Mantener un registro claro de los hitos, observaciones o llamados de atención de tu equipo es clave para una gestión organizada. En este artículo, te guiaremos paso a paso para que aprendas a ingresar anotaciones en la ficha de tus colaboradores, ya sea de manera individual para un caso específico, o de forma masiva si necesitas actualizar la información de varias personas a la vez.
Requisito previo: Configuración de permisos de acceso
Antes de comenzar, es muy importante que consideres que esta funcionalidad tiene ciertas limitaciones de acceso. Para poder registrar anotaciones, debes contar con un perfil de usuario personalizado (diferente al perfil normal) que tenga asociada una ficha de colaborador y que disponga del permiso de "Bitácoras y Anotaciones" configurado en modo "Modificación".
Si eres administrador y necesitas activar este permiso para tu equipo, puedes hacerlo siguiendo estos pasos:
Dirígete a la siguiente ruta dentro del sistema: Administración → Usuarios y Perfiles → Perfiles
Busca el perfil que deseas autorizar y pincha en el ícono del lápiz (✏) para editarlo.
Dirígete a la pestaña Administrativo y luego desplázate hasta la sección Colaborador.
Busca la opción Bitácora y Anotaciones y asegúrate de asignarle el nivel de acceso Modificación.
Proceso de registro de forma Individual
Si necesitas registrar una anotación para un colaborador específico, el sistema te ofrece un formulario directo y sencillo. Sigue estos pasos para completarlo:
Paso 1: Accede al módulo de anotaciones
Para comenzar, inicia navegación en tu plataforma y dirígete a la siguiente sección:
Administrativo → Otros → Anotaciones
Una vez dentro de este apartado, ubica y selecciona el botón Crear anotación. Al hacerlo, verás cómo se despliega en tu pantalla un formulario con diversos campos para completar.
Paso 2: Completa los datos de la anotación
En este punto, es momento de ingresar la información correspondiente. Ten en cuenta que los campos marcados con un asterisco (*) son de carácter obligatorio. A continuación, te explicamos para qué sirve cada uno de ellos:
Empleado: Verás que este campo viene bloqueado por defecto, ya que se asocia directamente al perfil seleccionado.
Elegir ficha: Si marcas esta casilla de verificación, el sistema habilitará el campo Código de Ficha. Esto te permitirá escoger una ficha en particular para dejar guardada la anotación. Si decides dejar este cuadro sin marcar, la anotación se registrará y será visible en todas las fichas activas que tenga el colaborador.
Tipo de Anotación: Aquí podrás desplegar las opciones y escoger la categoría que mejor clasifique la anotación que estás realizando.
Responsable: En esta casilla podrás buscar y seleccionar a la persona responsable de registrar o emitir esta anotación.
Fecha: Selecciona en el calendario la fecha de vigencia que tendrá esta anotación (recuerda que esta puede ser distinta al día en que la estás digitando en la plataforma).
Contenido de la anotación: Utiliza este espacio de texto para redactar en detalle el motivo, los argumentos o la descripción del registro del colaborador.
Visible en Bitácora: Si marcas esta casilla, la anotación quedará visible para que el propio colaborador pueda revisarla desde su bitácora personal.
Nota muy importante: Cuando generas una nueva anotación, el sistema la guardará en su ficha de manera interna, pero no enviará ningún tipo de correo, notificación o alerta al colaborador.
Paso 3: Guarda el registro
Una vez que hayas completado y revisado que toda la información es correcta, desplázate al final del formulario y haz clic en el botón Guardar. Al hacer esto, el sistema procesará la solicitud y registrará la anotación de inmediato en la ficha del colaborador.
Gestión de las anotaciones creadas
Una vez que comiences a registrar anotaciones, estas se agruparán en una tabla organizada dentro de la pestaña Anotaciones. En esta vista tendrás acceso rápido a la siguiente información clave de cada registro:
Empleado: El nombre del colaborador que recibió la anotación.
Responsable: El nombre de la persona que ingresó el registro al sistema.
Tipo de Anotación: La categoría seleccionada para el registro.
Contenido: Un extracto o el texto descriptivo de la anotación.
Fecha: La fecha de vigencia asociada.
Visible en Bitácora: Un indicador que te confirma si el colaborador puede ver esta anotación en su perfil o no.
Además, al costado de cada registro en la tabla verás una columna flotante con herramientas de acción rápida. Desde allí podrás realizar las siguientes tareas:
Mostrar (🔍): Al presionar esta opción, se abrirá una ventana emergente (modal) con la vista detallada de la anotación, mostrando los campos de Empleado, Código de Ficha, Responsable, Tipo de Anotación, Fecha, Visible en Bitácora y el Contenido completo.
Editar (✏): Si necesitas corregir un dato, pincha aquí. El sistema te redirigirá a una nueva pantalla donde podrás modificar el Tipo de anotación, Responsable, Fecha, Contenido y si es Visible en Bitácora. Al terminar tus correcciones, haz clic en Guardar para actualizar la tabla y la ficha del colaborador.
Eliminar (🗑): Si necesitas borrar el registro, selecciona esta opción. Se abrirá un cuadro de advertencia indicándote que esta acción es permanente y que la anotación se borrará definitivamente de cualquier ubicación donde se encuentre vinculada.
Proceso de registro de forma Masiva
Si tienes la necesidad de cargar anotaciones para múltiples colaboradores al mismo tiempo, el importador masivo es la herramienta ideal para hacerlo de forma ágil. Sigue estos sencillos pasos:
Paso 1: Dirígete a la sección de importadores
Para iniciar el proceso masivo, ve al menú lateral de tu plataforma y navega por la siguiente ruta: Información → Importadores → Importadores
Paso 2: Busca y selecciona la plantilla correspondiente
Una vez dentro del centro de importaciones, utiliza la barra de búsqueda de la parte superior y escribe la palabra "Anotaciones". Al seleccionarlo, se abrirá de inmediato una ventana emergente en tu pantalla.
Paso 3: Descarga y completa el documento de trabajo
Dentro de la ventana que se acaba de abrir, haz clic en el botón para descargar el template (plantilla de Excel). Abre el archivo en tu computador y completa las columnas con los datos de las anotaciones de tus colaboradores, asegurándote de no modificar la estructura de las columnas de la plantilla. Al finalizar, guarda el archivo Excel en tu equipo.
Paso 4: Sube la información al sistema
Regresa a la plataforma y, en esa misma ventana emergente, presiona el botón Seleccionar archivo. Busca en tus carpetas el documento de Excel que acabas de guardar y súbelo. Tras unos segundos de procesamiento, el sistema te confirmará que las anotaciones masivas han sido registradas de forma exitosa.
Resultado esperado
Si completaste los pasos de forma correcta, las anotaciones individuales o masivas quedarán inmediatamente guardadas en el sistema. Podrás visualizarlas de manera centralizada en la tabla de anotaciones y, en caso de haber marcado la casilla correspondiente, tus colaboradores también podrán visualizarlas directamente desde sus bitácoras personales de manera transparente.
Consideración especial: Desde SAC no podrás ingresar por superadmin. Debes ingresar por administrador.