Es común que, por diversas razones (bandeja de entrada llena, correos mal escritos o problemas temporales del servidor), una notificación importante no llegue a su destino. Para asegurar que la comunicación sea fluida y ningún proceso se detenga al utilizar Workflow, ahora hemos configurado un evento que te avisa automáticamente cuando esa notificación falló en el envio.
Pasos para configurarlo:
- Crea una nueva Plantilla de Workflow: Ve al módulo de Workflow y selecciona "Crear Plantilla".
- Selecciona el Disparador (Trigger): En la sección de inicio, elige la opción "Evento de la plataforma".
- Busca el Evento Específico: En el desplegable, selecciona: "Cuando una notificación rebota".
- Define tus Reglas (Filtros): Puedes filtrar para que el sistema solo reaccione en casos específicos:
- Por Canal: Por ejemplo, solo si fallan los correos electrónicos.
- Por Origen: Por ejemplo, solo si falla la notificación de "Firma de Contrato".
- Configura la Acción de Respuesta: Define qué debe pasar cuando ocurra el fallo. Lo más recomendable es seleccionar "Crear una solicitud" o "Tarea pendiente" asignada al equipo de RRHH o al administrador del proceso.
Caso de uso: Notificación de firma de contrato fallida
Imagina que envías una notificación para que un nuevo colaborador firme su contrato, pero su dirección de correo electrónico tiene un error tipográfico. Sin esta función, el proceso se detendría sin que nadie lo note. Con el nuevo evento, puedes configurar que se genere una Tarea Pendiente automática para el equipo de Selección, permitiéndoles contactar al colaborador por teléfono y corregir el dato de inmediato para que el ingreso no se retrase.
¿Por qué es importante usar esta función?
- Evita procesos estancados: Si un colaborador no recibe su aviso, el sistema te avisa proactivamente para que puedas actuar por otro medio.
- Control total: Pasas de un error "silencioso" a una gestión visible y accionable.
- Mejor experiencia: El colaborador nunca sentirá que el sistema "se olvidó" de él, ya que siempre habrá un plan de respaldo.
¿El sistema envía recordatorios/notificaciones automáticas a los aprobadores?
Actualmente, Buk no envía recordatorios automáticos periódicos a los aprobadores de etapas pendientes. La notificación se envía una sola vez cuando la etapa queda en estado 'Esperando'.
Si necesitas que el aprobador reciba recordatorios adicionales, tienes dos opciones: (1) configurar notificaciones manuales adicionales en la plantilla para el estado 'Esperando' con destinatarios específicos, o (2) activar el módulo de Tareas Pendientes y configurar una acción 'Generar Tarea Pendiente' en la etapa correspondiente, que aparecerá en la campana de tareas del aprobador hasta que sea gestionada.
¿Cómo verificar si las notificaciones están llegando?
Si un aprobador reporta que no recibió la notificación de una etapa pendiente, verifica lo siguiente:
1. Ingresa a la plantilla > etapa correspondiente > pestaña Notificaciones. Confirma que existe una notificación configurada para el estado 'Esperando'.
2. Verifica que el destinatario esté configurado como 'Encargado de etapa' o que la dirección de correo sea correcta.
3. Si las notificaciones automáticas están activas en la plantilla, todos los aprobadores definidos en la pestaña Permisos recibirán la notificación automáticamente.
4. Revisa si el correo llegó a la carpeta de spam o si el usuario tiene algún filtro activo en su cliente de correo.
5. Si el problema persiste, contacta a soporte para revisar el historial de envíos del lado del servidor.
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