El objetivo de este artículo es proporcionar una guía detallada sobre cómo cargar participantes en una evaluación de desempeño en Buk. El artículo describe dos métodos para cargar participantes: de forma individual y de forma masiva, ofreciendo instrucciones paso a paso para cada proceso.
Proceso en Plataforma Individual:
Una vez que hayas terminado de configurar tu evaluación de desempeño, podrás encontrarla en la sección "Evaluaciones" dentro de "Desempeño", en el módulo "Talento".
Haz clic en el título de la evaluación en la que deseas cargar participantes.
Al ingresar, haz clic en "Acciones" y selecciona "Editar participantes manualmente".
En la parte superior, encontrarás el botón "Seleccionar participantes".
En la pestaña "Seleccionar participantes", verás el listado de todos los colaboradores de la organización. Puedes utilizar los filtros para visualizar a cierto grupo de colaboradores. Selecciona a los colaboradores que serán evaluados y haz clic en "Agregar participantes".
Los colaboradores seleccionados aparecerán en la pestaña "Participantes seleccionados". Si deseas eliminar a alguno, selecciónalo en el listado y haz clic en "Quitar Seleccionados". Para finalizar la carga de participantes, haz clic en "Guardar".
A continuación, deberás seleccionar los evaluadores para los participantes agregados según el tipo de evaluación. Si configuraste la evaluación con múltiples formularios, asigna cada formulario al tipo de evaluación correspondiente para cada participante. Para finalizar, haz clic en "Guardar".
Podrás revisar el listado de evaluados con sus respectivos evaluadores en la tabla. En la columna "Acciones", puedes revisar los formularios que deberán contestar los evaluadores de los participantes. También podrás verificar si los participantes tienen asignados los pesos de competencias y objetivos correctamente (es decir, que sumen 100%). En caso contrario, no podrás comenzar la evaluación.
Proceso en Plataforma Masivo:
También podrás cargar participantes de forma masiva. Para ello, ingresa a la evaluación de interés, haz clic en "Acciones" y selecciona "Añadir participantes Masivamente".
Esto te llevará a la vista de importador masivo de participantes, en la que podrás ver todas las cargas que se han realizado y su estado (es de todas las evaluaciones, no solo de la que estás revisando), para agregar a los participantes deberás seleccionar “Iniciar Proceso”.
Esto abrirá un modal en el que podrás descargar la plantilla que debes completar. Procura no modificar el formato del archivo. Se recomienda descargar la plantilla cada vez que quieras realizar una nueva carga.
Se descargará un archivo Excel que deberás completar con la información de los participantes.
La plantilla Excel descargada contiene dos hojas. Los campos con asterisco * son obligatorios.
Instrucciones (Hoja 1)
Incluye explicaciones detalladas sobre cómo completar la otra hoja.
Ten en cuenta que algunos campos cuentan con opciones predeterminadas, las cuales se listan debajo de la explicación de cada campo. Por ejemplo, en el campo “Formulario Evaluación Descendente” sólo es posible escribir “Formulario descendente 1” o “Formulario descendente 2”.
Cargar participantes (Hoja 2)
En esta hoja se ingresan los datos de los participantes siguiendo las instrucciones anteriores.
Una vez que hayas completado el archivo vuelve a la plataforma y selecciona "Subir plantilla" para cargar el archivo.
Y listo, ya estás preparado para iniciar el proceso de desempeño en tu organización haciendo clic en "Iniciar Proceso”.
Compartir evaluación de desempeño:
Si durante el proceso deseas compartir la evaluación de desempeño con un usuario, ya sea para que pueda verla o editarla, podrás hacerlo desde el mismo botón de "Acciones", presionando la opción de "Compartir". A continuación visualizarás un recuadro que te permitirá seleccionar al usuario que tendrá acceso a la evaluación. Además, podrás definir si este tendrá permiso solo para ver la evaluación o también para editarla.