En esta guía aprenderás paso a paso cómo crear y personalizar ítems de haberes y descuentos dentro de la plataforma. El objetivo de este procedimiento es permitirte configurar estos conceptos de manera detallada, adaptándolos a las necesidades particulares de tu organización y asegurando que cada asignación se refleje correctamente en las liquidaciones de sueldo de tus colaboradores.
Al finalizar este proceso, habrás configurado de manera óptima las variables de cálculo y los parámetros de agrupación requeridos por las entidades regulatorias. Ten en cuenta que este artículo no abordará el tratamiento de descuentos asociados a créditos o anticipos, los cuales cuentan con guías específicas de autoayuda.
Definiciones Básicas y Sustento Legal
Para garantizar una correcta parametrización, es fundamental comprender los conceptos que utilizaremos, los cuales se respaldan en la legislación laboral chilena (específicamente en los artículos 41, 42 y 58 del Código del Trabajo):
Haberes: Son la categoría de ingresos o remuneraciones que un colaborador recibe como parte de su compensación laboral. Representan componentes positivos en el salario y se clasifican en:
Haberes Imponibles: Constituyen "Remuneración" según el artículo 42 del Código del Trabajo. Están afectos a descuentos obligatorios como leyes previsionales, salud, impuestos y cuotas sindicales. Incluyen el Sueldo, Sobresueldo (horas extraordinarias), Comisión, Participación, Gratificación, Semana Corrida y Bonos (acordados para premiar producción, metas, puntualidad, antigüedad, etc.).
Haberes No Imponibles: Son asignaciones que no constituyen remuneración según el artículo 41 del Código del Trabajo y, por ende, están exentas de descuentos. Contemplan conceptos de movilización, colación, pérdida de caja, desgaste de herramientas, viáticos, prestaciones familiares legales, indemnizaciones por años de servicio y devoluciones de gastos del trabajo.
Descuentos: Son las deducciones o reducciones específicas que se aplican sobre la remuneración del trabajador, divididas en:
Descuentos Legales: Deducciones obligatorias por ley para cumplir con obligaciones sociales (previsión, salud, seguro de cesantía) y tributarias (impuesto de segunda categoría).
Descuentos Voluntarios: Deducciones acordadas formalmente entre empleador y trabajador (como seguros de salud privados, aportes voluntarios de pensión, préstamos internos o adelantos).
Descuentos Sindicales: Deducciones autorizadas por los miembros de un sindicato para el financiamiento de sus actividades.
Paso a paso
Cuentas con dos alternativas para realizar este procedimiento en la plataforma: de forma Individual o de forma Masiva. A continuación, te guiaremos minuciosamente en cada una de ellas.
Alternativa 1: Proceso en plataforma de manera Individual
Paso 1: Para comenzar con la creación individual, dirígete al menú principal ubicado en el costado de tu pantalla.
Ruta: Remuneraciones > Ítems.
Una vez allí, verás las opciones principales del módulo. A continuación, pincha en la pestaña de Haberes o Descuentos, según el tipo de concepto que necesites configurar en este momento. Tras seleccionar la pestaña correspondiente, haz clic en el botón Crear para abrir la interfaz de configuración personalizada.
Paso 2: En este punto, el sistema te mostrará un formulario donde deberás ingresar las configuraciones principales de tu nuevo ítem. Por favor, completa detalladamente cada uno de los siguientes campos de acuerdo a tus requerimientos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre que se mostrará formalmente en la liquidación de sueldo del colaborador. |
| Código | Por defecto, el código será igual al nombre del ítem, pero tienes la opción de cambiarlo al momento de su creación. Debe ser un código único y contener únicamente letras, números y guiones bajos (no se aceptan mayúsculas, símbolos de acentuación, espacios ni caracteres especiales). |
| Imponible | Aplica exclusivamente al crear un haber. Selecciona "Sí" si el haber estará afecto a cotizaciones e impuestos, o "No" si será un haber no imponible. |
| Forma de cálculo | Define cómo la plataforma determinará el monto del ítem. Dispones de 4 opciones: • Fijo: El valor definido será idéntico en la liquidación de sueldo sin importar los ausentismos del mes, a menos que estos completen los 30 días. • Proporcional Ausencia: El valor del ítem se ajustará proporcionalmente a los días efectivamente trabajados, descontando inasistencias o licencias médicas. Se puede incluir en el cálculo de "Horas no Trabajadas". • Líquido: Aplica solo para haberes. El sistema incrementará de forma automática el monto final de "Líquido a recibir" sumando el valor definido para este ítem (Ej: si el líquido original era $600.000 y el haber es de $30.000, el colaborador recibirá $630.000). El valor bruto final dependerá de si se incluye en cálculos como la gratificación. • Especial: Ítems creados directamente por nuestro equipo técnico para solicitudes complejas; no son editables. Si tienes dudas sobre su alcance, puedes contactar al SAC en sac@buk.cl. • Formulado: Permite calcular el valor mediante fórmulas matemáticas con variables específicas, KPIs, condicionantes, tablas personalizadas o datos del empleado. Si deseas profundizar en su uso, haz clic en el enlace adjunto en la plataforma. |
| Monto a Asignar | Selecciona la modalidad de distribución: • Igual para todos: El monto del haber o descuento será idéntico para todos los colaboradores asignados. Al activarlo, verás una casilla de "Monto" para ingresar el valor. • Distinto por persona: El valor se definirá de manera particular al momento de asignarlo a cada empleado (ya sea de forma individual o masiva). |
| Moneda | Establece el tipo de unidad monetaria en la que se calculará el ítem: Pesos ($), UF o USD. |
| Tipo de Remuneración | Aplica solo para haberes y determina cómo impactará en el cálculo de un eventual finiquito: • Ocasional: No se incluirá en los cálculos de finiquito. • Fijo: Se considerará el valor del último mes en el que fue aplicado. • Variable: El sistema promediará los montos de las tres últimas liquidaciones de sueldo completas. |
| Incluir en cálculos de: | Si definiste que el haber es imponible, en esta sección podrás seleccionar mediante casillas de verificación si deseas incluirlo para el cálculo de: Licencia, Horas Extra, Aporte Gratificación y Semana Corrida. |
| Cuenta Contable | Te permite seleccionar, desde el listado de tus cuentas contables previamente creadas, a qué cuenta específica se asociarán o agruparán los montos de este ítem. Si no seleccionas ninguna, el sistema los derivará por defecto a "cuenta_contable_haberes_por_defecto" o "cuenta_contable_descuentos_por_defecto", según corresponda. |
Paso 3: Ahora, desplázate hacia la parte inferior del formulario, donde encontrarás la sección de Opciones Avanzadas. Estas casillas te permitirán otorgarle un comportamiento mucho más específico al ítem. Revisa con atención los siguientes parámetros complementarios:
| Campo Avanzado | Descripción |
|---|---|
| Reliquidable | Al activar esta casilla, habilitas el ítem para ser usado en procesos de reliquidación de bonos, exigiendo definir su periodo de devengo. Para activarse, el ítem debe ser obligatoriamente de tipo imponible y ocasional, y no podrá incluirse en cálculos de horas extra, licencias, gratificación o semana corrida. |
| Limitar por Juegos de Datos | Al marcar esta opción, restringes la visibilidad del ítem. Solo podrán visualizarlo y utilizarlo aquellos usuarios administradores que no tengan límites de juegos de datos o que pertenezcan a los grupos seleccionados aquí. |
| Limitar por Áreas | Activa esta casilla si necesitas que el ítem esté disponible únicamente para ciertas estructuras de la organización. Luego, selecciona las áreas correspondientes en el campo "Seleccionar Sub-areas". |
| Agrupación LRE | Es de suma importancia para una correcta declaración ante la Dirección del Trabajo. Aquí debes seleccionar el código de agrupación idóneo para el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE); de lo contrario, el archivo final presentará inconsistencias. Puedes consultar el enlace del Manual de Usuarios de la DT disponible en la plataforma. |
| Agrupación Libro Remuneraciones | Permite asignar un código común para agrupar diferentes conceptos similares en columnas organizadas al momento de emitir tu Libro de Remuneraciones interno. |
| Agrupación INE | Define el código correspondiente para las empresas que están obligadas a responder la encuesta mensual de Remuneraciones y Costo de la Mano de Obra del Instituto Nacional de Estadísticas. |
| Afecta al Cálculo Del Piso | Determina mediante esta opción si los montos generados por este concepto afectarán o formarán parte del cálculo del piso salarial legal. |
| Solicitable | Si marcas esta opción, el ítem podrá ser requerido directamente por el colaborador desde su ficha personal, activando un flujo formal de aprobación interna. |
| Término Vigencia | Te permite programar una fecha de caducidad exacta para que el haber o descuento deje de aplicarse de manera automática en la plataforma. |
| Finiquito | Habilita el descuento para que pueda ser cargado y calculado directamente en los procesos de desvinculación laboral o finiquitos. |
| Beneficios | Activa esta casilla si deseas que la asignación de este ítem se gestione e integre a través del módulo de Beneficios corporativos de la plataforma. |
| Sobregiro | Permite que el haber sea considerado y procesado por el sistema en situaciones donde la liquidación de sueldo presente saldos en sobregiro. |
| No tributable | Útil cuando requieres que un haber sea Imponible para Leyes Sociales pero Exento de Impuestos. Esta casilla solo se mostrará si en la sección anterior NO marcaste la opción de "Gratificación". |
| Auto Asignar | Al habilitarlo, el ítem se asignará de forma automática a cada nuevo empleado que sea contratado en la plataforma. Requiere obligatoriamente que el Monto a Asignar sea "Igual para todos". |
| Tributable | Útil si necesitas que un haber sea No Imponible para Leyes Sociales pero Tributable para efectos de impuesto a la renta. Esta opción solo estará visible si el ítem está configurado como "No Imponible". |
| Excluir para la Indemnización de Feriado | Evita que el concepto sea considerado en el cálculo de la indemnización del feriado legal (vacaciones). Esto solo es aplicable si el Tipo de Remuneración del ítem quedó configurado como "Fijo" (por ejemplo, un ítem de Gratificación). |
| Receptor de Pago | Actívalo si el objetivo del ítem es permitir que el flujo de pago final sea derivado y transferido directamente a una tercera entidad o persona. |
| Permitir Negativos | Al encender esta opción, facultas a la plataforma a procesar y reflejar montos negativos dentro de la liquidación. Si se mantiene inactiva, el sistema arrojará un error de validación ante cualquier cifra negativa. |
| Orden de Cálculo | Permite establecer la prioridad matemática del ítem, determinando si debe calcularse cronológicamente antes o después de otros conceptos del sistema. |
| Orden en Liquidación | Define la posición numérica y el orden visual en el que aparecerá impreso este ítem dentro del documento de la liquidación de sueldo. |
| Descripción de Cálculo para Anexo Liquidación | El texto explicativo que redactes en esta casilla figurará en un anexo detallado de la liquidación para los colaboradores que tengan el ítem asignado. Es ideal para transparentar fórmulas complejas y mejorar la comprensión de sus ingresos o descuentos. |
Paso 4: Una vez que hayas completado todos los campos obligatorios y verificado las opciones avanzadas, presiona el botón Guardar ubicado al final de la pantalla. Con esto, el sistema registrará inmediatamente el nuevo concepto en la base de datos de tu empresa.
Alternativa 2: Proceso en plataforma de manera Masiva
Paso 1: Si necesitas cargar múltiples estructuras de haberes o descuentos de una sola vez, dirígete al menú de herramientas masivas de la plataforma.
Ruta: Reportería > Importadores.
Una vez dentro de la sección, selecciona nuevamente la opción Importadores y haz clic sobre la pestaña denominada Administrativo. A continuación, ubica la categoría Ítems y KPIs, donde visualizarás de forma clara los importadores dedicados llamados Estructura Haberes y Estructura Descuentos.
Paso 2: Selecciona el importador específico que necesitas utilizar en este momento. Al hacer clic en él, el sistema te mostrará una interfaz con las instrucciones de carga detalladas. Descarga la plantilla base haciendo clic en Descargar Template y procede a completarla en tu equipo con la información de los ítems que deseas dar de alta.
Nota: Asegúrate de rellenar los campos respetando los formatos exigidos en la plataforma.
Paso 3: Después de haber completado y guardado tu archivo con todos los datos requeridos, regresa a la misma pantalla del importador en la plataforma. Utiliza el botón Subir Archivo para seleccionar el documento desde tu equipo y espera unos momentos a que el sistema procese y complete la validación de la carga masiva.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente (ya sea de forma individual o masiva), el sistema te mostrará un mensaje emergente de confirmación indicando que los cambios fueron guardados con éxito. A partir de ese momento, los nuevos haberes o descuentos quedarán plenamente activos y listos para ser asignados a las fichas de tus colaboradores, viéndose reflejados de forma automatizada en los borradores de sus próximas liquidaciones de sueldo y en las exportaciones regulatorias como el LRE.
Fuentes de Información:
- Código del Trabajo, articulo 41: https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-propertyvalue-145767.html
- Código del Trabajo, articulo 42: https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-propertyvalue-145854.html
- Código del Trabajo, articulo 58: https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-propertyvalue-145728.html