Requisitos previos
- Contar con permisos de administrador en el módulo de Onboarding.
- Tener previamente creados los Cursos o Rutas de aprendizaje en el módulo de Capacitaciones.
- Si vas a asignar cursos presenciales, estos deben contar con al menos una sesión/impartición futura programada en el módulo de Capacitaciones — solo esos cursos aparecerán disponibles para seleccionar.
Contenido - Paso a Paso
El proceso de configuración consta de cuatro etapas consecutivas:
Etapa 1: Crear la plantilla de tareas
- En el menú izquierdo, dirígete a Onboarding > Plantillas.
- Selecciona la pestaña Tareas y haz clic en el botón para añadir una nueva tarea.
- En el campo Tipo de tarea, selecciona Capacitación desde el menú desplegable.
- En el campo Sub tipo, elige entre Curso e-learning, Ruta de aprendizaje o Curso presencial según lo requieras.
Si eliges Curso presencial, se desplegará el listado de cursos presenciales que cuenten con sesiones futuras; selecciona el curso específico que quieres asignar. - Define la visibilidad de la tarea seleccionando la opción Pública o Privada.
- Verifica el campo Responsables, el cual se asignará automáticamente como Nuevo Empleado.
- Selecciona el nivel de Prioridad (Baja, Media o Alta).
- Activa o desactiva el interruptor Mostrar tarea al Nuevo Empleado según corresponda.
Pestaña 2: Detalles de la plantilla
- En el menú de la izquierda del recuadro, haz clic en Detalles de la plantilla.
- Escribe el Nombre oficial de la tarea de capacitación en el campo obligatorio.
- Redacta una Descripción clara en el editor de texto para guiar al colaborador sobre el objetivo del curso.
- En la sección Plazo, selecciona una de las opciones de tiempo definido para completar la tarea:
- Antes del inicio de onboarding.
- Después del inicio de onboarding.
- Define la duración exacta seleccionando la unidad de tiempo (Días o Semanas) e ingresa la cantidad numérica correspondiente en el recuadro contiguo.
- Haz clic en el botón Crear Tarea para guardar la configuración.
Etapa 2: Crear la plantilla de proceso
- En la misma sección de Plantillas, dirígete a la pestaña Procesos.
- Haz clic en Crear Plantilla.
- Completa los datos generales (Nombre y Responsable ).
- Marcar check si deseas incluir la plantilla para todas las subareas y cargos
- Haz clic en Agregar tarea
- Selecciona las tareas a incluir y agregalas a la plantilla.
- Haz clic en crear plantilla
Etapa 3: Crear el proceso y asociar las tareas
- En el menú lateral izquierdo de la plataforma, dirígete a Onboarding > Procesos.
- Haz clic en el botón Crear proceso ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
- En el campo Seleccionar Empleado, busca y elige al colaborador. Al hacerlo, el sistema completará automáticamente los campos:
- Nombre del Empleado *
- Correo del Empleado *
- Empresa *
- Área *
- Cargo *
- En el campo Inicio del onboarding , indica la fecha exacta en la que comenzará el proceso del colaborador utilizando el calendario integrado. Esta fecha es clave si incluyes una tarea de Curso presencial: el sistema inscribirá automáticamente al colaborador en la sesión presencial más próxima cuya fecha sea igual o posterior a esta fecha de ingreso.
- En Encargado del proceso de onboarding * , selecciona desde el menú desplegable a la persona responsable de supervisar el avance de este flujo.
- En la sección Plantillas de procesos, haz clic sobre una o más etiquetas de plantillas preconfiguradas para vincular las tareas y capacitaciones al colaborador.
- Mantén marcada la casilla Enviar recordatorio semanal si prefieres automatizar los correos de seguimiento sobre el estado de las tareas.
- Haz clic en el botón guardar en la parte inferior para finalizar la creación del proceso.
También pueden crear tareas adicionales de forma directa al crear un proceso de onboarding en Buk, debes dirigirte a la sección inferior del formulario y utilizar el botón de agregar tareas para estructurar una actividad nueva sin afectar tu plantilla preconfigurada.
Paso a paso
- Dentro del formulario de Crear proceso, completa los datos del colaborador y vincula tus plantillas base.
- Haz clic en el botón de Crear Tarea ubicado al final de la tabla.
- En la nueva línea desplegada, selecciona el Tipo de tarea como Capacitación.
- Define el Sub tipo eligiendo entre Curso e-learning, Ruta de aprendizaje o Curso presencial.
Si eliges Curso presencial, selecciona el curso desde el listado (solo se muestran los que tienen sesiones futuras vigentes). - Escribe el nombre específico de la actividad en el campo de texto obligatorio.
- Asigna el nivel de Prioridad y determina el Plazo de cumplimiento (unidad de tiempo y cantidad de días o semanas).
- Verifica que la casilla Mostrar tarea al Nuevo Empleado esté activa si deseas que la visualice en su portal.
- Guarda los cambios para procesar el alta del flujo con la tarea incorporada.
Etapa 4: Visualización del empleado
- Una vez asignado el proceso, el colaborador recibirá su acceso a la plataforma.
- Al iniciar sesión, deberá dirigirse a la sección Mi Onboarding en su portal personal.
Desde allí podrá revisar y comenzar las tareas de capacitación asignadas.
Si la tarea corresponde a un Curso presencial, el colaborador verá en su checklist la fecha, hora, sala/lugar físico y relator de la sesión asignada (no se muestra botón de acceso a reproductor web, ya que la actividad se realiza de forma presencial).
Si la tarea corresponde a un Curso e-learning o Ruta de aprendizaje, mantiene el comportamiento habitual con acceso directo al reproductor.
Consideración importante — Requisitos para que el colaborador pueda ejecutar las tareas
Es posible agregar plantillas o tareas de tipo Capacitación a un colaborador que aún no tiene ficha activa en Buk. La plataforma permite configurarlas sin inconvenientes.
Sin embargo, para que el colaborador pueda visualizar y ejecutar las tareas asignadas, deben cumplirse las siguientes condiciones:
El alta del colaborador debe haberse generado en Buk.
El colaborador debe haber activado su cuenta, ingresando a la plataforma por primera vez.
Hasta que ambas condiciones se cumplan, las tareas estarán configuradas en el sistema pero no serán visibles ni ejecutables para el colaborador.
Al seleccionar un empleado con ficha activa, los campos de información personal y organizacional quedan bloqueados para edición, ya que se extraen directamente de los datos registrados en su ficha.
Al igual que en la configuración inicial, si seleccionas el tipo como "Capacitación", el sistema determinará al nuevo empleado de manera automática como el responsable único de la ejecución.
Las tareas que se agregan de forma manual directamente en esta pantalla solo afectarán al proceso individual del colaborador seleccionado; no se guardarán de forma permanente ni modificarán la plantilla original
Al asociar una tarea de tipo Capacitación con subtipo Curso e-learning o Ruta de aprendizaje, el sistema mostrará únicamente las instancias de los cursos que se encuentren vigentes y próximas a vencer para su selección.
Al asociar una tarea de tipo Capacitación con subtipo Curso presencial, el sistema mostrará únicamente los cursos que cuenten con sesiones/imparticiones futuras. Al asignar el proceso, inscribirá automáticamente al colaborador en la sesión más próxima cuya fecha sea igual o posterior a su fecha de ingreso.
La tarea de Curso presencial se completa automáticamente cuando el moderador cambia el estado de la capacitación a Aprobado, Reprobado o Vencido en el módulo de Capacitaciones. La nota y el porcentaje de asistencia no afectan este cierre automático.
Si el curso presencial seleccionado no cuenta con imparticiones futuras, o si ocurre un error en la inscripción automática, se mostrará una alerta en las vistas de seguimiento del administrador, con la opción de reintentar la inscripción de forma manual.
La tarea se marca como completada al terminar el curso, no al aprobarlo en el caso de los Cursos e-learning. Una tarea de tipo capacitación se considera terminada cuando el colaborador completa el curso asignado (es decir, realiza el 100% del contenido: todos los tópicos, videos, lecturas o la asistencia requerida según el tipo de curso).
La tarea no distingue si el colaborador aprobó o reprobó la evaluación. Aunque el curso tenga una evaluación con nota mínima de aprobación, la tarea de Onboarding quedará como completada apenas la persona finalice el contenido, independientemente del resultado de esa evaluación.
El objetivo de la tarea en Onboarding es hacer seguimiento a que la capacitación se realice dentro del proceso de ingreso, no a la calificación obtenida.
Recomendación
Usa la tarea de Onboarding para asegurar que la capacitación se realice dentro del proceso de ingreso.
Usa los reportes de Capacitaciones para hacer seguimiento a aprobación y notas.
Si tu proceso exige que el colaborador apruebe (no solo que realice el curso), considera complementarlo con seguimiento desde Capacitaciones, ya que la tarea por sí sola no valida la aprobación.
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