Esta guía explica el flujo de usabilidad para automatizar la creación de documentos en la ficha del colaborador a partir de una solicitud de Workflow Flexible. Aprenderás cómo configurar el gatillador y qué sucede según la configuración de la plantilla del documento.
1. Requisitos Previos
Antes de configurar el flujo, asegúrate de cumplir con lo siguiente:
Plantilla de Documento creada: La plantilla debe existir previamente en el módulo de documentos.
Definición de Almacenamiento: En la configuración de la plantilla, debes definir en qué carpeta de la ficha del colaborador se guardará el archivo (o si se debe crear una carpeta nueva con un nombre específico).
2. Configuración del Workflow Flexible
Para que el sistema sepa que debe crear un documento al finalizar una solicitud, debes configurar la acción en el flujo:
El Gatillador (Acción Final): Dirígete a la última etapa del flujo, denominada "Final del flujo flexible".
Pestaña Acciones: Selecciona la acción "Generar Documento".
Selección de Plantilla: Elige la plantilla que deseas que se gatille. Notarás que los campos de "Empresa" y "Proceso de Firma" se autocompletarán según la configuración previa de la plantilla.
Visibilidad: Configura si el documento será visible o no para el colaborador de forma inmediata.
[!IMPORTANT] ¿Por qué configurar la acción primero? Al seleccionar "Generar Documento" como acción final, la plataforma habilitará automáticamente los campos requeridos (Colaborador que recibe, Plantilla, etc.) para que puedan ser utilizados y visualizados en las etapas previas del workflow.
3. Escenarios de Generación de Documentos
Una vez que la solicitud de workflow es aprobada en su totalidad, el comportamiento del sistema dependerá de si la plantilla del documento tiene flujos adicionales de revisión o firma.
Escenario A: Plantilla sin flujo de revisión ni firma
Es el camino más directo.
Condición: La plantilla no requiere revisión de terceros ni firma electrónica.
Resultado: Apenas se aprueba la última etapa del Workflow Flexible, el documento se genera de forma inmediata en la carpeta definida dentro de la ficha del colaborador.
Escenario B: Plantilla con flujo de Revisión y/o Firma
Si la plantilla tiene configuraciones especiales, el documento no aparecerá en la ficha del colaborador hasta que se cumplan estos pasos extra:
Paso 1: Revisión Pendiente
Si la plantilla requiere un revisor (supervisor u otra persona):
El revisor debe ir a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.
Ingresar a la pestaña "Mis revisiones pendientes".
Revisar el documento y hacer clic en Aceptar.
Paso 2: Flujo de Firma (Si aplica)
Si el documento requiere firma (del colaborador, representante legal, etc.):
Tras la revisión, el documento pasa al flujo de firma.
El firmante recibirá un código en su correo electrónico.
Deberá ingresar el código para realizar la firma electrónica.
Resultado Final: Solo cuando el revisor acepte, el documento se almacenará oficialmente en la ficha del colaborador. Luego se podrá firmar según configuracion tenga la plantilla (colaborador, Representante Legal, etc).
4. ¿Dónde encontrar el documento generado?
El documento se almacenará automáticamente en la Ficha del Colaborador, dentro de la carpeta que definiste en la configuración inicial de la plantilla. Si configuraste la creación de una carpeta nueva, el sistema la creará con el nombre asignado y guardará el archivo allí.
Resumen de flujo de usabilidad:
[Workflow Flexible aprobado] ➔ [¿Tiene revisión/firma?]
NO: ➔ Generación inmediata en Ficha.
SÍ: ➔ Revisión manual en módulo Documentos ➔ Proceso de Firma ➔ Generación final en Ficha.