¿Cómo configurar encuestas libres? – Chile

El objetivo de este artículo es proporcionar una guía detallada sobre cómo crear y configurar encuestas flexibles para recopilar la opinión y percepción de los colaboradores sobre diversas temáticas. Se describe cómo crear una Encuesta Libre desde cero o utilizando plantillas predefinidas, así como la personalización de las preguntas y la configuración de notificaciones.

Alcance / Limitaciones:

Este artículo está dirigido a usuarios administradores y gestores de Encuestas que utilizan la plataforma para realizar y gestionar encuestas libres. El alcance incluye la creación del formulario y la carga de participantes de la encuesta tanto a nivel individual como masivo, proporcionando una comprensión detallada de cómo configurar encuestas libres.

Crear una encuesta

Puedes crear y configurar encuestas flexibles para conocer la opinión y percepción de tus colaboradores respecto a cualquier temática. Lleva el seguimiento y análisis a nivel general y por áreas. En caso de necesitarlo, también puedes aplicar criterio de confidencialidad.

Para crear una Encuesta Libre, debes dirigirte a "Desarrollo Organizacional" en el menú lateral y en "Encuestas" seleccionar "Libre" y hacer clic en "Crear Encuesta Libre"

Puedes iniciar una encuesta de varias maneras: crear una desde cero, replicar una encuesta anterior o utilizar las plantillas de Buk. Estas incluyen 10 encuestas relevantes para empresas. Tendrás la flexibilidad de editar, eliminar o agregar preguntas según tus necesidades.

Encontrarás 10 plantillas de encuestas libres:

Onboarding
Salida voluntaria
Evaluación del área
Encuesta percepción de seguridad laboral
Estrés laboral
Valoración beneficios
Teletrabajo
Percepción inclusión y diversidad
Comunicación
Buzón de sugerencias

Al crear una, lo primero es asignar un nombre a tu encuesta y define las fechas de inicio y finalización como referencia. Recuerda que estas fechas son indicativas, ya que deberás iniciar y finalizar la encuesta manualmente.

También debes establecer las características de la encuesta:

Encuesta Anónima: Al revisar las respuestas, no podrás identificar la identidad de los encuestados que las proporcionaron.
Respuestas Recurrentes: Los colaboradores podrán responder la encuesta cada vez que sea necesario. Esta funcionalidad permite obtener retroalimentación continua en procesos recurrentes, como selección de personal y capacitaciones. Además, posibilita la creación de encuestas destinadas a funcionar como buzones de sugerencias e ideas, proporcionando así una herramienta versátil para la mejora constante.

Formulario de preguntas

Luego, debes configurar el formulario de preguntas que contestarán los participantes de la encuesta. Para agregar elementos debes hacer clic en "Agregar Elemento". Acá hay varias opciones, ya que las preguntas se se pueden incluir de manera manual o importando estas. Además, para personalizar la encuesta, tendrás la opción de incluir títulos, párrafos, enlaces a videos de YouTube e imágenes.

Para agregar preguntas manualmente, selecciona "Nueva pregunta". Deberás definir el título de la pregunta y podrás añadir una descripción opcional. Además, podrás decidir si la respuesta es obligatoria, lo que significa que el colaborador deberá contestarla para enviar la encuesta. Después, tendrás que seleccionar el tipo de pregunta. Para mayor explicación de los tipos de preguntas puedes revisar este artículo.

Al final se puede definir si la pregunta es condicional. Esta característica permite una personalización más profunda de los formularios en base a las respuestas de los participantes. Al activarla, debes seleccionar la pregunta y la respuesta que deben cumplirse para que aparezca la pregunta condicional. En el listado, encontrarás las preguntas de selección única disponibles para utilizar, así como la respuesta que debe darse para que la pregunta condicional se muestre.

Para agregar preguntas de manera masiva lee este artículo.

Configuración de notificaciones

Cuando termines de agregar los elementos de tu encuesta deberás configurar las notificaciones y mensajes de la encuesta

Tipos de notificaciones

Mensaje de notificación inicio de encuesta:

Redacta la notificación que recibirán los colaboradores por correo, junto al enlace directo para contestar la encuesta.

Mensaje de bienvenida:

Es el texto que aparecerá al inicio del formulario.

Mensaje de salida:

Es el mensaje que revisarán los colaboradores al enviar sus respuestas

Mensaje de notificación fin de encuesta:

Podrás redactar una notificación que recibirán los participantes por correo cuando finalices la encuesta para todos.

Agregar participantes

Para continuar la configuración de la encuesta debes hacer clic en "Guardar". Luego deberás agregar participantes a la encuesta, puedes hacerlo manualmente o masivamente. Para la carga masiva puedes leer este artículo.

Para agregar participantes manualmente, este botón abrirá otra ventana, donde se deben seleccionar a los colaboradores que participarán en la encuesta. Una vez escogido haz clic en "Agregar Selección". Luego, haz clic en "Guardar y Salir".