Como integrar o módulo de Workflow com o de Headcount? – Chile

Aprenda a usar o Workflow integrado ao módulo de Headcount para automatizar o cumprimento do seu quadro orçado.

Requisitos prévios

Ter ativo o módulo de Planejamento de Headcount e Workflow na sua plataforma Buk.
Possuir um perfil de Administrador ou uma função com permissão configurada em modo de Modificação.
Ter seu plano de headcount carregado com as posições orçadas correspondentes.

Passo a passo

O Workflow permite automatizar a validação de vagas orçadas e controlar que as contratações ou movimentações de pessoal respeitem o quadro planejado. Para configurar e usar esse fluxo, siga estas instruções:

Faça login na plataforma e vá ao menu lateral esquerdo.
Selecione Configuração e clique em Workflow.
Defina seu caso de uso:
1. Crie ou edite o fluxo associado à solicitação de uma nova posição ou à busca de uma vaga orçada.
2. Defina a regra de aprovação automática: se a vaga existir dentro do plano de headcount, o sistema aprova o fluxo imediatamente para iniciar o processo de atração de talentos.
3. Defina a regra de exceção: se um líder solicitar uma busca fora do orçamento, configure se o sistema deve rejeitá-la automaticamente ou encaminhá-la para o gerente correspondente.
4. Ative a restrição orçamentária nos fluxos de Admissão ou Movimentação, para que o sistema bloqueie a contratação ou a transferência de um colaborador se não existir uma vaga liberada para esse cargo.
Salve a configuração para que o fluxo fique ativo.

1. Gerenciar nova posição

Passo	Como fazer (caminho na plataforma)
1	Na seção “Modelos” do módulo Workflow, selecione “Criar um modelo”.
2	Marque a caixa “Planejamento de Headcount”, depois selecione o modelo “Solicitação de nova posição no plano de headcount”.
3	Selecione “Criar através de uma solicitação” ou “Evento da plataforma”, gerencie os campos de todas as etapas da solicitação e salve.

⚠ Importante

Se você não contratou o Workflow, pode gerar um modelo base com início e fim. Se tiver contratado o Workflow, pode adicionar etapas adicionais.

2. Solicitação de busca

Passo	Como fazer (caminho na plataforma)
1	Na seção “Modelos” do módulo Workflow, selecione “Criar um modelo”.
2	Vá para “Seleção” e escolha “Solicitação de busca”.
3	Na primeira etapa, selecione os solicitantes e os campos correspondentes.
4	Adicione uma nova etapa, selecione os aprovadores correspondentes e acesse “Regras Automáticas”: “Aprovar automaticamente”, “Devolver automaticamente” e “Rejeitar automaticamente”. Selecione “Editar” para construir a fórmula em cada uma. As variáveis específicas de headcount estão na seção “Planejamento de headcount”.

⚠ Importante

Se a regra de uma fórmula não for cumprida e não existir uma regra de rejeição configurada, a solicitação será encaminhada ao aprovador definido nessa etapa.

Casos de uso

Caso de uso	Como fazer / Detalhe	Fórmula
Aprovar automaticamente a busca de uma vaga orçada	Em “Aprovar automaticamente” → Editar → vá para “Solicitação” e busque a variável “vacantes” → adicione “>” → vá para “Planejamento de Headcount” → selecione “Posições disponíveis”.	process.vacantes > headcount_planning.available_positions
Rejeitar buscas não orçadas	Mesmo procedimento anterior, configurado em “Rejeitar automaticamente”.	process.vacantes < headcount_planning.available_positions
Encaminhar a aprovação ao aprovador definido se não houver vaga disponível	Em “Aprovar automaticamente” → Editar → vá para “Solicitação” e busque a variável “vacantes” → adicione “>” → vá para “Planejamento de Headcount” → selecione “Posições disponíveis”. Se a regra não for cumprida, será encaminhada ao aprovador definido.	process.vacantes > headcount_planning.available_positions

3. Contratação — Solicitação de Admissão

Passo	Como fazer (caminho na plataforma)
1	Na seção “Modelos” do módulo Workflow, selecione “Criar um modelo”.
2	Vá para “Colaborador” e selecione “Solicitação de Admissão”.
3	Gerencie os campos de todas as etapas da solicitação e salve.

Casos de uso

Caso de uso	Como fazer / Detalhe	Fórmula (copiar e colar)
Bloquear a criação de funcionários sem vagas	Em “Aprovar automaticamente” → Editar → vá para “Colaborador afetado” → selecione “Trabalho posições disponíveis” → adicione “> 0”.	affected_employee.job.available_positions > 0

4. Contratação — Solicitação de Demissão

Passo	Como fazer (caminho na plataforma)
1	Na seção “Modelos” do módulo Workflow, selecione “Criar um modelo”.
2	Vá para “Colaborador” e selecione “Solicitação de Demissão”.
3	Gerencie os campos de todas as etapas da solicitação e salve.

Casos de uso

Caso de uso	Como fazer / Detalhe	Fórmula (copiar e colar)
Notificar se for gerado um workflow de demissão para iniciar uma busca	Vá para “Solicitação de Demissão” → na etapa correspondente acesse a seção “Notificação” → adicione o tipo de notificação que deseja enviar.	Não requer fórmula.
Notificar automaticamente com o evento de término de contrato	Crie um modelo do zero → na etapa, defina que a solicitação seja iniciada por um evento → no tipo de evento, selecione “Quando termina o trabalho de um colaborador” → na aba seguinte, adicione o tipo de notificação que deseja enviar.	Não requer fórmula.

5. Solicitação de Movimentação

Passo	Como fazer (caminho na plataforma)
1	Na seção “Modelos” do módulo Workflow, selecione “Criar um modelo”.
2	Vá para “Colaborador” e selecione “Solicitação de Movimentação”.
3	Gerencie os campos de todas as etapas da solicitação e salve.

Casos de uso

Caso de uso	Como fazer / Detalhe	Fórmula (copiar e colar)
Bloquear movimentações de funcionários sem vagas	Em “Aprovar automaticamente” → Editar → vá para “Colaborador afetado” → selecione “Trabalho posições disponíveis” → adicione “> 0”.	affected_employee.job.available_positions > 0
Notificar automaticamente com o evento de término de contrato	Crie um modelo do zero → na etapa, defina que a solicitação seja iniciada por um evento → no tipo de evento, selecione “Quando termina o trabalho de um colaborador” → na aba seguinte, adicione o tipo de notificação que deseja enviar.	Não requer fórmula.

Uma vez configurado, sempre que for solicitada uma nova posição, uma busca de vaga, uma Admissão ou uma Movimentação, o sistema validará automaticamente essas condições antes de continuar com o processo.

Considerações importantes

O sistema valida em tempo real contra o plano de headcount carregado na plataforma.
Buscas fora do orçamento podem ser rejeitadas automaticamente ou encaminhadas a um gerente por meio de uma regra de exceção, conforme configurado.
A restrição orçamentária em Admissão ou Movimentação bloqueia o processo se não existir uma vaga liberada para o cargo correspondente.