documento a generar, en este caso, contrato. Aquí puedes configurar si será visible para el colaborador o no. Además podrás ver dentro de este menú "Editar Acción" la opción "Proceso de firmas" y la opción preseleccionada "Si requiere proceso de firmas", esto viene configurado por default. Recuerda que actualmente en Workflow no se puede agregar más de un firmante para un documento. Una vez terminado, haz click en Guardar.
Luego, en "Inicio de solicitud" verás que el evento de la plataforma que inicia el evento será "Cuando se le crea trabajo a un colaborador", no lo modifiques. Debajo podrás ajustar las reglas (opcional) que permiten crear filtros avanzados con el apoyo de Buk AI.
Ej de instrucción a filtrar: "Cuando el nuevo colaborador es del área de finanzas". Esto te permitirá filtrar y generar un contrato cuando el nuevo colaborador pertenece al área de finanzas exclusivamente.
Una vez termines de aplicar el filtro, guárdalo haciendo click en "Filtrar". Puedes también no seleccionar un filtro, para que se ejecute esta acción con el ingreso de cualquier colaborador.
Una vez terminada esta configuración, haz click en Guardar. Podrás revisar esta plantilla en Workflows > Plantillas como Activa.
Una vez ingrese un nuevo colaborador, Workflow ejecutará esta acción automáticamente: generará un documento de contrato a un nuevo colaborador (dependiendo de si se filtró por área o no).
Cómo configurar la asignación del curso de inducción
Crea una segunda plantilla Flexible con el mismo evento y acción "Inscribir en curso cuando se crea un Colaborador"
⚠️ Nota: Como Workflow permite solo una acción por plantilla, necesitas dos plantillas separadas: una para generar el contrato y otra para asignar el curso.
Se abrirá un nuevo menú, selecciona el Curso a asignar. Luego selecciona el tipo de inscripción: Requerido u opcional.
Luego, selecciona la opción Instancia predeterminada (Vigentes), debajo podrás ver la fecha de inicio para el curso asignado (fecha en la que estás creando la plantilla).
Debajo podrás ajustar las reglas (opcional) que permiten crear filtros avanzados con el apoyo de Buk AI, al igual que el ejemplo anterior.
Ej de instrucción a filtrar: "Cuando el nuevo colaborador es del área de finanzas". Esto te permitirá filtrar e inscribir al nuevo colaborador a un curso cuando este pertenezca al área de finanzas exclusivamente.
Una vez termines de aplicar el filtro, guárdalo haciendo click en "Filtrar".
Al igual que la plantilla anterior, esta quedará guardada en Workflow > Plantillas y se ejecutará automáticamente una vez se cumplan los criterios especificados en esta misma.
Caso 2: Documentos distintos según tipo de contrato
Tipo: Flexible
Distintos tipos de contrato (indefinido, a plazo fijo, por obra) requieren documentos diferentes. Como Workflow no permite condicionar la acción dentro de una misma plantilla, la solución es crear una plantilla por tipo de contrato y seleccionar la que corresponda en cada caso.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla Flexible para contratos indefinidos con la acción "Generar documento" y la plantilla de contrato correspondiente.
- Crea una segunda plantilla Flexible para contratos a plazo fijo con su propia plantilla de documento.
- Repite para cada tipo de contrato que lo requiera.
- Al crear la solicitud, el administrador selecciona la plantilla que corresponde según el contrato del colaborador.
Caso 3: Pre-ingreso de nuevo colaborador
Tipo: Pre-Ingreso | Requiere módulo Onboarding
Antes del primer día, es necesario recopilar datos del futuro colaborador (información bancaria, previsional, contacto de emergencia, etc.) para tener todo listo desde el inicio. La plantilla Pre-Ingreso permite enviarle un formulario digital que completa de forma autónoma, sin necesidad de que esté en la plataforma.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla de tipo Pre-Ingreso (requiere módulo Onboarding).
- Configura el formulario con los campos que el futuro colaborador debe completar.
- Al crear la solicitud, el sistema envía un enlace por correo al futuro colaborador.
- El colaborador completa la información antes de su primer día, y los datos quedan disponibles en Buk.
Caso 4: Solicitud automática de activos al ingreso
Tipo: Flexible (automático) | Evento: Alta del colaborador
Cuando ingresa un colaborador con un cargo específico (ej. ejecutivo comercial), necesita equipamiento estándar: notebook, teléfono, accesos. Coordinar esto manualmente genera retrasos. Workflow puede automatizar la solicitud de activos apenas se registra el alta, sin que nadie tenga que recordarlo.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla Flexible con evento "Alta del colaborador".
- Agrega un filtro por cargo para que solo aplique a los cargos que requieren el equipamiento.
- Configura la acción final como "Solicitar activos".
- Activa la plantilla. Cada vez que ingrese un colaborador con ese cargo, la solicitud de activos se creará automáticamente.
Caso 5: Información personalizada en documentos
Tipo: Cualquier plantilla con acción "Generar documento"
Los documentos generados por Workflow pueden incluir información específica de cada solicitud (motivo de ajuste salarial, observaciones, cargo anterior), pero esos datos no siempre existen en la ficha estándar del colaborador. La solución es crear un atributo personalizado y vincularlo como variable en la plantilla del documento.
Cómo configurarlo
- Ve a Configuración → Atributos y crea el atributo "Motivo de ajuste salarial" en la entidad Colaborador o Trabajo.
- En el formulario de la plantilla Workflow, agrega un campo de texto donde el jefe ingrese el motivo.
- Configura el atributo para que se llene con el valor del campo del formulario.
- En la plantilla del documento, usa el botón de variables e inserta el atributo creado.
- Al generarse el documento, aparecerá el valor específico ingresado en esa solicitud.
Caso 6: Búsqueda con aprobación presupuestaria
Tipo: Búsqueda | Requiere módulo Selección
Antes de abrir un proceso de reclutamiento, muchas empresas requieren validación del Gerente de Área y del Gerente General para asegurar que el cargo está dentro del presupuesto aprobado. Workflow formaliza este proceso de aprobación y, al completarse, abre automáticamente la búsqueda.
Cómo configurarlo
- Crea una plantilla de tipo Búsqueda (requiere módulo Selección).
- Etapa 1: Aprobación del Gerente de Área, con formulario que incluya cargo, área, renta estimada y justificación.
- Etapa 2: Aprobación del Gerente General.
- Acción final: Crear proceso de reclutamiento en el módulo de Selección. Al completarse ambas aprobaciones, el proceso de búsqueda se abre automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un supervisor está asignado en una etapa sin tener el check de acceso activo?
Si una etapa está configurada para ser aprobada por el supervisor del solicitante, pero el supervisor asignado no tiene activo el check de acceso al módulo de Workflow (permiso 'Sin acceso'), la etapa quedará bloqueada: el supervisor no podrá ver ni responder la solicitud.
Para resolverlo: ve a Usuarios y Perfiles > busca el supervisor > edita su perfil y activa el permiso de Workflow (al menos en nivel 'No' que permite aprobar etapas asignadas, o 'Lectura' si necesitas que vea el historial).
Si el supervisor tiene permiso pero aún no ve la solicitud, verifica que sus límites de área incluyan el área de la solicitud. En plantillas de Alta y Movimiento, el sistema filtra por área del aprobador.
¿Es posible asignar más de un revisor por plantillla de documentos?
Recuerda que si se puede asignar más de un revisor por plantilla de documento, mediante los campos Áreas/Cargo, perfiles de usuario. Con esto puedes crear revisores masivos, ya que obtendrás un menú desplegable al seleccionar estas opciones que te permitirán visualizar las áreas, cargos y perfiles actuales de tu empresa que podrán aprobar y revisarlas. (Ver figura debajo).
¿Cuál es el límite de firmantes en el flujo de firma? ¿Se pueden agregar varios?
Si necesitas que más personas firmen un documento, puedes agregar hasta tres firmantes en orden dentro del flujo de firma. Configura los firmantes en la sección correspondiente de la plantilla, definiendo el orden en que deben firmar.
¿Cómo agregar roles distintos al de supervisor en flujos de aprobación?
Por defecto, los flujos de aprobación de vacaciones y permisos en Buk siguen la jerarquía de supervisor. Si necesitas agregar un rol diferente (como un gerente de área o RRHH) como aprobador en un flujo:
En la plantilla del flujo, ingresa a la etapa de aprobación correspondiente > pestaña Permisos > y selecciona la opción 'Área y Cargo' para especificar el cargo exacto que debe aprobar esa etapa.
Si necesitas que el aprobador sea el supervisor del solicitante y también notificar a RRHH, puedes agregar en la pestaña Notificaciones una notificación a RRHH en la misma etapa sin que RRHH sea un aprobador formal.
Para flujos donde RRHH debe aprobar después de la jefatura, agrega una segunda etapa con RRHH como aprobador, configurando la dependencia para que se inicie solo cuando la etapa anterior esté aprobada.
Cómo configurar la ficha de solicitud de vacantes o búsqueda
La ficha de solicitud de vacantes se configura desde la plantilla de tipo 'Búsqueda'. Para acceder a su configuración: Administrativo > Workflow > Plantillas > selecciona la plantilla de tipo Búsqueda o crea una nueva.
En la primera etapa, configura los campos del formulario que el solicitante (jefatura o área) debe completar. Puedes incluir campos como: nombre del cargo, renta propuesta, área, motivo de la búsqueda, entre otros.
Para ajustar la ficha de cara al cliente interno, configura los campos con los estados 'Editable Obligatorio' para los datos que siempre deben completarse, y 'Editable Opcional' para los que son referenciales.
Para que compensaciones pueda completar la renta después de que la jefatura envíe la solicitud, agrega una segunda etapa con el área de compensaciones como aprobador y el campo de renta en estado 'Editable Obligatorio' en esa etapa.
¿Existe un flujo de aprobación o de firma para una plantilla de documento?
En Buk, la asignación automática de la plantilla de un documento a un nuevo colaborador mediante Workflow es un proceso que se ejecuta directamente al momento de la alta del colaborador, sin un flujo de revisión intermedio.
- Workflow permite configurar la generación automática del contrato al crear el trabajo de un colaborador (y se le solicita la firma a este nuevo colaborador por default), pero esta acción se realiza de forma automática y no contempla pasos de aprobación o revisión antes de la generación del documento.
- Si se requiere un control o revisión previa, se debe implementar un proceso manual o un flujo separado fuera de la automatización estándar de Workflow, revisando la plantilla del documento dentro de Documentos -> Plantillas si es que esta requiere modificarse.
- Esta característica es importante para evitar confusiones y para que los usuarios sepan que la automatización agiliza la generación del contrato, pero no incluye flujos de firma masivos, que no existen actualmente en Buk.
¿Puede el solicitante ver la información completada por otros participantes?
Sí: el solicitante puede ver el historial completo de la solicitud desde Ver Detalle, incluyendo los campos completados por otros participantes en etapas anteriores o posteriores, siempre que esos campos no estén configurados con restricciones de visibilidad específicas.
Si quieres que ciertos campos sean visibles solo para ciertos aprobadores, configura esos campos en estado 'Solo Lectura' o 'Editable' únicamente en las etapas donde corresponda, y no los incluyas como 'Solo Lectura' en etapas anteriores.
Las solicitudes pendientes de un aprobador aparecen en la pestaña 'Mis Pendientes' del módulo de Solicitudes, y también en la campana de tareas pendientes si se configuró la acción 'Generar Tarea Pendiente' en esa etapa.
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