Aprende a utilizar Workflow integrado al módulo de Headcount para automatizar el cumplimiento de tu dotación presupuestada.
Requisitos previos
- Tener activo el módulo de Planificación de Headcount y Workflow en tu plataforma Buk.
- Contar con un perfil de Administrador o un rol con el permiso configurado en modo Modificación.
- Tener tu plan de headcount cargado con las posiciones presupuestadas correspondientes.
Paso a Paso
Workflow te permite automatizar la validación de vacantes presupuestadas y controlar que las contrataciones o movimientos de personal respeten la dotación planificada. Para configurar y utilizar este flujo, sigue estas indicaciones:
- Inicia sesión en la plataforma y ve al menú lateral izquierdo.
- Selecciona Configuración y haz clic en Workflow.
- Define tu caso de uso:
- Crea o edita el flujo asociado a la solicitud de una nueva posición o a la búsqueda de una vacante presupuestada.
- Define la regla de aprobación automática: si la vacante existe dentro del plan de headcount, el sistema aprueba el flujo de inmediato para iniciar el proceso de atracción de talento.
- Define la regla de excepción: si un líder solicita una búsqueda fuera de presupuesto, configura si el sistema debe rechazarla automáticamente o derivarla al gerente correspondiente.
- Activa la restricción presupuestaria en los flujos de Alta o Movimiento, para que el sistema bloquee la contratación o el traslado de un colaborador si no existe una vacante liberada para ese cargo.
- Guarda la configuración para que el flujo quede activo.
1. Gestionar nueva posición
| Paso | Cómo hacerlo (ruta en la plataforma) |
|---|---|
| 1 | En la sección “Plantillas” del módulo de Workflow seleccionar “Crear una plantilla”. |
| 2 | Marcar la casilla “Planificación de Headcount”, luego seleccionar la plantilla “Solicitud de nueva posición en el plan de headcount”. |
| 3 | Seleccionar “Crear a través de una solicitud” o “Evento de la plataforma”, gestionar los campos de todas las etapas de la solicitud y guardar. |
⚠ Importante Si no tienes contratado Workflow, puedes generar una plantilla base con inicio y fin. Si tienes Workflow contratado, puedes añadir etapas adicionales. |
2. Solicitud de búsqueda
| Paso | Cómo hacerlo (ruta en la plataforma) |
|---|---|
| 1 | En la sección “Plantillas” del módulo de Workflow seleccionar “Crear una plantilla”. |
| 2 | Ir a “Selección” y elegir “Solicitud de búsqueda”. |
| 3 | En la primera etapa, seleccionar los solicitantes y los campos correspondientes. |
| 4 | Agregar una nueva etapa, seleccionar los aprobadores correspondientes y entrar a “Reglas Automáticas”: “Aprobar automáticamente”, “Devolver automáticamente” y “Rechazar automáticamente”. Seleccionar “Editar” para construir la fórmula en cada una. Las variables específicas de headcount se encuentran en la sección “Planificación de headcount”. |
⚠ Importante Si la regla de una fórmula no se cumple y no existe una regla de rechazo configurada, la solicitud se derivará al aprobador definido en esa etapa. |
Casos de uso
| Caso de uso | Cómo hacerlo / Detalle | Fórmula |
|---|---|---|
| Aprobar automáticamente la búsqueda de una vacante presupuestada | En “Aprobar automáticamente” → Editar → ir a “Solicitud” y buscar la variable “vacantes” → agregar “>” → ir a “Planificación de Headcount” → seleccionar “Posiciones disponibles”. | process.vacantes > headcount_planning.available_positions |
| Rechazar búsquedas no presupuestadas | Mismo procedimiento anterior, configurado en “Rechazar automáticamente”. | process.vacantes < headcount_planning.available_positions |
| Derivar la aprobación al aprobador definido si no hay vacante disponible | En “Aprobar automáticamente” → Editar → ir a “Solicitud” y buscar la variable “vacantes” → agregar “>” → ir a “Planificación de Headcount” → seleccionar “Posiciones disponibles”. Si no se cumple la regla, se deriva al aprobador definido. | process.vacantes > headcount_planning.available_positions |
3. Contratación — Solicitud de Alta
| Paso | Cómo hacerlo (ruta en la plataforma) |
|---|---|
| 1 | En la sección “Plantillas” del módulo de Workflow seleccionar “Crear una plantilla”. |
| 2 | Ir a “Colaborador” y seleccionar “Solicitud de Alta”. |
| 3 | Gestionar los campos de todas las etapas de la solicitud y guardar. |
Casos de uso
| Caso de uso | Cómo hacerlo / Detalle | Fórmula (copiar y pegar) |
|---|---|---|
| Bloquear la creación de empleados sin vacantes | En “Aprobar automáticamente” → Editar → ir a “Colaborador afectado” → seleccionar “Trabajo posiciones disponibles” → agregar “> 0”. | affected_employee.job.available_positions > 0 |
4. Contratación — Solicitud de Baja
| Paso | Cómo hacerlo (ruta en la plataforma) |
|---|---|
| 1 | En la sección “Plantillas” del módulo de Workflow seleccionar “Crear una plantilla”. |
| 2 | Ir a “Colaborador” y seleccionar “Solicitud de Baja”. |
| 3 | Gestionar los campos de todas las etapas de la solicitud y guardar. |
Casos de uso
| Caso de uso | Cómo hacerlo / Detalle | Fórmula (copiar y pegar) |
|---|---|---|
| Notificar si se genera un workflow de baja para que se inicie una búsqueda | Ir a “Solicitud de Baja” → en la etapa correspondiente ir a la sección “Notificación” → añadir el tipo de notificación que se quiere enviar. | No requiere fórmula. |
| Notificar de forma automática con el evento de término de un contrato | Crear una plantilla desde cero → en la etapa, definir que la solicitud se inicie con un evento → en el tipo de evento, señalar “Cuando se termina el trabajo de un colaborador” → en la pestaña siguiente, añadir el tipo de notificación que se quiere enviar. | No requiere fórmula. |
5. Solicitud de Movimiento
| Paso | Cómo hacerlo (ruta en la plataforma) |
|---|---|
| 1 | En la sección “Plantillas” del módulo de Workflow seleccionar “Crear una plantilla”. |
| 2 | Ir a “Colaborador” y seleccionar “Solicitud de Movimiento” |
| 3 | Gestionar los campos de todas las etapas de la solicitud y guardar. |
Casos de uso
| Caso de uso | Cómo hacerlo / Detalle | Fórmula (copiar y pegar) |
|---|---|---|
| Bloquear los movimientos de empleados sin vacantes | En “Aprobar automáticamente” → Editar → ir a “Colaborador afectado” → seleccionar “Trabajo posiciones disponibles” → agregar “> 0”. | affected_employee.job.available_positions > 0 |
| Notificar de forma automática con el evento de término de un contrato | Crear una plantilla desde cero → en la etapa, definir que la solicitud se inicie con un evento → en el tipo de evento, señalar “Cuando se termina el trabajo de un colaborador” → en la pestaña siguiente, añadir el tipo de notificación que se quiere enviar. | No requiere fórmula. |
Una vez configurado, cada vez que se solicite una nueva posición, una búsqueda de vacante, una Alta o un Movimiento, el sistema va a validar automáticamente estas condiciones antes de continuar con el proceso.
Consideraciones importantes
- El sistema valida en tiempo real contra el plan de headcount cargado en la plataforma.
- Las búsquedas fuera de presupuesto pueden rechazarse automáticamente o derivarse a un gerente mediante una regla de excepción, según cómo lo configures.
- La restricción presupuestaria en Alta o Movimiento bloquea el proceso si no existe una vacante liberada para el cargo correspondiente.