Fase 5 - Integração com Documentos

Seu sistema de ativos está prestes a alcançar seu máximo potencial! 🎉Nesta fase final, você aprenderá a integrar seu sistema com a Gestión Documental, vamos começar!

Documentos

A integração entre Gestão de Ativos e Gestión Documental na Buk permite automatizar a geração de documentos (Recepção conforme, cláusulas de uso) ao atribuir um ativo a um colaborador. Este guia explica como configurá-la, tanto para clientes sem Gestión Documental quanto para os que já a utilizam.

1. Clientes SEM Gestión Documental

🔹 Modelo Padrão "Recepção conforme"

• O que faz?:
  1. É um documento padrão que confirma a entrega de um ativo (ex.: "O colaborador X recebeu um computador na data Y").
• Como usá-lo:
  1. Vá para Administrativo > Documentos e Assinatura > Modelos.
  2. Procure o modelo "Recepção conforme" na lista.
  3. Você deve ativá-lo para que possa ser visualizado a partir do módulo de Gestão de Ativos.

• Vincular a um Produto:

1. Em Administrativo > Gestão de Ativos > Configurações > Produtos
2. Dentro de cada Produto,ativea geração automática de documentos e entãoselecioneo modelo para que seja gerado automaticamente ao atribuir esse ativo.

🔹 Fluxo Automático

• Passo 1:Atribuir um ativo (ex.: um telefone móvel) a partir de:
  • Ao criar um ativo e atribuí-lo no momento
  • Ao mudar o estado para atribuído
  • Ao atribuir um ativo a partir de ordens
• Passo 2:Buk gera o documento de recepção.
• Passo 3:O colaborador pode acessá-lo em sua ficha (Documentos > Pasta "Ativos") e baixar
• Passo 4: O administrador de Gestão de Ativos poderá ver o documento gerado no Histórico de movimentações de cada ativo.

2.  Para Clientes COM Gestión Documental

🔹Criar Modelos Personalizados:Você pode criar documentos avançados vinculados a ativos:

Exemplos:Acordo de uso responsável de equipamentos, Termos de devolução de ferramentas, Recepção de EPI (Equipamento de Proteção Individual).

🔹Passos para Configurá-lo

1. Criar o modelo:
   • Vá para Gestión Documental > Modelos.
   • Escolha o tipo "Gestão de Ativos" e crie o documento (texto, campos variáveis, assinaturas).
   • Selecione em qual pasta você quer que seja salvo quando for gerado; recomendamos usar a pasta "Ativos"
   • Configure se o documento requer a assinatura do colaborador

2. Vincular a um Produto:
   • Em Gestão de Ativos > Produtos
   • Ao criar / editar um produtoativea geração automática de documentos e entãoselecioneo modelo para que seja gerado automaticamente ao atribuir esse ativo.

🔹 Fluxo Automático

• Passo 1:Atribuir um ativo (ex.: um telefone móvel) a partir de:
  • Ao criar um ativo e atribuí-lo no momento
  • Ao mudar o estado para atribuído
  • Ao atribuir um ativo a partir de ordens
• Passo 2:Buk gera o documento de recepção.
• Passo 3:O colaborador pode acessá-lo em sua ficha (Documentos > Pasta "Ativos") e assinar de forma individual ou em massa.

• Passo 4: O administrador de Gestão de Ativos poderá ver o documento gerado no Histórico de movimentações de cada ativo.

• Vantagens:
  • Centralização: Todos os documentos de ativos ficam em um único lugar.
  • Rastreabilidade: Você pode auditar quem recebeu o quê e quando.

📌Configuração pronta

Pronto! 🎉 Com estes passos, você configurou e colocou em funcionamento o módulo de Gestão de Ativos na Buk. Desde a solicitação automatizada até a atribuição, documentação e notificações, tudo está centralizado e otimizado para uma gestão eficiente, transparente e sem erros dos ativos pela sua equipe e colaboradores.

Agora só resta aproveitar um fluxo de trabalho integrado, com cada ativo, documento e aprovação sob controle.Precisa ajustar algo? Estamos aqui para ajudar! 🚀

Lembre-se, se precisar de ajuda, você pode entrar em contato conosco através de nossos canais de atendimento.

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Ficamos felizes em ajudar!

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