En este artículo aprenderás a habilitar y configurar de manera centralizada el acceso a la rendición de gastos para tus trabajadores. Este proceso debe ser ejecutado exclusivamente por usuarios con el rol de Administrador, quienes configurarán los permisos de perfiles en Buk RRHH y activarán los enlaces de acceso en Buk Finanzas.
Requisitos previos
- Contar con credenciales de acceso de Administrador tanto en Buk Recursos Humanos como en el módulo de Finanzas.
- Tener creados los perfiles de usuario correspondientes a los colaboradores que recibirán el permiso.
- Asegurar que los colaboradores tengan una ficha de contratación registrada en el sistema.
- Tener contratado Rendiciones Esencial o Pro.
Paso a paso
Parte 1: Configurar en Buk Recursos Humanos
- Ingresa al módulo de Administración dentro de Buk RRHH.
- Ve a la sección de Usuarios y perfiles y selecciona Perfiles.
- Elige el tipo de perfil que deseas modificar:
- Para activarlo de forma masiva, edita la Configuración de perfil normal que viene por defecto.
- Para activarlo de forma selectiva, selecciona el perfil específico que corresponda.
- Busca y activa la casilla de verificación Rendición de Gastos.
- Haz clic en Guardar para aplicar los cambios. Con esto, los usuarios verán el acceso en su menú lateral izquierdo.
Parte 2: Configurar en Buk Finanzas
- Cambia al módulo de Finanzas con tus credenciales de administrador.
- Dirígete a Configuración, haz clic en Equipo y selecciona Agregar usuario para invitar al colaborador asignándole alguno de estos roles:
- Rendiciones: en caso de que el colaborador no requiera acceso a la plataforma de finanzas, solo necesite rendir.
- Otro: en caso de que el colaborador necesite rendir y realizar otras acciones en la plataforma de Finanzas.
- Regresa a la sección de Configuración y selecciona Información General.
- Ingresa el nombre corto de tu empresa para que el sistema genere un enlace web personalizado (por ejemplo: rin.do/tu-empresa).
- Copia y comparte este enlace con los colaboradores que requieran esta modalidad de acceso directo.
Consideraciones o limitaciones importantes
- Validación de la Ficha: Para operar en el portal de rendiciones, el sistema verifica de forma estricta el estado contractual del trabajador.
- Ficha Activa: El usuario solo podrá ingresar gastos asociados a las razones sociales donde posea un contrato vigente activo. Si pertenece a un holding, solo visualizará las empresas del grupo en las que esté contratado formalmente.
- Ficha Inactiva o Finiquitada: Si el colaborador es desvinculado o su ficha pasa a estar inactiva, el sistema bloquea inmediatamente su RUT y deniega el acceso a la rendición de gastos de esa empresa.
- Acceso completo a Finanzas: Aquellos colaboradores que cuenten con un perfil de acceso completo al módulo financiero podrán registrar rendiciones desde Buk RRHH o directamente desde Finanzas, siempre que su RUT esté registrado en su información de contacto en Finanzas.
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