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Fase 4 - Órdenes y workflow

¡Tu sistema de activos está por alcanzar su máximo potencial! 🎉En esta fase final, automatizarás y optimizarás el flujo completo de solicitudes, aprobaciones y movimientos, conectando todos los puntos para una gestión verdaderamente eficiente.

 

Proceso en la plataforma

🖇️(📑 Menú lateral  > 📋Administrativo  > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Órdenes)

En esta vista, visualizarás la lista de órdenes centralizadas que llegan por diferentes medios. En base a la “Fecha para asignar”, la tabla mostrará el Estado en el que se encuentra cada órden.

 Paso 1: Órdenes - Pestaña pendientes

  1. Crear órden
  1. Clic botón  “Crear órden”

  1. Se abrirá un formulario que debes completar, en este podrás crear una órden por uno o más productos.

  1. Asignar activos
  1. Clic en acción “Asignar”: Este botón estará activo sólo en caso de tener activos disponibles para asignar.

  1. Selección del activo y comentario de la asignación
  2. Asignación inválida
  1. Rechazar solicitudes

El administrador tiene la facultad de rechazar la solicitud enviándole un mail de notificación al solicitante con el motivo del rechazo.

  1. Clic en acción “Rechazar”
  2. El administrador puede dejar un comentario justificando el rechazo de la solicitud, posteriormente se le envía un mail notificando al solicitante el motivo.
  1. Ver respaldo

El administrador podrá ver el adjunto que subió al momento de crear la solicitud

  1. Clic en la acción “ Ver respaldo”
  2. Podrá ver el documento de respaldo en caso de que exista
  • Ejemplo: Caso que existe respaldo de la solicitud
  • Ejemplo: Caso en que no existe el respaldo de la solicitud, botón inactivo.

 Paso 2: Órdenes - Pestaña historial

  1. Ver historial de solicitudes

En esta pestaña se encuentran todas las solicitudes pasadas, indicando cómo fueron resueltas.

Paso 3: Workflow

En Buk, puedes centralizar y automatizar las solicitudes de activos (equipos, dispositivos, etc.) mediante dos opciones:

  1. Usar la plantilla predeterminada (para clientes sin Workflow).
  2. Crear un Workflow personalizado (para clientes con Workflow Flexible).

A continuación, te explicamos paso a paso cómo configurar cada opción.

  1. Clientes SIN Workflow: Plantilla predeterminada

Si tu empresa no tiene Workflow, Buk incluye una plantilla preconfigurada llamada "Solicitud de Activo", que automatiza el proceso desde la solicitud hasta la asignación. Para comenzar, dirígete a: 

  📑 Menú lateral  > 📋 Administrativo  > ↘️Solicitudes > Selecciona la  plantilla predeterminada llamada "Solicitud de Activo" en Buk.

Flujo automático:

  1. Inicio: Cualquier empleado puede enviar una solicitud.
  1. Aprobación: Su supervisor directo la revisa y aprueba.
  2. Asignación: La orden llega automáticamente al Admin de Gestión de Activos (en la pestaña Órdenes > Pendientes).

La solicitud predeterminada incluye datos básicos como: Producto solicitado para [empleado] y fecha para asignar.

     2. Clientes CON Workflow: Opciones avanzadas

Si tu empresa ya usa Workflow Flexible, tienes dos alternativas:

📌 Opción A: Usar la Plantilla Predeterminada

Mismo flujo que clientes sin WF (solicitud → aprobación del supervisor → asignación).

Ideal si buscas simplicidad y no necesitas pasos adicionales.

📌 Opción B: Crear un Workflow Personalizado

Diseña un flujo adaptado a tus necesidades (ejemplo: aprobación múltiple por TI + Finanzas).

Pasos para Configurarlo:

  1. Crear una nueva plantilla de Workflow:

Menú lateral > 📋 Administrativo > ↘️ Solicitudes > "Configuración" > "Crear plantilla".

Crea una plantilla del tipo “flexible”

  1. Al momento de crear la plantilla, te aparecerán las etapas. Para este caso, debes comenzar en la etapa final del flujo flexible, añadir una acción y en base a los puntos de integración que elijas, se definen los campos que te dejarán añadir en la etapa de inicio de la solicitud. 

Final del flujo flexible / Añadir acción

  1. Añadir acción / Elegir punto de integración y acción a realizar

✨Recomendación: No olvides agregar alguna etapa de aprobación

Ahora, puedes ver y usar tu plantilla al hacer una solicitud desde el portal

Al hacerla, la verás en el centro de órdenes

Y ver un resumen de la solicitud

Para saber más sobre cómo funcionan los workflows, te invitamos a ir al Artículo aquí

Paso 4: Documentos

La integración entre Gestión de Activos y Gestión Documental en Buk permite automatizar la generación de documentos (contratos, recibos, etc.) al asignar un activo a un colaborador. Esta guía explica cómo configurarlo, tanto para clientes sin Gestión Documental como para quienes ya la usan.

  1. Clientes SIN Gestión Documental

🔹 Plantilla Predeterminada "Recepción conforme"

  • ¿Qué hace?:
    1. Es un documento básico que confirma la entrega de un activo (ej: "El colaborador X recibió un computador en fecha Y").
  • Cómo usarla:
    1. Ve a Gestión de Activos > Plantillas.
    2. Busca la plantilla "Recepción conforme" en el listado.
    3. Dentro de cada Producto, selecciona para que se genere automáticamente al asignar ese activo.

🔹 Flujo Automático

  • Paso 1: Asignar un activo (ej: un teléfono móvil).
  • Paso 2: Buk genera el documento de recepción.
  • Paso 3: El colaborador puede acceder a él en su ficha (Documentos > Carpeta "Activos").

2.  Para Clientes CON Gestión Documental

🔹 Crear Plantillas Personalizadas: Puedes diseñar documentos avanzados vinculados a activos:

Ejemplos: Acuerdo de uso responsable de equipos, Términos de devolución de herramientas, Recepción de EPP (Equipo de Protección Personal).

🔹 Pasos para Configurarlo

  1. Crear la plantilla:
    • Ve a Gestión Documental > Plantillas.
    • Elige el tipo "Gestión de Activos" y diseña el documento (texto, campos variables, firmas).
  2. Vincularla a un Producto:
    • En Gestión de Activos > Productos, selecciona el tab "Documento".
    • Asocia la plantilla creada al producto deseado (ej: "Computador portátil").

🔹 Flujo de Generación

  • Al asignar el activo:
    • Buk genera el documento y lo envía al colaborador para firma/aceptación.
    • Se almacena en su ficha (Documentos > Carpeta "Activos").
  • Ventajas:
    • Centralización: Todos los documentos de activos quedan en un mismo lugar.
    • Rastreabilidad: Puedes auditar quién recibió qué y cuándo.

Paso 5: Notificaciones

En el módulo de Gestión de Activos se mandan notificaciones en dos ocasiones:

  1. Cuando el administrador asigna un activo se le envía un mail al colaborador, pero se tiene en cuenta que se envíe un mail como máximo y que pueda ir a ver sus activos asignados en su ficha.
  2. Cuando el administrador rechaza una solicitud de activo, enviando el comentario que justifica ese rechazo.


📌Configuración lista

¡Y listo!🎉 Con estos pasos ya tienes completamente configurado y operativo el módulo de Gestión de Activos en Buk. Desde la solicitud automatizada hasta la asignación, documentación y notificaciones, todo queda centralizado y optimizado para que tu equipo y colaboradores gestionen los activos de forma eficiente, transparente y libre de errores.

Ahora solo queda disfrutar de un flujo de trabajo integrado, donde cada activo, documento y aprobación está bajo control. ¿Necesitas ajustar algún detalle? ¡Estamos aquí para ayudarte! 🚀

 

Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

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¡Felices te ayudamos!