Workflow - Manual de Configuração e Uso

O que é Workflow?

Workflow é o módulo de Buk que permite à sua empresa gerir e automatizar processos internos de RRHH de forma ordenada, com aprovações personalizadas e ações que impactam diretamente outros módulos da plataforma.

Em vez de coordenar processos por e-mail, chat ou papel, o Workflow centraliza tudo em um único lugar: quem inicia, quem aprova, quais informações são capturadas e qual ação ocorre ao final.

Para que serve?

1. Formalizar processos internos — Estabelece fluxos com etapas, responsáveis e formulários, eliminando a ambiguidade operacional.
2. Automatizar ações repetitivas — Quando se cumpre uma condição (por exemplo, ingresa um colaborador), o sistema executa automaticamente ações como gerar documentos, asignar cursos ou criar tarefas.
3. Dar rastreabilidade — Cada solicitação fica registrada com seu histórico completo: quem aprovou, em que data e com que informação.

Como funciona?

• Cria-se uma Plantilla que define o processo.
• Gera-se uma Solicitud a partir dessa plantilla (manual ou automaticamente).
• A solicitação avança pelas Etapas de aprovação configuradas.
• Ao serem completadas todas as etapas, executa-se a Acción final.

Módulos requeridos

Para acessar o Workflow você precisa de Plataforma Pro. Algumas ações requerem módulos adicionais contratados.

Como acessar?

Administrativo → Workflow. Você verá duas vistas: Solicitudes e Plantillas.

Nota:Este manual está focado exclusivamente em workflows que se iniciam manualmente. A configuração de workflows que se iniciam automaticamente por eventos na plataforma é detalhada no manual Automatizaciones - Manual de Configuración y Uso.

Configurações gerais necessárias

Se você tem Plataforma Pro e não vê Workflow, verifique com a equipe de SAC ou Projetos se a opção"Habilitar Workflow"está ativa na sua configuração geral.

Conceitos Base de Workflow

Workflow:Como módulo, é um centralizador que permite ter visão geral dos fluxos e automatizações configuradas. Além disso, é o local onde se administram fluxos que não pertencem a nenhum módulo ou seção particular.

Plantilla de Workflow:Estrutura que contém um fluxo de aprovação ou execução de ações na plataforma. Pode incluir eventos, ações, aprovações e estar restringida mediante permissões.

Solicitud:Execução de uma plantilla particular que dispara o fluxo definido. Podem ser iniciadas manualmente por um usuário ou automaticamente a partir de um evento.

Etapas:Um workflow é composto por uma série de etapas consecutivas que se executam e avançam à medida que se cumprem as condições de aprovação e/ou execução definidas.

Solicitante:Usuário que cria uma solicitação a partir de uma plantilla. Se o início for automático, o solicitante será registrado como "sistema".

Aprobador:Usuário encarregado de aprovar ou completar parte da informação iniciada por outra pessoa.

Aprobar / Devolver / Rechazar

As três respostas possíveis de um aprovador diante de uma etapa:

• Aprobar: A etapa se completa e a solicitação avança para a próxima etapa.
• Devolver: A solicitação retorna a uma etapa anterior (ou ao solicitante) para que seja corrigida ou complementada. O fluxo não termina; pode voltar a avançar.
• Rechazar: O fluxo termina definitivamente. Não é possível retomar a solicitação; será necessário criar uma nova se for preciso.

⚠️  A diferença chave: Devolver é reversível (permite corrigir e reenviar). Rechazar é definitivo.

Período abierto

O mês de liquidação atualmente ativo na folha de pagamento. Para que o Workflow possa executar um movimento (mudança de cargo, área, renda, etc.), o período correspondente deve estar aberto. Se o período já estiver fechado, o movimento não pode ser programado. Se ainda não foi aberto, também não.

Se você tiver dúvidas sobre qual período está aberto, consulte o responsável pela liquidação ou no módulo de Remuneraciones.

Acción final

A operação que é executada automaticamente ao serem completadas todas as etapas. Opções:

• Generar documento — Cria um documento a partir de uma plantilla preconfigurada e o associa ao colaborador.
• Generar tarea pendiente — Cria uma tarefa no módulo de tarefas de Buk atribuída a um ou mais usuários.
• Agregar participante a encuesta libre — Inscreve o colaborador em uma encuesta ativa do módulo de Encuestas.
• Solicitar activos — Gera uma solicitação de entrega de activos (equipamentos, implementos) ao colaborador no módulo de Activos.
• Inscribir en curso o ruta de aprendizaje — Matricula o colaborador em um curso ou rota do módulo de Capacitaciones.
• Asignar ítem de remuneración (haber, descuento, aporte, ítem informativo) — Adiciona um ítem à liquidação do colaborador.
• Enviar Request HTTP — Chama uma URL externa (webhook/API) com dados da solicitação. Útil para integrações com sistemas externos como ERP, plataformas de TI ou serviços internos.
• Modificar datos de trabajo del colaborador (Alta, Baja, Movimiento) — Aplica diretamente a mudança no registro do colaborador.

⚠️  Cada ação requer o módulo correspondente contratado e permissões habilitadas.

Tipos de Plantillas
Na plataforma existem seis tipos de plantillas disponíveis, cada uma projetada para atender necessidades específicas de gestão:

• Flexible
  Crea fluxos internos de aprovação ou notificação que não modificam dados do colaborador, mas permitemgenerar, asignar o solicitar automaticamente elementos dentro da plataforma, como documentos, cursos, encuestas, activos ou tareas pendientes.
  Os workflows do tipoFlexiblesão, além disso, a base para configurarautomatizaciones, pois somente estes podem iniciarse automaticamente.

  Exemplos de uso: gerar documentos, asignar cursos, enviar encuestas, solicitar activos ou gerar tarefas pendientes de forma automática.

  📌 Para aprender a configurar automatizações baseadas em workflows flexíveis, revise oManual de Automatizaciones - Configuración y Uso.
   

• Alta
  Dá de alta um novo colaborador na plataforma. O fluxo gera o registro (ficha) do colaborador.
  Exemplo de uso:Incorporar um novo empregado, gerando automaticamente sua ficha e enviando instruções para criar seu acesso ao Buk.

• Baja
  Gerencia o término da relação laboral. Ao completar-se, a ficha do colaborador fica inativa. Deve-se definir claramente quem poderá iniciar este tipo de solicitações.
  Exemplo de uso:Formalizar a saída de um colaborador, inativando sua ficha e notificando as áreas correspondentes.

• Movimiento
  Permite modificar dados laborais de um colaborador (como renda, cargo, área, etc.). Ao finalizar o fluxo, as modificações são aplicadas automaticamente em sua ficha.
  Exemplo de uso:Alterar o cargo de um colaborador após uma promoção ou atualizar seu salário.

• Búsqueda
  Inicia um processo de seleção a partir de uma solicitação. Ao completar-se, cria-se um processo de recrutamento.
  Exemplo de uso:Quando uma área precisa solicitar a contratação de um novo colaborador e é necessária aprovação antes de iniciar o recrutamento.
  Requiere el módulo de Selección.

• Pre-Ingreso
  Recopila informação prévia do futuro colaborador mediante um formulário antes de sua incorporação. É importante definir corretamente os campos que o postulante deverá completar.
  Exemplo de uso:Solicitar dados pessoais, bancários ou documentação antes do primeiro dia de trabalho.
  Requiere el módulo de Onboarding.
  
  Resumen Comparativo

Alcance / Limitaciones

Para configurar plantillas, seu perfil deve ter a permissão de"Modificación"em Solicitudes. Você pode revisá-la emAdministración(⚙️) na seção"Usuarios y perfiles".

Niveles de permiso

Modificación (Acceso completo)

Criar, editar e eliminar plantillas. Ver e gerir todas as solicitações. Acessar Configuração.

Lectura

Ver todas as solicitações existentes. Não pode criar, editar nem eliminar plantillas.

Sin acceso (No)

Apenas pode iniciar solicitações a partir de plantillas existentes e aprovar solicitações nas quais foi designado.

¿Cómo verificar o modificar permisos?

1. Vá a Administración → Usuarios y perfiles.
2. Selecione o perfil correspondente.
3. Busque o módulo Solicitudes (ou Workflow) e ajuste o nível.

Permisos para acciones específicas

Opciones de aprobadores en flujos

Para iniciar: Área/Cargo, lista de usuarios, administradores, todos los colaboradores (solo Flexible), perfil de usuario.

Para aprobar: Área/Cargo, usuario específico, administrador, supervisor del solicitante, solicitante, perfil de usuario.

⚠️  Na primeira etapa só é possível configurar o início por Área/Cargo ou Administradores de solicitudes.

Para mas detalle de como funcionan los permisos de workflow, recomendamos revisar el articulo¿Cómo funcionan los permisos en Workflow?

📄 Para perfis que só podem iniciar ou aprovar solicitações, contamos com os artigos¿Cómo iniciar solicitudes? y¿Cómo aprobar solicitudes?que você pode compartilhar com seus colaboradores.

Acceso y vistas del módulo de Workflow

Você pode acessar o Workflow desdeAdministrativo > Workflow.

Ao fazê-lo, verá duas opções: avista de Solicitudese avista de Plantillas.
Nota*: Anteriormente, o acesso era desde Colaboradores > Solicitudes, por isso algumas imagens podem refletir isso. Esse acesso ainda está disponível, mas pré-filtrado para mostrar somente solicitações de Alta, Movimiento, Baja, Búsqueda e Pre-Ingreso.

Vista de Solicitudes

Esta vista permite visualizar as solicitações criadas na plataforma. Segundo seu nível de permissão (Modificación, Lectura ou Sin acceso), verá diferentes abas:

• Mis pendientes:Solicitações que você deve aprovar ou responder.

• Mis solicitudes:Solicitações que você mesmo iniciou.

• Todas:Todas as solicitações da plataforma (disponível apenas para perfis com permissão de Modificación ou Lectura) e suas estatísticas.

📌 Para iniciar uma solicitação, clique no botão"Crear Solicitud"(canto superior direito). Ali você poderá selecionar a plantilla que deseja utilizar e completar a informação solicitada pelo formulário correspondente.

Columnas disponibles

Você pode personalizar a vista ativando, desativando ou reordenando colunas desde o botão de configuração (canto superior direito). As colunas disponíveis são:

• ID

• Estado (Rechazada, En progreso, Aprobada, Error)

• Título

• Nombre de la plantilla

• Tipo de workflow

• Solicitante

• Colaborador afectado

• N° de documento

• Progreso

• Etapa actual

• Fecha de creación

• Fecha de actualización

• Fecha límite

• División

• Área

• Cargo

Acciones disponibles por solicitud:

• Ver detalle:Mostra o resumo completo da solicitação e suas etapas.

• Responder:Permite realizar as seguintes operações:

  • Aprobar. Esta opção avança para a próxima etapa.

  • Devolver. Esta opção retorna à etapa anterior.

  • Rechazar. Esta opção rejeita a solicitação.

• Más opciones (⋮):Inclui:

  • Descargar reporte(se foi habilitado na configuração de etapa). Também pode baixar todas as solicitações clicando no botão de descarga no canto superior direito.

  • Eliminar solicitud(apenas disponível se o usuário tiver permissões).

Acciones masivas de solicitudes:

No canto superior esquerdo, verá as seguintes opções de ações massivas:

• Botón descargar: baixa um resumo de todas as solicitações mostradas. Não baixa o detalhe de cada uma, mas cada linha e suas respectivas colunas em formato excel.

Botón "Acciones":

• Descargar reportes masivamente (Max 25 reportes a la vez): Baixa o relatório individual (o detalhe, em formato pdf) de cada solicitação de todas as solicitações selecionadas.
• Eliminar solicitudes: Elimina todas as solicitações selecionadas.
• Configuración: Le leva à configuração de plantillas.

Vista de Plantillas

Para acessar, clique no botão deConfiguraciónno canto superior direito da vista de Solicitudes. Esta vista permite administrar todas as plantillas disponíveis na plataforma.

1.

2.

Columnas disponibles

Desde o mesmo botão de configuração, você pode personalizar quais colunas são visualizadas. As colunas disponíveis são:

• ID

• Nombre de la plantilla

• Tipo de flujo

• Inicio

• Estado (Activo, Inactivo, Incompleto, Error)

• Acción

• N° de operaciones

• Fecha de actualización

• Descripción

• Creado por

Acciones disponibles:

Existem 4 ações disponíveis, localizadas no lado direito de cada linha na vista de plantillas:

1. Activar o desactivar plantillas
   Você pode ativar ou desativar uma plantilla diretamente desta vista usando o interruptor (o check) de estado na coluna correspondente.

• :Estará visível e disponível para que os colaboradores a utilizem ao criar solicitações.

  :Será ocultada da lista de opções disponíveis para os colaboradores, mas continuará visível para administradores desde a configuração.
  
  o: Ao selecionar o ícone, poderá ver o detalhe do erro da solicitação.

📌Importante:Desativar uma plantilla não afeta as solicitações já criadas com ela. Estas seguirão seu curso normalmente.

2. Duplicar una plantilla
   Permite criar uma versão alternativa sem modificar a original.

3. Eliminar una plantilla
   Somente possível se a plantilla não tiver processos associados.

Navegación y acciones masivas

Você pode realizar as ações descritas anteriormente de forma massiva selecionando várias plantillas simultaneamente usando os seletores à esquerda de cada plantilla e depois clicando em "Acciones". Para ajudar a encontrá-las, você pode navegar pelas abas superiores para encontrar suas plantillas ativas, inativas, com erro, incompletas ou todas.

Creación y edición de una plantilla

Uma vez na vista de Plantillas, você podecrear una nueva plantillaoueditar una existente.

• Para criar uma nova, clique no botão"Crear Plantilla". Verá o catálogo de plantillas, onde poderá escolher entre uma série de plantillas pré-configuradas para ajudá-lo na configuração:
  
  

• Para editar uma plantilla existente, selecione os 3 pontinhos e clique em "Editar".

Se escolheu "Empezar desde cero", deverá inserir um nome e selecionar otipo de flujoque deseja configurar.
📌 Para mais detalhes sobre os tipos disponíveis, consulte a seçãoConceptos Base de Workflowno começo deste artigo.

Configuración de la plantilla

Uma vez criada a plantilla do processo, abrirá sua configuração. À esquerda verá as diferentes etapas que vêm por padrão segundo o tipo de fluxo, e poderá adicionar todas as etapas que precisar para que o processo se adapte às suas políticas internas. À direita encontrará as abas de configuração de cada etapa: permissões, formulário, dependências e notificações.

Tenha em conta que naetapa inicial(etapa 1) e naúltima etapa, as opções de configuração podem variar segundo o tipo de fluxo selecionado.

Além disso, considere que se uma plantilla já tem solicitações em curso ou completadas associadas, realizar mudanças sobre ela pode modificar ou interferir nesses processos existentes. Para evitar impactos indesejados, recomendamos duplicar a plantilla, realizar as mudanças na cópia e depois desativar a original.

A seguir detalha-se o funcionamento de cada uma das possíveis configurações das etapas de uma plantilla:

Permisos

Nesta seção poderá definir que pessoas terão permissão para iniciar, aprovar, devolver ou rejeitar a etapa que está configurando.

¿Quiénes pueden iniciar solicitudes?

Dependendo do tipo de Workflow, as seguintes opções podem ser habilitadas para iniciar uma solicitação:

• Área/Cargo

• Lista de usuarios

• Administrador de solicitudes

• Todos los colaboradores(solo disponible en plantillas de tipo Flexible)

• Nuevo colaborador vía correo personal(solo en Pre-ingreso)

• Encargado de onboarding(solo en Pre-ingreso)

• Perfil de Usuario

¿Quiénes pueden aprobar solicitudes?

As seguintes opções estão disponíveis para atribuir aprovação nas etapas:

• Área/Cargo

• Usuario específico (no disponible para plantillas de tipo Pre-ingreso)

• Administrador de solicitudes

• Supervisor del solicitante (no disponible para plantillas de tipo Pre-ingreso)

• Solicitante

• Perfil de usuario

Para mais detalhe, você pode revisar o artigo:¿Cómo funcionan los permisos en Workflow?

Consideraciones:

- Si estás utilizando aprobadores definidos porÁrea y Cargo, cuando una etapa del flujo sea devuelta, estasolo será visible para la persona que la aprobó previamente, en lugar de mostrarse a todos quienes cumplen con ese criterio. Esto permite que la solicitudregrese directamente a quien debe continuar con la gestión, evitando confusiones y manteniendo el orden del flujo.

- Ten en cuenta que cuando estes configurando los permisos de la primera etapa de un workflow, solo podrás filtrar los permisos para iniciar el flujo entre área/cargo o administradores de solicitudes.

- Al filtrar por usuario, tendrás la opción de limitar la aprobación de la etapa a usuario específicos de la plataforma.

Otras Configuraciones:

Além disso, você poderá ativar opções adicionais:

• Permitir descarga de reportede solicitação a quem responda esta etapa.
• Definir aprobador de área/cargo específico, com a finalidade de que a chefia que possa aprovar esta etapa corresponda ao supervisor do solicitante.

Gestión de aprobaciones en caso de ausencia/suplencia:

Em etapas onde há um único aprovador e sua asignação é direta (isto é, por “suplente” ou “lista de usuarios”), o suplente configurado poderá assumir automaticamente a aprovação das solicitações se a pessoa original estiver ausente (por exemplo, por férias ou licença).

Essa lógica não se aplica se a etapa atribui aprovadores por área ou cargo, mesmo que na prática haja apenas um usuário disponível. Nesses casos, o suplente não assumirá a aprovação.

O suplente só poderá gerir as solicitações atribuídas ao aprovador original, sem acesso a outras solicitações ou históricos.

Ao ativar uma suplência, se você tiver o módulo de Workflow habilitado, o suplente receberá uma notificação como a seguinte:

Esta funcionalidade permite manter a continuidade nos fluxos de trabalho, evitando bloqueios em processos críticos e assegurando uma gestão eficiente de solicitações.
 

Por último, você encontrará no canto superior esquerdo uma caixa chamada"Permitir visualizar y operar solicitudes iniciadas por otros usuarios":

Ao ativá-la, todos os colaboradores poderão ver as solicitações iniciadas por outros. Contudo, só poderão completar a primeira operação se sua área e cargo coincidirem com as permissões definidas para essa etapa. Essa funcionalidade é útil quando você quer conceder visibilidade geral sem comprometer a lógica de permissões estabelecida.

Também verá o campo descrição, onde pode incluir uma descrição da plantilla. Assegure-se de ativar a coluna "descripción" na vista de plantillas para poder vê-la.

Formulario

Nesta seção deverá definir os campos que devem ser preenchidos em cada etapa do fluxo. Você pode marcar os campos como: Somente leitura, Editáveis opcionalmente ou Editáveis obrigatoriamente.

Alguns campos são obrigatórios segundo o tipo de workflow. Você pode usar a opção"Agregar Campos Requeridos"para assegurar incluir todos os campos mínimos.

Você pode selecionar campos desde a lista associada ao tipo de fluxo ouagregar campos librespersonalizados (do tipo texto, numérico, arquivo, lista, data ou seleção múltipla).

Nota:

- Em workflows do tipo Alta, o campo "Tipo de documento" permite selecionar a opção "Otro" para documentos de países não predefinidos.

- Uma vez configurados os campos, deverá indicar seu estado em cada etapa. Alguns já virão marcados como obrigatórios por defeito.

- Os comentários que sejam adicionados em um formulário ao completar/aprovar uma solicitação poderão ser vistos desde o botão "ver detalle" do menu de solicitudes, bem dentro do mesmo formulário.

Dependencias

Aqui você configura a condição que deve ser cumprida para que a etapa se inicie.

Por defeito, uma etapa começa ao ser aprovada a anterior, mas você pode modificar essa lógica para que o início dependa de outros estados:aprobado, rechazado, error o devuelto.

Para adicionar uma dependência, escolha a condição e clique em "Agregar Dependencia". Se uma etapa tiver múltiplas dependências, só começará quandotodas se cumpram.

Duplicar etapas

Para facilitar a construção de fluxos repetitivos, você podeduplicar una etapajá configurada dentro da plantilla. Isso replica toda sua configuração: nome, formulário, permissões, dependências e notificações.

¿Cómo hacerlo?

1. Acesse Administrativo > Colaboradores > Solicitudes > Configuración.
2. Selecione a plantilla.
3. Clique na etapa que deseja duplicar.
4. Pressione "Duplicar Etapa".

¿Qué ocurre al duplicar?

• Se duplicar aetapa 1, a nova etapa se converterá na etapa 2 e dependerá da primeira.
• Se duplicar aúltima etapa, a nova se posicionará ao final e dependerá da anterior.

Consideraciones importantes

• Asdependencias se ajustam automaticamenteapós duplicar ou eliminar etapas.

• Aoeliminar una etapa, as dependências se reorganizam para manter a coerência do fluxo.

   

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Notificaciones

A aba de notificações em Workflow permite informar aos usuários envolvidos sobre o estado das solicitações, melhorando o controle e a eficiência de seus processos. Existem dois tipos de notificações:

• Notificaciones Automáticas: Configuram-se de forma geral para toda a plantilla, enviando comunicações automáticas ao solicitante e aos usuários responsáveis segundo o avanço do fluxo.

• Notificaciones Manuales Personalizadas: Permitem configurar mensagens específicas por etapa, controlando o conteúdo, destinatários e momento do envio.

¿Cómo configurar Notificaciones Automáticas?

1. Acesse a configuração de plantillas
   Vá a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes e clique no botãoConfiguración. Seu perfil deve ter permissão de "Modificación" em Solicitudes.

2. Selecione ou crie uma plantilla
   Dentro das configurações, selecione a plantilla (existente ou nova) que deseja configurar.

3. Ative ou desative a opção "Notificaciones Automáticas"
   Dentro da plantilla encontrará uma caixa deNotificaciones Automáticas, que pode estar habilitada por defeito. Você pode ativá-la ou desativá-la conforme suas necessidades.

¿Qué ocurre al habilitar las notificaciones automáticas?

• Usuario que inicia la solicitud: receberá notificações automaticamente quando sua solicitação for aceita ou rejeitada.

• Usuarios responsables de las etapas: receberão notificações quando uma solicitação requerer sua ação (aprovar, rejeitar ou devolver).

Tipos de notificaciones enviadas:

• Notificaciones Pushem dispositivos móveis.

• Notificaciones por correo electrónico.

🔔Importante:
Se ativar notificações automáticas, serão enviadas notificações atodos los usuariosatribuídos na aba "Permisos" de cada etapa.
Se desejar que apenas certos usuários recebam notificações, deverá desativar essa opção e configurar notificações manuais.

 

¿Cómo configurar Notificaciones Manuales Personalizadas?

1. Acesse a configuração de processos
   Vá a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes > Configuración.

2. Seleccione la plantilla y la etapa
   Dentro da plantilla, selecione a etapa à qual deseja agregar uma notificação.

3. Agrega una notificación
   Na abaNotificaciones, clique no botãoAgregar Notificación.
   

4. Complete a configuração da notificação:
   
   

   • Título: Nome para identificar internamente a notificação.

   • Esta notificación será enviada cuando la etapa esté: Estado que ativará a notificação (Solicitado, Esperando, Rechazado, Devuelto, Error).

   • Asunto: Assunto do e‑mail.

   • Destinatario:

     • Dirección de email: E‑mail(s) indicados manualmente.

     • Encargado de la etapa: Usuário designado como encarregado.

     • Solicitante del proceso: Usuário que iniciou a solicitação.

     • Supervisor del colaborador afectado: Supervisor do colaborador.

   • Cuerpo del mensaje: Texto do e‑mail, com possibilidade de personalizá‑lo e usar variáveis disponíveis.

IMPORTANTE: 

- Recuerda ir guardando cada etapa que vayas configurando en el workflow para no perder el trabajo realizado.


- Considera que la etapa final de cada flujo dependerá del tipo de workflow que estes configurando.

Gatillador o Etapa final

Toda plantilla conta com uma etapa final, também chamadagatillador, pois ativa a ação correspondente segundo o tipo de solicitação na plataforma.

• No caso de umaplantilla tipo Alta, você pode criar um usuário selecionando a caixa:
  

• No caso de umaplantilla flexible, ao clicar emAñadir Acción, você pode escolher entre:

  • Generar documento

  • Generar una tarea pendiente

Em seguida, complete os campos requeridos para cada opção.

Nota:No caso de umatarea pendiente, embora alguns campos sejam exigidos como obrigatórios, a pessoa que completar essa etapa poderá modificá‑los posteriormente.

Palabras Claves: 

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