Objetivo:
En este artículo, exploraremos en profundidad cómo Buk Asistencia se adhiere a las normativas de la Dirección del Trabajo (DT) en Chile, con un enfoque particular en el nuevo dictamen N°2927/58 de 28.12.2021 destinado a modernizar y revisar los estándares asociados a los sistemas digitales de registro y control de asistencia laboral, que ha reemplazado a los anteriores dictámenes Nº1140/027 y N°5849/133.
A continuación, se resumirán los elementos clave que abarca este dictamen y su implicación en la gestión de asistencia laboral para un entendimiento completo del marco legal establecido.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo se ha creado con el propósito de brindar información a nuestros clientes de Buk Asistencia interesados en comprender el proceso de certificación de nuestra plataforma. La información proporcionada en este artículo se fundamenta en las directrices establecidas por la Dirección del Trabajo con respecto a la seguridad, confiabilidad y requisitos que Buk Asistencia cumple rigurosamente para obtener la certificación y respaldo necesarios en la gestión de la asistencia de los colaboradores. Es importante tener en cuenta que la información contenida en este artículo está destinada a informar a nuestros clientes sobre la certificación de nuestra plataforma y cómo se alinea con las normativas de la Dirección del Trabajo. No obstante, no debe considerarse como un sustituto de asesoramiento legal o de Recursos Humanos.
Sustento Legal y Aplicaciones:
La Dirección del Trabajo, a través de su Ordinario N° 1113, autoriza la utilización del sistema de registro y control de asistencia "Buk Asistencia" (Ex Ctrl).
En este documento, se indica que, el sistema de registro y control de asistencia de Buk Asistencia (Ex Ctrl) se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes N° 2927/058 de 28.12.2021 de la Dirección del Trabajo, por lo que cuenta con autorización legal de utilización en el contexto laboral chileno.
El 28 de diciembre de 2021 se publicó el dictamen ORD. N°2927/58. El cual establece requisitos para sistemas digitales de registro y control de asistencia, descansos y determinación de las horas de trabajo. Este nuevo dictamen, reemplaza los dictámenes Nº1140/027 y N°5849/133, que también establecían requisitos para los sistemas electrónicos de control de asistencia. Y su principal objetivo es actualizar las exigencias y criterios, según las nuevas necesidades y tecnologías asociadas a este tipo de información. En resumen, algunos de los aspectos clave que abarca este dictamen incluyen:
- Entrada en Vigencia: Los requisitos establecidos en este dictamen entraron en vigor el 28 de diciembre de 2021. Los sistemas de registro de asistencia que fueron autorizados previamente por los dictámenes N°1140/027 y N°5849/133 aún mantienen su validez durante un período de 24 meses a partir de la fecha de aprobación inicial.
- Plataforma Web: Los sistemas deben proporcionar una plataforma web de acceso continuo para trabajadores, empleadores y los fiscalizadores de la Dirección del Trabajo. El nivel de acceso varía según el perfil del usuario y se realiza mediante un sitio web específico (https://www.nombredelsitio.cl). Además, los comprobantes de marcación se envían a los trabajadores a través de sus correos electrónicos privados proporcionados al empleador.
- Acceso de Funcionarios de la Dirección del Trabajo: Los funcionarios de la Dirección del Trabajo deben tener un acceso continuo e ininterrumpido a la información del sistema. Cualquier obstáculo en el proceso de acceso se considera un impedimento para su función fiscalizadora.
- Acceso Presencial y Remoto: Los funcionarios de la Dirección del Trabajo pueden acceder a la información desde las instalaciones del empleador fiscalizado o de manera remota, siguiendo requisitos específicos de acceso.
- Acceso de Terceros: Los sistemas pueden permitir el acceso de terceros, como compañías subcontratadas y empresas de servicios transitorios, a la información de registro de asistencia.
- Generación de Reportes: Los sistemas deben incluir un menú especial para la Dirección del Trabajo, que proporciona reportes detallados sobre asistencia, jornadas diarias, días domingo y festivos laborados, así como modificaciones y alteraciones de turnos.
- Capacitación: Es obligatorio proporcionar capacitación a todos los trabajadores afectados por un nuevo sistema de registro y control de asistencia digital antes de su implementación.
- Reglamento Interno: Todas las reglas y procedimientos relacionados con el uso de los sistemas y sus componentes, así como las regulaciones para los trabajadores, deben estar integradas en los reglamentos internos de orden, higiene y seguridad de las empresas.
- Correos Electrónicos Privados: Es fundamental que cada trabajador cuente con un correo electrónico privado, proporcionado de manera voluntaria, para proteger la confidencialidad de la información y para recibir los comprobantes de marcación.
- Modificación y Corrección de Marcaciones: Los empleadores solo pueden modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones en situaciones específicas, como modificaciones, agregados o correcciones necesarios.
- Alertas por Falta de Marcación: Los sistemas deben emitir alertas automáticas en caso de omisión de marcaciones, para que los trabajadores y empleadores puedan tomar medidas correctivas oportunamente.
- Situación de Trabajadores con Feriado o Licencia Médica: Los sistemas no deben bloquear la posibilidad de realizar marcaciones para trabajadores en estas situaciones, permitiendo su regularización de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Compatibilidad con Otros Sistemas: Cada empleador debe utilizar un único sistema de registro y control de asistencia, ya sea digital o en soporte de papel.
La certificación obtenida por Buk Asistencia por parte de la Dirección del Trabajo garantiza que la plataforma cumple rigurosamente con los estándares legales y técnicos más recientes proporcionando a nuestros clientes una solución de gestión de asistencia que es segura, confiable y completamente en línea con las regulaciones laborales chilenas. Además, este logro refleja nuestro compromiso continuo de ofrecer una plataforma que se adapta a las necesidades y tecnologías actuales, al mismo tiempo que salvaguarda los derechos de los trabajadores facilitando la labor de fiscalización por parte de la DT.
Módulos Requeridos:
- Base: Esencial.
- Módulos: Control de Asistencia.
Fuentes de Información:
Dirección del Trabajo. (2021, 28 diciembre). Ordinario N°2927/58.
https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/articles-121648_recurso_1.pdf
Dirección del Trabajo. (2023, 10 agosto). Ordinario N°1113.
https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/articles-124760_recurso_pdf.pdf
Palabras Claves:
Certificación, Recertificación, Plataforma certificada, Buk Asistencia, Proceso de Certificación
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