Un Agente revisa información y actúa según una instrucción que le entregas a Buk AI: por ejemplo, hacer seguimiento de pendientes o generar reportes periódicos y notificar a quien corresponda. Esta guía te muestra, paso a paso, cómo crear uno desde cero.
Paso 1 — Crea un Agente
- Ve a Buk Studio > Procesos > Agentes.
- Haz clic en el botón Crear Agente.
Paso 2 — Parte de un template de agente
Al hacer clic en Crear Agente se abre un catálogo de templates de agente con casos de uso ya armados, como seguimiento de pendientes o reportes periódicos.
- Elige el template que más se ajuste a lo que necesitas.
Paso 3 — Dile a tu agente qué hacer/revisa el prompt del template
En el campo de instrucción del agente, describe:
- Qué debe revisar (por ejemplo, tareas pendientes vencidas, encuestas sin responder, documentos por vencer).
- A quién debe avisar cuando encuentre algo (por ejemplo, al responsable de la tarea y a su jefatura).
Mientras más concreta sea la instrucción, mejor va a ser el resultado que entregue Buk AI. Evita instrucciones genéricas como "revisa pendientes": especifica el criterio y el destinatario.
Paso 4 — Prueba tu instrucción
Antes de activar el agente, usa el botón Probar agente para correr una prueba y revisar cómo responde Buk AI en base a la instrucción que entregaste. Si el resultado no es el esperado, ajusta la instrucción del Paso 3 y vuelve a probar.
Paso 5 — Define cuándo se ejecuta tu agente
En la configuración de frecuencia o evento de inicio, elige una de estas opciones:
- Frecuencia fija: diaria, semanal o mensual.
- Evento de la plataforma: el agente se ejecuta cuando ocurre un evento específico, en lugar de en un horario fijo.
Paso 6 — Guarda y activa tu agente
Cuando el resultado de la prueba te haga sentido, haz clic en Guardar y activar mi agente. A partir de ese momento, el agente va a ejecutarse según la frecuencia o el evento que configuraste en el Paso 4.
Puedes volver a editar la instrucción, la frecuencia o pausar tu agente en cualquier momento desde Buk Studio > Procesos > Agentes.
Caso de uso: Agente de seguimiento de tareas pendientes de mi equipo
Este caso de uso muestra cómo armar un Agente que revisa semana a semana (o con la frecuencia que definas) las tareas pendientes de tus reportes directos, les envía un recordatorio y escala a la jefatura las que llevan más tiempo vencidas.
¿Qué vamos a construir?
- El Agente consulta el organigrama para identificar quiénes son tus reportes directos.
- Para cada persona, revisa sus tareas pendientes y se queda solo con las vencidas o las que vencen dentro de los próximos 3 días.
- Clasifica cada tarea por urgencia: Crítica (ya vencida) o Advertencia (vence en los próximos 3 días).
- Envía un recordatorio breve a la persona responsable de cada tarea.
- Si una tarea lleva más de 2 días vencida, la marca como escalada a la jefatura.
- Entrega un resumen ordenado por persona y, dentro de cada persona, por urgencia.
Paso 1 — Crea el Agente a partir del template
- Ve a Buk Studio > Procesos > Agentes.
- Haz clic en Crear Agente.
- Selecciona el template “Seguimiento de tareas pendientes de mi equipo” del catálogo.
Paso 2 — Revisa la identificación del agente
En la sección Identificación vas a encontrar:
- Nombre del agente: viene precargado como “Seguimiento de tareas pendientes de mi equipo”. Puedes dejarlo así o personalizarlo.
- Descripción (opcional): viene precargada como “Informa las tareas pendientes del equipo, recuerda a cada persona y escala las críticas.”
Nota: Buk Studio agrega automáticamente un identificador al final del nombre (por ejemplo, “Seguimiento de tareas pendientes de mi equipo | #81996”) para diferenciarlo si creas más de una copia de este template.
Paso 3 — Revisa el prompt
En la sección Objetivo e Instrucciones, el campo Prompt o Contexto viene precompletado con esta instrucción:
Nota: Este prompt puede que varie en el futuro a medida que se ajuste el template de este agente. Eso si, una vez guardado y configurado, no cambiará el prompt a no ser que tú lo edites.
“Haz seguimiento de las tareas pendientes de las personas que reportan directamente a ti. Consulta primero en el organigrama quiénes son tus reportes directos. Si no tienes reportes directos, no consultes ni envíes nada más: el resultado lo indica en una frase. Para cada persona del equipo, consulta sus tareas pendientes y considera solo las vencidas y las que vencen dentro de los próximos 3 días. Si no puedes consultar las tareas de una persona, indícalo en el resultado; no le atribuyas tareas de otra persona. Para cada tarea considerada: 1) Clasifica la urgencia como “Crítica” si ya está vencida o como “Advertencia” si vence dentro de los próximos 3 días. 2) Envía a la persona responsable un recordatorio breve y profesional con la tarea y su fecha de vencimiento. 3) Si lleva más de 2 días vencida, destácala en el resultado como escalada a la jefatura. Entrega como resultado un resumen ordenado por persona y, dentro de cada persona, por urgencia: tarea, fecha de vencimiento, urgencia y si se envió el recordatorio.”
Puedes dejar el prompt tal cual o editarlo — por ejemplo, para cambiar el umbral de “3 días” o “2 días” según qué tan seguido quieras que se active la escalada.
Paso 4 — Define cuándo se ejecuta el agente
Elige entre:
- Frecuencia fija: diaria, semanal, mensual o anual, a una hora determinada. Para este caso de uso tiene sentido una frecuencia semanal, ya que el agente hace seguimiento continuo de pendientes.
Paso 5 — Prueba la instrucción
Antes de guardar, usa el botón Probar para que Buk AI procese el prompt con la información real de tu equipo. Revisa que el resumen entregue correctamente las tareas, su urgencia y a quién se le avisó. Si algo no calza, ajusta el prompt del Paso 3 y vuelve a probar.
Paso 6 — Guarda y activa el agente
Cuando el resultado de la prueba te deje conforme, haz clic en Crear agente (o Guardar y activar mi agente). A partir de ese momento, el agente va a correr con la frecuencia que configuraste, enviando recordatorios a tu equipo y entregándote el resumen ordenado por persona y urgencia.
En resumen
Este caso de uso muestra cómo una template de Agente resuelve, con una sola instrucción, algo que antes requería revisar manualmente las tareas de cada persona del equipo: identificar a quién pertenece cada pendiente, priorizarlo por urgencia, avisar directamente al responsable y escalar lo más crítico a la jefatura, todo de forma automática y recurrente.