Objetivo:
Este artículo explica cómo configurar un identificador correlativo en el módulo de Documentos y Firma. Esta funcionalidad permite definir el nombre interno del identificador, su formato visual y el valor inicial del correlativo para generar documentos con numeración secuencial.
Alcance / Limitaciones:
Antes de configurar un identificador correlativo, considera lo siguiente:
El nombre corresponde al identificador interno con el que reconocerás el correlativo.
El formato visual define cómo se verá el número en el PDF, combinando texto libre y variables.
El valor inicial corresponde al próximo número a emitir, no al último emitido.
Si ya existen documentos emitidos fuera de Buk, debes ingresar el número siguiente al último registrado para mantener la continuidad de la serie.
El identificador de correlativo se generará sólo a documentos generados a través de plantillas; los flujos independientes no se encuentran dentro de la funcionalidad: Ejemplo: Boletas de pago, liquidaciones, finiquitos, boletas o comprobantes de vacaciones.
Permisos:
Se determinan los alcances de la funcionalidad mediante el permiso "Documentos" en la configuración de perfiles:
Lectura: El usuario puede visualizar los identificadores configurados y los documentos emitidos, pero no puede crear ni modificar identificadores ni asociarlos a plantillas.
Modificación: El usuario puede crear identificadores, definir su formato y valor inicial, asociarlos a plantillas PDF y emitir documentos con correlativo.
No: El usuario no podrá visualizar ni gestionar ningún aspecto del módulo de identificadores.
¿Cómo se configura?
Para crear y usar un identificador correlativo, debes realizar una serie de pasos muy sencillos. Sin embargo, considera revisar los permisos y configuraciones indicadas anteriormente antes de comenzar.
Ve a Configuración → Documentos y Firma → pestaña Identificadores.
Haz clic en Crear identificador.
Define:
Nombre del identificador: Nombre interno con el que identificarás este correlativo. Ejemplo: Resoluciones 2026.
Formato visual del número: Define cómo se verá el número en el PDF combinando texto libre y variables. Ejemplo de formato: RES-{correlativo}-{year} Este formato genera un resultado como: RES-0042-2026. La vista previa te mostrará el resultado en tiempo real.
Valor inicial, que corresponde al próximo número a emitir, no al último emitido. Ejemplo: Si el último documento fue RES-0042-2026, debes ingresar 43.
Si partes desde cero, ingresa 1.
Si ya tienes documentos emitidos fuera de Buk, ingresa el número siguiente al último registrado.
| Variable | Qué genera | Ejemplo |
|---|---|---|
| {correlativo} | Número secuencial (con padding si lo configuraste) | 0042 |
| {year} | Año de emisión | 2026 |
| Texto libre | Se incluye tal cual | RES- |
Una vez completados los datos, guarda la configuración. El identificador quedará disponible en la tabla para asociarlo a tus plantillas.
Luego, entra al editor de la plantilla PDF y activa “Usar identificador de correlación”.
Emite un documento desde esa plantilla para cualquier funcionario. El sistema asignará automáticamente el siguiente número de la secuencia y lo estampará en la esquina superior derecha de todas las páginas del PDF.
Emite un documento desde esa plantilla para que Buk asigne automáticamente el siguiente correlativo y lo estampe en el PDF.
Opciones avanzadas de gestión
Después de crear el identificador, ve a Configuración → Documentos y Firma → Identificadores y selecciona el identificador que quieres administrar.
Editar el valor siguiente
Modifica el valor siguiente del correlativo para ajustar la continuidad de la numeración.
Usa esta opción si también emites documentos fuera de Buk y necesitas continuar la secuencia desde el número correspondiente.
Ejemplo: si Buk emitió documentos hasta el número 42 y emitiste el 43 fuera de Buk, configura el valor siguiente en 44.
Reinicio automático anual
Activa el reinicio automático para que la numeración comience desde 1 cada 1 de enero.
Mientras mantengas esta opción activa, el sistema reiniciará la numeración automáticamente cada año.
Historial de cambios
Para revisar los cambios realizados en un identificador, ve a Administración → Historial de cambios.
Puedes consultar:
- Quién realizó el cambio.
- Cuándo realizó el cambio.
- Qué propiedad modificó.
- El valor anterior y el nuevo valor.
- Los reinicios automáticos que ejecutó el sistema.
El historial registra los cambios bajo la entidad DocumentIdentifier. También puedes exportar la información en formato XLSX.
Consideraciones generales
- Un mismo identificador puede asociarse a varias plantillas si deben compartir la misma secuencia.
- Si necesitas ajustar la numeración, puedes modificar el valor siguiente.
- El reinicio automático ocurre únicamente el 1 de enero.
- El identificador solo puede modificarse antes de la primera emisión. Si necesitas un formato distinto después de haber emitido documentos, debes crear un nuevo identificador.
- Los documentos ya emitidos mantienen su identificador original.
- Los incrementos normales generados por cada emisión no aparecen en el historial de cambios; se registran las modificaciones explícitas de configuración y los reinicios automáticos.
Módulos requeridos:
Base: Gestión de personas.
Módulo: Documentos y Firma.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención, ¡Felices te ayudamos!