El siguiente artículo tiene como objetivo guiar al usuario en el ingreso de anotaciones en la ficha de un colaborador, ya sea de forma individual o de forma masiva.
Requisitos previos
Para ingresar anotaciones, el usuario debe cumplir con los siguientes requisitos:
Contar con un usuario activo y una ficha asociada.
Tener asignado un perfil personalizado (distinto del perfil Normal).
Contar con el permiso Bitácoras y Anotaciones con acceso de Modificación.
Importante: Los usuarios que tengan colaboradores a su cargo (supervisores) pueden ver las bitácoras y crear anotaciones de sus subordinados, independientemente de que en el perfil se haya configurado que no puedan ver anotaciones.
Proceso en plataforma (individual)
Puedes ingresar una anotación de forma individual de dos maneras:
Desde la ficha del colaborador:
1. Dirígete a la ficha del colaborador, selecciona la pestaña Bitácora y haz clic en Crear anotación.
2. Se abrirá el formulario de creación de anotaciones.
Completa los siguientes campos (los marcados con (*) son obligatorios):
Funcionario: se completa automáticamente y no puede modificarse.
Elegir ficha: al marcar esta opción, se habilitará el campo Código de ficha, donde podrás seleccionar la ficha en la que deseas registrar la anotación. Si no seleccionas una ficha, la anotación será visible en todas las fichas del colaborador.
Tipo de anotación: selecciona el tipo de anotación que deseas registrar.
Responsable: selecciona a la persona responsable de la anotación.
Fecha: indica la fecha de vigencia de la anotación.
Grado: Selecciona el grado de la anotación (Advertencia - Leve - Grave)
Contenido de la anotación: ingresa el detalle o descripción de la anotación.
Visible en Bitácora: al marcar esta opción, la anotación será visible en la Bitácora de la ficha del colaborador.
3. Una vez completada la información, haz clic en Guardar. ¡Listo! La anotación quedará registrada en la pestaña Bitácora de la ficha del colaborador. Importante: Al generar una anotación, no se envía ningún tipo de notificación o alerta al colaborador.
Desde el menú lateral Anotaciones:
1. Dirígete al menú lateral Administrativo → Otros → Anotaciones → haz clic en Crear anotación.
2. Al hacer clic en "Crear anotación", se abrirá el mismo formulario descrito en la sección anterior.
Completa los campos correspondientes siguiendo las mismas indicaciones y, posteriormente, haz clic en Guardar.
3. ¡Listo! La anotación quedará registrada y serás redirigido a la vista general de Anotaciones.
4. Desde la vista general de Anotaciones, podrás realizar las siguientes acciones:
⭳ Descargar reporte: permite descargar un reporte con todas las anotaciones registradas.
⌕ Mostrar anotación: abre una ventana con el detalle de la anotación seleccionada.
✎ Editar: abre el formulario de la anotación para modificar su información.
🗑 Eliminar: abre una ventana de confirmación informando que la eliminación es permanente y que la anotación se eliminará de todas las ubicaciones en las que se encuentre vinculada.
Proceso en Plataforma (Masivo)
Para ingresar anotaciones de forma masiva, utiliza el Importador de Anotaciones.
1. Dirígete a Reportería → Importadores → Importadores, escribe Anotaciones en la barra de búsqueda y selecciona el importador Anotaciones (Importador).
2. Se abrirá una ventana donde podrás descargar el template. Complétalo con la información solicitada.
3. Una vez completado el template, haz clic en Seleccionar archivo, cárgalo en el importador y confirma la importación. ¡Listo! Las anotaciones quedarán registradas de forma masiva en la plataforma.
Consideraciones para clientes del Sector Público:
Definiciones:
Anotación de mérito: Según el artículo 42 del Estatuto Administrativo, "son anotaciones de mérito aquéllas destinadas a dejar constancia de cualquier acción del empleado que implique una conducta o desempeño funcionario destacado."
Anotación de demérito: Según el artículo 43 del Estatuto Administrativo, "son anotaciones de demérito aquéllas destinadas a dejar constancia de cualquier acción u omisión del empleado que implique una conducta o desempeño funcionario reprochable."
Sustento Legal y Aplicaciones:
Las anotaciones son parte del sistema de calificación anual que deben tener todos los funcionarios, incluido el personal a contrata.
Módulos Requeridos:
Base: Gestión de Personas Esencial
Fuentes de Información:
Palabras Claves:
anotación, mérito, demérito, sector público, funcionario, empleado, hoja de vida.
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