La gestión efectiva del rendimiento dentro de una organización requiere de herramientas precisas, objetivas y adaptables a las necesidades del negocio. Este procedimiento tiene como propósito guiarte paso a paso en la implementación de un sistema de asignación basado en métricas cuantitativas, fusionando tablas de parámetros, Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) e ítems formulados.
Al finalizar esta configuración, tu organización estará empoderada para optimizar sus procesos administrativos, automatizar el cálculo de incentivos o desgloses complejos y, fundamentalmente, impulsar la toma de decisiones estratégicas basadas en datos reales, transparentes y medibles.
Paso a paso
Paso 1: Solicitar la activación de los módulos base
Para comenzar a construir tus asignaciones automatizadas, primero es necesario asegurarse de que las herramientas avanzadas de cálculo estén visibles en tu plataforma. Dado que corresponden a configuraciones globales, debes tomar contacto con tu Ejecutivo de SAC o tu Jefe de Proyectos asignado para que habiliten las siguientes opciones en el sistema:
a) Activación del Maestro de Tablas y KPIs: RUTA: Administración → Parámetros generales → Módulos → Activar "Habilitar KPIs". Al marcar esta casilla, verás que el sistema habilitará de forma automática el apartado "Maestro de Tablas".
b) Activación del Editor de Fórmulas: RUTA: Remuneraciones → Configuraciones → Cálculo → Ítems → Activar "Habilitar Bonos Formulados"
Esta acción permitirá que la plataforma despliegue los recuadros de edición de código y lógica matemática dentro de los haberes o descuentos.
Paso 2: Preparar la información de soporte (Tablas y KPIs)
Una vez que las opciones anteriores se encuentren activas en tu entorno de trabajo, el siguiente paso es de carácter preparatorio. Antes de sentarte a escribir una fórmula, es fundamental que definas con claridad los KPIs que vas a medir y estructures las tablas de parámetros que se utilizarán como referencia. Tener este material ordenado previamente garantizará que la configuración posterior fluya sin interrupciones y con datos limpios.
Paso 3: Acceder al módulo de creación de Ítems
Con tus métricas ya estructuradas, es momento de dar de alta el concepto en el sistema. Para iniciar, dirígete al menú principal y sigue esta ruta de navegación:
RUTA: Remuneraciones → Ítems
Una vez que te encuentres en esta sección, notarás las pestañas que clasifican los conceptos que afectan las liquidaciones de los colaboradores. Selecciona la opción "Haberes" o "Descuentos", dependiendo de la naturaleza del concepto que vas a crear. Tras decidir el tipo de ítem, presiona el botón para crear un nuevo concepto. Verás que el sistema abrirá de inmediato un formulario en blanco listo para ser completado con los datos generales.
Paso 4: Cambiar la modalidad de cálculo a "Formulado"
Dentro del formulario de creación que tienes en pantalla, desplázate hasta encontrar el campo denominado "Forma de cálculo". Al pinchar sobre este menú desplegable, selecciona específicamente la opción "Formulado".
Al hacer esto, notarás un cambio importante en la interfaz: el sistema ocultará las opciones de cálculo tradicionales y habilitará un recuadro de texto especial, el cual te servirá como lienzo para construir tus propias fórmulas personalizadas utilizando las variables de la empresa.
Paso 5: Construir la lógica de la fórmula (Integración de datos)
En este punto es donde conectarás las métricas con el dinero o el descuento real. Para ayudarte a redactar la fórmula, el sistema pone a tu disposición herramientas visuales de asistencia dentro del mismo recuadro:
Si vas a usar indicadores de rendimiento, dirígete a la pestaña etiquetada como "KPIs". Allí encontrarás un listado con los nombres y códigos de cada indicador disponible, los cuales puedes incorporar directamente en tu línea de código para añadir dinamismo.
Si prefieres trabajar con matrices de datos fijas, ve a la sección "Fórmulas", donde el sistema te mostrará funciones predefinidas como
TABLA_POR_COLUMNAyTABLA_POR_RANGOpara agilizar la interacción con tus tablas.
A continuación, revisemos tres escenarios prácticos de cómo puedes estructurar estas fórmulas:
💡 Caso 1: Bono por Productividad (Uso de KPIs directos)
Supongamos que mides cuántas unidades mensuales ensambla un operario mediante un KPI. Deseas que si supera las 300 unidades reciba un bono de 5000 pesos; si ensambla entre 200 y 300 reciba 3000 pesos, y si hace menos de 200 no obtenga ningún incentivo.
La fórmula que deberás escribir en el recuadro se estructura así:
IF(kpi.unidades > 300, 5000, IF(kpi.unidades >= 200, 3000, 0))
💡 Caso 2: Bonificación por Antigüedad (Uso de Tablas de Parámetros)
Imagina que manejas una tabla interna que cruza los años de servicio con un monto de asignación específico, organizada de esta manera:
Años de antigüedad Bonificación 1 1000 2 2000 3 3000 Para que el sistema busque automáticamente los años correspondientes al empleado y le asigne el monto correcto de la tabla, debes escribir la siguiente instrucción:
TABLA_POR_COLUMNA('codigo_tabla_antiguedad', 'Años de antigüedad', años_empleado, 'Bonificación')
💡 Caso 3: Bono por Desempeño y Categoría (Combinación de KPIs y Tablas)
En este escenario, tu empresa clasifica al personal en categorías (Junior, Semi-Senior, Senior) asociadas a un coeficiente multiplicador en una tabla:
Categoría Coeficiente Junior 1 Semi-Senior 1.5 Senior 2 Paralelamente, tienes un KPI que mide el desempeño en un rango de 0 a 100. Estableces que si el trabajador supera los 75 puntos, recibirá un bono base de 5000 pesos, ajustado por su categoría. La fórmula combinada sería:
IF(kpi.desempeño > 75, 5000 * TABLA_POR_COLUMNA('codigo_tabla_categorias', 'Categoría', categoria_empleado, 'Coeficiente'), 0)Verás que si un colaborador Semi-Senior obtiene 80 puntos en su KPI, el sistema calculará automáticamente: 5000 * 1.5 = 7500 pesos. Si fuera un Junior con el mismo desempeño, el resultado final será de 5000 pesos, reconociendo el nivel de responsabilidad jerárquica.
Paso 6: Validar y previsualizar los resultados
Una vez que hayas terminado de escribir la lógica de tu fórmula, no guardes los cambios inmediatamente. Para garantizar que la sintaxis es correcta y que no habrá comportamientos inesperados en las liquidaciones reales, dirígete a la parte inferior del recuadro de fórmulas y presiona el botón "Previsualizar cálculo".
Al pincharlo, el sistema ejecutará una simulación en tiempo real que te mostrará el resultado numérico esperado. Si el valor en pantalla coincide con tus planillas de control, sabrás que el proceso se completó con éxito y podrás guardar con total tranquilidad.
Resultado esperado
Si realizaste el procedimiento correctamente, el nuevo ítem formulado quedará guardado y activo dentro de tu catálogo de conceptos. A partir de ese momento, cada vez que el sistema procese las remuneraciones o los cierres de mes, consultará de forma automática los valores vigentes de las tablas y los KPIs de cada empleado, calculando los montos de manera autónoma, transparente y sin necesidad de intervenciones manuales recurrentes.
Consideraciones adicionales
Versatilidad: Este sistema está diseñado de forma flexible para adaptarse a organizaciones de cualquier tamaño (desde pymes hasta corporativos multinacionales) y puede aplicarse a diferentes roles, niveles jerárquicos o departamentos.
Mantenimiento y supervisión: El éxito y la exactitud de este ecosistema automatizado dependen directamente de una configuración inicial minuciosa y de un monitoreo constante. Recuerda que si ocurren cambios organizacionales o estratégicos en el negocio, las tablas y KPIs de la plataforma deben actualizarse para reflejar la nueva realidad.
Calidad de los datos: Las fórmulas matemáticas son exactas, pero su resultado está intrínsecamente ligado a la precisión de los datos que ingresas. Si la información base contiene errores o no se gestiona adecuadamente, el sistema podría arrojar inexactitudes en las liquidaciones finales.