El propósito de este artículo es ofrecer instrucciones claras para cargar participantes en una evaluación de desempeño de manera masiva, particularmente cuando se ha configurado la opción "Múltiples evaluaciones". Se explica cómo acceder al módulo de Desempeño, seleccionar la evaluación adecuada y cargar participantes utilizando una plantilla Excel.
Alcance / Limitaciones:
El artículo está dirigido a administradores o usuarios con perfiles personalizados que tengan permisos de modificación en Evaluaciones. Se enfoca en la carga de participantes en una evaluación de desempeño después de haberla configurado, especialmente cuando se utiliza la opción "Múltiples evaluaciones".
Definiciones:
- Múltiples evaluaciones:
Esta opción permite configurar pesos diferenciados para los distintos tipos de evaluación construyendo una ponderación personalizada para el cálculo de la nota final de desempeño. De esta manera, puedes incluir participantes que no tengan evaluadores en todos los tipos de evaluación y redistribuir los pesos configurados en esta sección.
Por ejemplo, puedes asignar a un líder la evaluación tanto descendente como ascendente, mientras que a un colaborador solo se le asigna la evaluación descendente. Esto te brinda flexibilidad para adaptar el proceso de evaluación a las necesidades específicas de cada individuo dentro de tu organización.
Proceso en Plataforma:
Una vez que hayas guardado la configuración de la evaluación de desempeño, podrás cargar participantes. Para hacerlo, dirígete al módulo de Desempeño y selecciona "Evaluaciones". Luego, haz clic sobre el título de la evaluación a la que necesitas agregar participantes.
En el botón acciones, encontrarás la opción "Añadir participantes masivamente". La opción "Editar evaluaciones Manualmente" estará deshabilitada cuando hayas configurado la evaluación con "Habilitar múltiples evaluaciones".
Esto te llevará a la vista de importador masivo de participantes, en la que podrás ver todas las cargas que se han realizado y su estado (es de todas las evaluaciones, no solo de la que estás revisando), para agregar a los participantes deberás seleccionar “Iniciar Proceso”.
Esto abrirá un modal en el que podrás descargar la plantilla que debes completar. Procura no modificar el formato del archivo. Se recomienda descargar la plantilla en cada nueva carga que se quiera hacer, para evitar errores.
Al hacer clic en “Descargar plantilla” se descargará un archivo Excel que deberás completar con la información de los participantes.
La plantilla Excel descargada contiene tres hojas. Los campos con asterisco * son obligatorios.
Instrucciones (Hoja 1)
Incluye explicaciones detalladas sobre cómo completar cada hoja. Está organizada por color:
- Celeste para la hoja “Cargar participantes”.
- Gris para la hoja “Cargar grupos”.
Ten en cuenta que algunos campos cuentan con opciones predeterminadas, las cuales se listan debajo de la explicación de cada campo. Por ejemplo, en el campo “Formulario Evaluación Descendente” sólo es posible escribir “Formulario descendente 1” o “Formulario descendente 2”.
Cargar participantes (Hoja 2)
En esta hoja se ingresan los datos de los participantes siguiendo las instrucciones anteriores.
- Recuerda que pueden haber más de 1 evaluador por tipo de evaluación según lo que hayas configurado en la evaluación.
Cargar grupos (Hoja 3)
En esta hoja se ingresan los datos de los distintos grupos que quieras crear para la evaluación siguiendo las instrucciones anteriores.
- Si un grupo no va a participar en cierto tipo de evaluación, deja la celda correspondiente vacía. En ese caso, no se aplicarán validaciones para esa evaluación durante la carga de participantes; es como si esas columnas no existieran para los integrantes de ese grupo. En cambio, si quieres que sí participe en esa evaluación, pero sin ponderación, asígnale un cero.
Una vez que hayas completado el archivo vuelve a la plataforma y selecciona "Subir plantilla" para cargar el archivo.
Y listo, ya estás preparado para iniciar el proceso de desempeño en tu organización haciendo clic en "Iniciar Proceso”.