Gerar Documentos - Individual e em massa

Resumo

Neste guia, você aprenderá a emitir documentos individuais e em massa a partir dogerenciador de Documentos, utilizando modelos já configurados. Você poderá definir se os documentos serão visíveis para o colaborador e se iniciarão ou não um fluxo automático de revisão e assinatura.

Ao final, você saberá:

• Como acessar o gerador de documentos a partir da visualização Documentos.
• Como selecionar o modelo adequado.
• Como gerar documentos para um ou vários colaboradores ao mesmo tempo.
• O que acontece com os documentos após serem emitidos.

Antes de começar

Antes de gerar documentos a partir da visualização principal, certifique-se de que:

• Seu usuário possui permissões para acessarAdministrativo > Documentos e Assinatura > Documentose emitir documentos.
• Existe pelo menos ummodelo de documentoativo que você deseja usar para a emissão.
• Se você deseja que os documentos entrem em um fluxo de assinatura eletrônica, o módulo deAssinatura Digitale a configuração dos signatários no modelo estão corretamente definidos.
• Os colaboradores para quem você emitir documentos que exijam assinatura devem ter registrado em seu cadastro ume-mail pessoale ume-mail corporativo, pois são utilizados para notificações e validação da assinatura.

Passos para usar esta funcionalidade

Caminho na plataforma

Caminho:Administrativo > Documentos e Assinatura > Documentos

Passos

1. No menu lateral esquerdo, vá paraAdministrativo.
2. Clique emDocumentos e Assinatura.
3. Selecione a opçãoDocumentos.
4. No canto superior direito da visualização principal, clique no botãoGerar documentos.
5. Será aberto o modal gerador de documentos, onde você deverá escolher o modelo e a população de colaboradores (podendo ser um ou vários)
6. Defina as opções de emissão, por exemplo:
   • Visível para o colaborador: indica se o documento estará disponível no cadastro do colaborador.
   • Iniciar fluxo automático: ativa ou desativa o início imediato do fluxo de revisão e assinatura definido no modelo.

7. Utilize os filtros para buscar o colaborador ou os colaboradores específicos (por nome, CPF/ID, empresa, centro de custo, etc.).
8. Marque apenas o colaborador ou os colaboradores para quem deseja gerar o(s) documento(s).
9. Revise o resumo da emissão (quantidade de documentos a gerar e dados chave).
10. Clique emGerar documentos.

O que acontece após a emissão

Uma vez que você confirma a emissão dos documentos:

• São criados os documentos associados a cada colaborador selecionado.
• Navisualização principal de Documentos, você verá os novos registros na abaTodos os Documentoscom seu respectivo status (por exemplo, "Emitido", "Pendente de revisão" ou "Pendente de assinatura").
• Se o documento foi configurado comovisível, o colaborador o verá na abaDocumentosdo seu cadastro.
• Se você marcouIniciar fluxo automático, o sistema:
  • Enviará os documentos primeiro para orevisor, se o modelo exigir (aparecerão emMinhas revisões pendentesdo revisor).
  • Posteriormente, enviará para ossignatáriosdefinidos (aparecerão emMinhas assinaturas pendentesde cada signatário).
• Se você não iniciou o fluxo automático, os documentos ficarão emitidos, mas sem avançar para revisão/assinatura até que o fluxo seja iniciado manualmente.

Notas importantes e limitações

• A emissão utiliza sempre a configuração definida nomodelo(revisor, signatários, ordem de assinatura, QR, marca d’água, etc.). Estes parâmetros não podem ser alterados no momento da emissão; devem ser editados no modelo.
• O número designatáriospor documento está limitado ao que a plataforma permite (máximo de 1 revisor e até 3 signatários por documento, incluindo o colaborador como signatário).
• Se você gerar documentos em massa, o tempo de processamento pode variar de acordo com a quantidade de colaboradores selecionados.
• Uma vez emitidos, os documentos podem ser enviados para aLixeirase houver um erro, mas não é possível "editar" o mesmo documento; em caso de alterações de conteúdo, é necessário modificar o modelo e iniciar o fluxo de emissão novamente.

Boas práticas e recomendações

• Antes de realizar uma emissão em massa, sempre faça umteste individualcom um colaborador de teste para validar formato, variáveis e fluxo de assinatura (você pode usar a funcionalidade de visualização prévia para isso, que estará disponível ao editar um modelo).
• Utilize filtros específicos (empresa, centro de custo, cargo) para evitar incluir colaboradores indevidos.
• Revise o resumo da quantidade de documentos a gerar antes de confirmar a emissão.
• Documente internamente quais modelos são usados para cada processo (exemplo: contratação, alterações de jornada, anexos específicos) para evitar confusões ao selecionar o modelo.

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🤖 Este artigo foi traduzido com inteligência artificial. Ver artigo original.