En este artículo te mostraremos de forma sencilla cómo editar y mantener al día la información previsional de tus colaboradores en la plataforma Buk, ya sea que necesites realizar una modificación puntual a una persona de manera individual o actualizar a múltiples trabajadores a través de un proceso masivo.
Al seguir este procedimiento, garantizarás que tu empresa se mantenga al día con todas las obligaciones correspondientes ante las distintas instituciones previsionales.
Paso a paso
Opción 1: Actualización individual de datos previsionales
Ruta: Ficha del Colaborador > Icono de lápiz (✏) > Previsión
Paso 1: Ingresa a la ficha del colaborador
Para comenzar con la edición individual, dirígete a la ficha del colaborador cuyos datos necesitas actualizar. Una vez allí, ubícate justo debajo de su fotografía de perfil, donde encontrarás el ícono de un lápiz (✏).
Paso 2: Selecciona la sección de previsión
Al hacer clic en el ícono del lápiz, verás que el sistema desplegará dos secciones editables: "Personal" y "Previsión". En este punto, selecciona la opción "Previsión".
Paso 3: Modifica los campos necesarios
Una vez dentro de la sección, la plataforma te mostrará todos los campos previsionales configurables. Aquí podrás modificar la información que necesites, tales como:
Regímenes previsionales.
Fondos de cotización.
Sistema de salud afiliado.
Fondos de cesantía.
Cuentas de ahorro voluntario, entre otros.
Paso 4: Guarda los cambios y verifica el historial
Una vez actualizada la información, presiona el botón para guardar los cambios. Después de eso, si deseas revisar o confirmar las modificaciones realizadas, puedes dirigirte al menú de "Historia" y seleccionar la sección "Planes". En esta vista podrás visualizar el historial completo de los cambios aplicados, los cuales también quedarán visibles para el colaborador desde su perfil.
Opción 2: Actualización masiva de datos previsionales
Ruta: Reportería > Importadores > Importadores > Previsión y Salud
Paso 1: Dirígete a la sección de importadores
Para iniciar el proceso masivo, primero ve al menú principal de la plataforma e ingresa a la sección Reportería. A continuación, dirígete a Importadores y vuelve a seleccionar la opción "Importadores".
Paso 2: Selecciona el importador de Previsión y Salud
Una vez en esta pantalla, busca y haz clic en el importador denominado "Previsión y Salud". Verás que el sistema desplegará en pantalla un listado con todas las opciones y campos editables disponibles para descarga.
Paso 3: Selecciona los campos y descarga la plantilla
En este punto, marca las casillas de los campos específicos que deseas actualizar. Una vez seleccionados, haz clic en la opción "Descargar Template". Esto permitirá que el sistema genere una plantilla de Excel personalizada con las columnas correspondientes a los campos que elegiste.
Paso 4: Completa la información en la plantilla
A continuación, abre la plantilla descargada en tu equipo y rellena la información actualizada en las columnas correspondientes para cada trabajador.
Paso 5: Carga la plantilla a la plataforma
Una vez que hayas completado y guardado la información en el archivo de Excel, regresa a la sección del importador en Buk y haz clic en "Selecciona Archivo". Elige el documento guardado y súbelo a la plataforma. Con esto, el sistema procesará la planilla y aplicará los cambios previsionales de forma masiva para todos los colaboradores incluidos.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, la información previsional de tus colaboradores quedará actualizada y sincronizada en el sistema. Los cambios se verán reflejados de inmediato en la ficha de cada trabajador y en la sección de historial de planes, asegurando que los procesos de nómina y las obligaciones con las instituciones previsionales se efectúen con datos fidedignos.
Consideraciones adicionales
Alcance y limitaciones: Este procedimiento aplica exclusivamente para los clientes de Buk que gestionen su nómina dentro de la plataforma. Las instrucciones contenidas en esta guía están estrictamente limitadas al uso y configuración de la plataforma Buk.
Sustento y respaldo documental: Cuando un colaborador solicite un cambio en su plan, fondo de cotización o cualquier aspecto de índole previsional, recuerda que las modificaciones que ingreses en Buk deben estar debidamente respaldadas y avaladas por una notificación o certificado oficial emitido por la institución previsional correspondiente a la cual esté adscrito el trabajador.
⚠️ Consideraciones para meses históricos abiertos:
Si mantienes más de un mes abierto en la plataforma y necesitas registrar un cambio de previsión en el mes más antiguo, debes verificar previamente que no se haya ingresado una modificación previsional en el mes actual para ese mismo colaborador. Si el sistema detecta que existe un registro posterior en el mes actual, la modificación que intentes realizar en el mes antiguo no será aplicada por la plataforma.